7 beneficii pentru a te convinge sa folosesti managementul de proiect pentru a creste micul tau business

 

Lumea vine cu preconceptii si are senzatia ca project managementul este o chestie destul de sofisticata si din pacate, cateodata chiar asa este.

In aceasta serie de articole, iti voi prezenta mai concret ce inseamna project managementul in firme mici, cateva instrumente care sa simplifice modul in care poti lucra, vom analiza problemele, care din experienta mea, sunt destul de frecvente si ne vom uita la cateva retete, din care sper, ca cel putin una sa-ti fie de folos.

Cand ajungem la partea cu reteta, « despicam firul in patru » si incercam sa facem trecerea de la o idee pe care un antreprenor o are, la proiect, cu accent pe ce se intampla in firmele mici.

Ce este interesant in acest articol si de ce ar trebui sa il citesti :

  1. Vei gasi o lista de beneficii care sper sa te convinga sa aplici concepte de project management si pentru initiative mai mici
  2. Daca deja esti convins, voi simplifica unele concepte care pentru unii pot parea usor robuste.

De-a lungul timpului, am observat ca in momentul in care spui project management, mai ales cand este vorba de firme mici (intre 3-20 oameni), lumea are o rezistenta.

Iar unul din motivele principale, este ca suna « pompos ».

Daca printre voi sunt persoane care au lucrat in companii mai mari isi aduc aminte ca era ceva complicat. Dar ca sa dau o vorba de « duh » as zice asa : firme mari, proiecte mari si in general mod de lucru mai complicat, in schimb in firme mici, proiecte clar sunt mai mici si continuad logica neaparat trebuie sa fie mai simple !

Este posibil sa sune putin sofisticat managementul proiectelor si indraznesc sa reformulez in management al initiativelor sau mai mult cum ne organizam mai bine.

Iar cand spun sa te organizezi mai bine inteleg :

  • cum reusesti sa definesti acel proiect?
  • cum reusesti sa obtii claritate, atat pentru noi, cat si pentru ceilalti?
  • cum faci o planificare minimala?
  • cum ii determini pe ceilalti sa actioneze si sa execute consistent pe baza planul respectiv?

astfel incat sa ajungi intr-un timp rezonabil sa atingi rezultatele dorite.

Simplificarea definitiilor

Acum daca ar fi sa ne uitam la definitia proiectului, se spune ca are 3 mari caracteristici:

  1. Este o initiativa unica, pe principiul facem si noi pentru prima data un lucru nou si nu ceva repetitiv
  2. Este o initiativa temporara: are un inceput si un sfarsit
  3. Are caracter secvential, activitatile se desfasoara una dupa cealalta.

Definitia managementului de proiect este putin mai complicata, dar as sumariza-o prin: totalitatea cunostintelor, abilitatilor, instrumentelor si cam tot ceea ce ai la dispozitie astfel incat sa duci la bun sfarsit proiectul.

Insa din formularile acestea, s-ar putea ca unii dintre voi, mai ales daca nu sunt familiarizati cu domeniul, sa para o chestie prea complicata, insa daca ne uitam si facem o pararela intre definitia pe care o dam proiectului si initiativele din cadrul unei firme mici, s-ar putea sa vedem destul de multe asemanari.

De exemplu: vrei o aplicatie noua de software:

  1. Selectia aplicatiei
  2. Calculul de rentabilitate sau daca este folositoare sau nu si ce beneficii iti aduce 
  3. Instalarea propriu zisa
  4. Cum ajungem sa-l folosim astfel incat sa putem beneficia de ea si sa nu ne puna bete in roate, si sa para o chestie complicata.

Cu cele 4 etape de mai sus poti face un mic proiect.

Sa mai adaugam cateva exemple :

  • Cum schimbi un furnizor de servicii, de contabilitate, de exemplu, ca oricum toata lumea are asa ceva 
  • Sa recrutezi cativa membrii noi in echipa ta
  • Sa lansezi pe piata un produs nou.

Toate aceste initiative pot fi « impachetate » foarte usor sub forma unui proiect pe care il gestionezi ca atare.

Astfel, orice initiativa care nu o faci tot timpul, care are un inceput si un sfarsit si care are un oarecare nivel de complexitate, poti sa o pui sub umbrela unui proiect si atunci managementul proiectelor, daca ar fi sa il definesc pentru firmele mici, as zice asa este: gestionarea acelei initiative astfel incat:

  1. Sa imi fie de folos
  2. Sa pot sa il duc la capat mai usor decat l-as fi dus pe sistemul «hai sa facem treaba pentru ca avem o groaza de lucruri pe cap»
  3. Cu cat reusesc sa-i implic pe ceilalti fara sa le complic nici lor existenta si sa-i fac sa traga la aceeasi « caruta ca mine », cu atat mai bine.

Cam asta ar fi o reformulare a managementului de proiect pentru firmele mici, in opinia mea desigur. ☺

Sa nu uitam de unde am plecat, de la pompos la simplu: proiecte sunt initiativele tale, iar management de proiect este un mod destept, simplu care te ajuta sa te organizezi mai bine atat pe tine, cat si pe ceilalti.

De ce un articol pe aceasta tema?

In primul rand de-a lungul timpului, in momentul in care am interactionat cu firme mici, am vazut 2 tabere foarte bine delimitate:  o tabara care mai facuse proiecte, stiau despre ce era vorba si pe deasupra erau si fani. Ei bine dupa cum poti sa-ti imaginezi nu pentru ei scriu acest articol. ☺

Tabara numarul doi, o vom numi «rezistenta». Rezistenta la schimbare, combinat cu o intelegere gresita. Ei bine pentru ei m-am gandit sa ofer cateva beneficii pentru folosirea managementului de proiect in firmele mici:

  1. Impactul unui proiect de success intr-o firma mica este mult mai mare decat intr-o firma mare. De ce? Pentru ca poti sa faci diferenta cu fiecare mic succes pe care-l ai. Daca ar fi sa ma entuziasmez putin mai mult, as spune ca poate face diferenta intre profit si pierdere. 
  2. Nimeni nu s-a imbogatit peste noapte si nimeni nu a reusit din prima (asa se spune). Marea calitate a proiectelor si mai ales a organizarii pe proiecte este ca-ti ofera ocazia sa planifici si sa implementezi ce-ti planifici, mult mai repede. Daca introarcem foaia si ideea nu este buna, asta inseamna ca esuezi rapid. Ghici ce? Este un lucru fantastic. Mai bine asa, decat sa stai si sa lucrezi o viata la o idee proasta. Sau partea practica, iti propui obiective la inceput de an, si prin octombrie iti dai seama ca nu ai facut mai nimic. Daca filmul suna cunoscut, poate merita sa iei in calcul si povestea mea cu proiectele.
  3. Iti simplifici viata, folosind cu cap instrumente speciale in loc sa tii minte tot ce ai de facut. Sau tot ce crezi ca ai de facut. Sau, 20% din ce ai de facut …
  4. Ii ajuti pe ceilalti, atunci cand definesti cine ce face.
  5. Livrezi rezultate. Atat pentru tine cat si pentru ceialalti. Daca ai avut macar o data problema motivarii echipei, ei bine afla ca unul din factorii principali de motivatie este progresul. Daca lumea simte ca face parte dintr-o echipa care livreaza valoare si rezultate, ai o sansa mare sa ai o echipa motivata.
  6. Cand te organizezi, poti sa faci mai multe lucruri in acelasi timp fiind mai relaxat.
  7. Sau, petrecand mai mult timp cum iti place tie, poate chiar si cu familia.

Am incercat sa-ti ofer o lista de beneficii, mai putin intalnita si mai putin robusta, pe care sper sa le simti la nivel personal. Putem face o lista « ceva mai rece » cu beneficii pentru companie, insa acestea se gasesc peste tot. ☺

Filozofia de lucru

Filozofia mea in general legata de project management, dar in particular pentru proiectele firmelor mici este:

  • Din toata literatura si din toate cunostintele de project management este important sa intelegi ce fac instrumentele si procesele respective, desigur pentru proiectele mici mai putin decat pentru proiectele mari, pentru ca umbrela este una mai mica.
  • Este important de ce folosesti acele instrumente, ce vrei sa obtii si cum adaptezi aceste instrumente pentru ce-ti trebuie tie.
  • Poate, cel mai important pe langa beneficiile evidente, ar trebui sa simti ca toate acestea iti fac viata mai usoara. Daca se intampla acest lucru, atunci merita sa le folosesti, daca nu iti fac viata mai usoara, atunci de ce Dumnezeului sa-ti bati capul?

Continuarea in urmatoarele articole. Asigura-te ca esti inscris la newsleter pentru a le primi.

 

Lasa un comentariu: