Cum sa lucrezi mai bine remote

3 ponturi pentru cei care fac project management la distanta

In ziua de astazi, un numar foarte mare de proiecte sau de initiative se desfasoara in sistemul remote (la distanta). Scuzati romgleza, insa e mai bine asa, decat sa pierd esenta.

Exista o sumedenie de site-uri specializate, care faciliteaza legatura de business si conexiunea administrativa intre furnizor si client, astfel ca tot mai multe firme aleg acest mod de lucru. In plus, chiar si corporatiile prefera o astfel de abordare. Asadar, inevitabil, apare intrebarea legitima:

Daca tot trebuie sa lucram in sistem remote, cum putem spori eficienta?

Inainte de a intra in subiect, sa reflectam pe seama unor argumente pro si contra rezolvarii proiectelor de la distanta.

Argumente PRO

• Costuri mai mici.
• Apare o  diversitate ampla de abilitati si de talente disponibile, in situatia in care elimini constrangerea geografica.
• Ca durata, inductia e mai mica.
• Resursele sunt gestionate mai bine daca lucrezi pe o perioada determinata de timp, mai ales cand ai de rezolvat un proiect de cateva luni si cand nu este vorba de un job permanent.
• Pentru o echipa matura, varianta cresterii productivitatii este mai probabila. Atentie, nu toata lumea este productiva in intervalul orar 09 – 18! La acest capitol e posibil sa fiu subiectiv, insa asta este adevarul!
• Deoarece focusul este axat mai mult pe rezultate decat pe disponibilitate si pe timpul dedicat unei activitati, ne concentram pe ceea ce conteaza, nu pe modul in care iti organizezi timpul la serviciu sau pe felul in care ne verifica altii, in timpul orelor de program.
• Nu in ultimul rand, sistemul poate oferi o libertate mai mare pentru cei care lucreaza la distanta, astfel incat sa-si organizeze cum considera ei mai bine mixul format din orele petrecute la serviciu si cele dedicate familiei, prietenilor, etc. Pentru workaholici, acest aspect poate fi daunator!

Argumente CONTRA

• Comunicarea devine mai dificila, deoarece dispare factorul non verbal si cresc riscurile de a fi interpretat gresit. Mai mult, chiar si in cazul unei video – conferinte este destul de greu sa citesti pe chipul oamenilor diverse reactii.
• Diferentele culturale cat si cele de limba devin mai dificil de gestionat.
• Detii un control mai mic asupra resurselor si a disponibilitatii acestora, mai ales cand nu beneficiezi de o echipa dedicata 100% proiectului.
• In majoritatea cazurilor, sesiunile creative, brainstorming-ul si workshop-urile facilitate sunt anevoioase.
• Cand lucrezi in sistem remote devii 100 % dependent de software. Daca functioneaza la capacitatea dorita, cu atat mai bine, insa daca pica sau daca nu ai acces la internet, esti blocat.
• Relatiile la nivel personal si interactiunea intre membrii echipei au de suferit.
• Daca nu esti invatat sa lucrezi in sistem remote e posibil ca acest impediment sa te dea peste cap si productivitatea ta sa fie egala cu zero.
• Nu in ultimul rand, munca in remote nu este indicata tuturor oamenilor si nici oricarui tip de job.

In project mangement cel mai bine iti faci treaba lucrand face to face.

Eficientizarea creste in cazul unei abordari mixte deoarece, cunoscandu-i in carne si oase pe toti componentii echipei, poti stabili atat relatii profesionale cat si personale.

In ziua de azi, daca nu ai la dispozitie un software potrivit proiectului tau, lucrurile sunt destul de dificile si in cazul in care ai lucra face to face, asa ca nici nu mai vorbim despre remote.

Este adevarat ca, in majoritatea cazurilor, nu ai posibilitatea de a alege, astfel ca trebuie sa lucrezi remote, fie ca sistemul este impus, fie ca nu exista alte optiuni sau oportunitati.

Asadar, hai sa descoperim impreuna cum sa te descurci, in situatia prezentata mai sus!

1. Comunicarea te ridica si tot ea te coboara!

In modul de lucru remote mesajul este mult mai anevoios de transmis decat intr-o situatie face to face. E vorba de mai multa munca si de mai multe slide-uri pregatite, care trebuie sa compenseze lipsa ta din sala de sedinte.

Metoda indicata pentru a compensa acest dezavantaj este sa depui mai mult efort in ceea ce faci si sa comunici pe mai multe canale.

Exemplu:

1. In faza de proiect, ai pregatit o prezentare si vrei sa te aliniezi cu toata lumea, astfel incat sa fim cu totii pe aceiasi lungime de unda, inainte de a incepe treaba.
2. Chiar daca prezentarea este finalizata, alege 2 -3 interlocutori si solicita un feedback.
3. Pentru persoanele cheie, pune mana pe telefon si explica-le in 5 minute ce urmeaza sa fie prezentat la sedinta (suficient cat sa le starnesti interesul). Obligatoriu, intreaba ce ar mai trebui adaugat.
4. Arunca buzduganul in fata! Inaintea sedintei, trimite un pre-read cu tot ce urmeaza sa fie prezentat.
5. Pentru unii participanti mai dificili, repeta subiectele care urmeaza a fi discutate si solicita-le ajutorul, o validare sau o parere pentru slide-ul 5. In acest fel, vor intelege ca este nevoie de prezenta lor, cu siguranta vor parcurge slide-ul 5 si daca exista ceva care li se pare neclar, vor cere lamuriri.

Exista mai multe artificii la care poti apela, dar ideea de baza este sa comunici in avans, sa validezi intelegerea si sa nu faci presupuneri!

2. Software adaptat nevoilor proiectului tau

• Skype (free sau 6$ pentru varianta business), pentru mesaje rapide si chat. Alternativ, poti apela la orice alte solutii, in cazul in care exista ceva deja implementat.
• Google Drive (free), pentru file storage. Desigur, exista si varianta de SharePoint sau alte solutii, in functie de ce este disponibil in companie.
• Pivotal tracker (are si varianta free), Trello, Podio (nu mai exista varianta free). Pentru proiecte mai mici poti folosi MindManager sau orice alta aplicatie de Mind Mapping. Altfel, un site foate fin de review-uri este capterra.com. Intri, cauti, compari si iti faci o idee legata de ceea ce iti trebuie, de costuri si de varianta optima.
• Am lasat pe ultimul loc clasicul Office, MS Project sau orice alt echivalent. In paranteza fie spus, mare mi-a fost surpriza sa aflu ca nu exista MS Project pentru Mac!

Posibile provocari:

• In functie de firma in care lucrezi, exista posibilitatea ca politica interna sa nu permita utilizarea celor enumerate mai sus, asa ca poti folosi solutii echivalente.

Posibile oportunitati:

• Tot in functie de firma in care iti desfasori activitatea, este posibil sa existe deja o solutie disponibila pentru gestionarea proiectelor.

3. NU uita, oamenii implicati in proiect alcatuiesc echipa ta!

Indiferent ca discutam despre tine, persoana care lucreaza in sistem remote, fie ca vorbim despre echipa ta sau despre angajatii care muncesc de acasa, indiferent daca avem de a face cu freelanceri sau cu posibili contractori, chiar daca acestia sunt indieni sau romani, trebuie sa intelegi ca fiecare persoana are obiective personale, se gandeste la cariera sa la fel ca toti ceilalti si se straduieste sa faca tot posibilul ca proiectul sa fie finalizat.

Managementul tuturor celor implicati (stakeholderii) in proiect este foarte important, insa apar momente in care uitam ce este esential si anume, echipa.

Daca se intampla ca echipa sa lucreze in sistem remote, are o sansa mare sa ramana pe un loc codas in lista de prioritati. NU face aceasta greseala, petrece timp cu partenerii tai, intelege ce ii motiveaza si foloseste-te de fiecare informatie, pe toata durata proiectului. Acest mic detaliu poate face diferenta!

Concluzii:

• Indiferent de ce este stabilit, de cine cu cine vorbeste si de ce face fiecare, in momentul in care avem de-a face cu situatii de genul “oh shit!”, pui mana pe telefon si suni, sau folosesti orice alt mediu de comunicare. Problema trebuie sa fie identificata si astfel sa poata fi stabilita persoana cea mai in masura sa o rezolve.

• Este indicat sa interactionezi face to face, evident, daca acest lucru e posibil. Totusi, trendul este sa ne indreptam spre modul remote, asa ca trebuie sa te adaptezi, astfel incat sa lucrezi la fel de eficient ca inainte.

• Identifica toate provocarile, calculeaza cat de mult afecteaza ele bunul mers al proiectului si cauta sa gasesti solutii. Daca nu merge, fa o pauza, discuta si vezi ce schimbi. Nu sta pe loc, ca doare!

Acum, mingea e in terenul tau!

Daca ai activat in trecut sau daca lucrezi chiar acum in proiecte in care esti aproape atat de echipa cat si de client, dar si in proiecte remote, lasa-mi un comentariu si spune-mi unde ai intampinat cele mai mari probleme si care a fost cea mai mare provocare in incercarea de a indeplini proiecte de la distanta.

Desigur, important e sa-mi spui cum te-ai descurcat in asemenea cazuri!