Debate: Folosesti Project Management Software sau template-urile?

 

In acest articol, iti propun sa aflam ce functioneaza mai bine: Project Management software sau template-urile.

De dragul discutiei, sa incercam sa gasim varianta alba sau neagra, desi, la prima vedere, cel mai util pentru toata lumea ar fi compromisul, adica o solutie de mijloc, in care folosesti ambele variante, in functie de ce ai nevoie.

Mergand pe o varianta lipsita de compromisuri, putem trage concluzii mai clare. Asadar, astept sa-mi spui, in sectiunea de comentarii, care dintre cele doua optiuni te atrage mai mult, evident, argumentand pe masura.

Ca sa spargem gheata, iata cateva argumente, din punctul meu de vedere.

Software Project Management. Argumente pro

Toate informatiile sunt stocate in acelasi loc

In primul rand, nu mai dai din colt in colt si informatiile nu mai raman in laptopul unei persoane. Toate se gasesc in acelasi loc.

Le poti accesa usor si poti reveni asupra lor, de cate ori este nevoie. Oricand, stii foarte bine unde le gasesti.

Comunicare imbunatatita

De cele mai multe ori, primul plus consistent pe care il aduce un software este comunicarea. Echipa, inclusiv clientii, toata lumea implicata poate comunica nu numai la nivel de proiect, dar si la nivel de task.

In cazul in care nu suna foarte convingator, gandeste-te cand cineva iti spune ceva la o cafea, apoi uiti, mai primesti un e-mail si poate mai apare si o sedinta. Este enervant pentru toata lumea, atat pentru cel care face follow-up cat si pentru cel care este “hartuit”. Asa, ai certitudinea ca rugaintea/cerinta s-a tranformat intr-un task, este in aplicatie, il vezi atat tu cat si ceilalti si elimini alte canale de comunicare, precum si “galagia” aferenta.

Rapoate. Dashbords. Statistici.

Nu stiu foarte clar sub ce umbrela sa adun toate aceste informatii, insa tot ce poate face un software automat, odata ce are datele introduse in sistem, intra aici.

Poti scoate un status update foarte repede. Te poti uita pe diverse rapoarte din cateva click-uri. In general, singura problema este legata de actualizarea informatiilor. Mai pe romaneste, daca tot folosim un software, hai sa actualizam informatiile.

As putea sa fortez nota si sa afirm ca, in majoritatea cazurilor, multe template-uri sunt deja incluse in aplicatie, insa am s-o las ca pe un fel de pastila aruncata, fara sa dezvolt idea.

Software Project Management. Provocari

Initial, simtisem nevoia sa le numesc “argumente contra”, dar pana la urma e vorba despre ce se plange lumea, atunci cand vorbim despre Software de PM.

Adoptie greoaie

Ca la orice schimbare, exista o curba de invatare si o acomodare dificila, insa, daca esti constinent de acest aspect si il iei in calcul inca de la inceput, el poate fi gestionat cu usurinta.

Inevitabil, nu scapi de radar

Pentru unii poate fi solutia perfecta. Toata lumea vede ce faci (cel putin in aplicatie) si nu mai pierzi timpul cu transmiterea informatiei catre toti ceilalti. Pentru altii poate fi un aspect deranjant. Am observat acest lucru de prea multe ori, in practica, nu in teorie. In plus, multe aplicatii au si pontaj, astfel ca avantajul unora poate insemna dezavantajul altora.

Nu toata lumea foloseste sistemul

Cand te inveti cu binele, inevitabil iti doresti ca tot ce functioneaza in cazul unui proiect sa mearga si la celalalt. Astfel, pentru firmele mici, sa implementezi un astfel de sistem poate fi o treaba simpla. Pentru firmele mari, poate fi o provocare. Un departament merge struna, a implementat, poate a impus un mod de lucru si partenerilor externi, insa anumite departamente suport uzeaza inca de varianta cu email-urile si template-urile si … cu tot ce se folosea inainte.

Desi nu ai nici o problema legata de cunostinte, doar stii cum se face treaba, poate fi o provocare sa te intorci in timp si sa lucrezi in stilul vechi. Mai mult sau mai putin eficient…

Si aici exista solutii, insa, in prima faza, este riscant.

Daca esti in cautarea unei aplicatii de complexitate redusa, poti citi acest articol:  5 aplicatii gratuite de project si de task management, care iti fac viata mai usoara.

Acestea au fost argumentele legate de software. Sa trecem la template-uri.

Template-uri. Argumente pro

Nu reinventezi roata

Cand esti in criza de timp si atat tu cat si echipa simtiti presiunea, de foarte multe ori e bine sa folosesti ceea ce e garantat ca functioneaza, asa ca e indicat sa recurgi la solutiile verificate.

Lumea este obisnuita cu formatul, merge repede si nu in ultimul rand, elimini potentialele riscuri.

Te ajuta cand esti blocat

Exista momente in care esti blocat si pur si simplu, nu mai stii ce ar trebui sa faci.

Imi place sa spun ca acestea sunt perioadele in care trebuie sa ai incredere in proces. Adica, daca trebuie sa planificam, hai sa luam lista de instrumente si de template-uri, care, de obicei trebuie completate in aceasta faza si sa-i dam bataie.

In final, constati ca a mers repede, ca ai mai multe informatii, ti-ai format o idee de ansamblu, dispui de mai multe detalii si de mult mai multa claritate!

Si cum rolul tau este sa oferi claritate si celor din jur, ai o sansa in plus sa deblochezi situatia.

Pe mine, template-urile ma ajuta!

Castigi timp

De fiecare data cand nu inovez, castig timp! E simplu. Precompletez informatiile intr-un folder, ma intalnesc cu echipa si le validez sau le schimb. Oricum, merge mai repede.

Cand trebuie sa fac ceva nou, dureaza mai mult. Unii spun ca dublu. Aici e de discutat dar, oricum, dureaza mai mult!

Daca si tu ai nevoie de template-uri, iata o lista de instrumente recomandate cu 7 template-uri de project management.

Template-uri. Argumente contra

Daca nu sunt folosite cum trebuie, poti pierde vremea

Atunci cand completezi template-uri pentru ca asa spune metodologia desi nu-ti trebuie neaparat sau mai bine zis, modul de lucru nu este adaptat proiectului tau, este o pierdere de timp.

Devii frustrat si raspandesti starea celor din jur. In plus, risti sa nu mai fi un model de urmat, ci sa ajungi un papagal, care lucreaza doar pentru ca trebuie si pentru ca asa i s-a spus.

Nu este un argument contra template-urilor, ci mai degraba impotriva unor reguli interne prost aplicate, insa efectul este acelasi.

Sturcturezi informatia dar comunicarea presupune efort suplimentar

Template-urile sunt bune, te ajuta si eu nu cred ca exista vreun proiect in care sa nu le folosesc. Dar chiar si dupa ce le-am completat, s-o iau la rand cu fiecare stakeholder sau cu fiecare grup de stakeholderi si sa le aniniez, reprezinta un efort considerabil.

Pierzi timp, energie si informatii. Asta se intampla mai ales atunci cand mai multe persoane completeaza pe acelasi document.

Exista aceleasi riscuri si in cazul unei aplicatii, insa lucrurile se intampla de obicei mai repede, MULT mai repede!

Acum e randul tau, spune-mi daca mergem pe varianta software sau template-uri si mai ales de ce? Cu siguranta ai un raspuns, asadar nu ezita si scrie-mi un comentariu. Discutia este mult prea interesanta ca sa nu te implici!

Lasa un comentariu: