Despre productivitate, doar de bine!

 

Astazi vreau sa vorbim despre productivitate si sa-ti impartasesc cateva tehnici simple, dar eficiente, prin care poti obtine rezultate foarte bune in activitatea ta de zi cu zi. Aplicate in domeniul profesional, ele te pot ajuta sa-ti faci treaba de la birou mult mai bine, iar la nivel personal, sa fii mai eficient si sa castigi mai mult timp liber pe care sa-l petreci cu cine vrei tu, facand ce-ti place.

Inainte de a incepe insa, trebuie sa iti atrag atentia asupra modului in care tipul tau de gandire si propriile credinte iti pot influenta activitatea si performanta.

Definitie. Credinta – faptul de a crede in adevarul unui lucru; convingere, siguranta, certitudine.

De-a lungul timpului am avut ocazia sa lucrez cu foarte multe persoane. Unele extreme de motivate, altele mai putin. Am stat in fata lor, le-am vorbit, am fost in rolul celui care trebuia sa-i invete ceva. Si imi place sa fac acest lucru! Reformulez, iubesc sa fac acest lucru! Si mai ales iubesc sa vad cum oamenii se transforma, incep sa creada si sa aplice ce au invatat. Cum se schimba si devin din ce in ce mai buni.

Cu toate acestea, multi oameni sunt sceptici. E mult mai usor sa crezi ca stii tu mai bine cum sta treaba decat sa accepti ca lucrurile se pot face si altfel, cu rezultate mai bune. Si e mult mai greu sa incerci ceva diferit si sa iesi din zona ta de confort!

Ei bine, acest articol intra in aceasta categorie: vreau sa te invat cum sa imbunatatesti modul in care faci lucrurile. Iar pentru asta am nevoie sa fii deschis si sa accepti aceasta idee. Daca nu o poti face si deja te gandesti ca cele 5 tehnici pe care vreau sa ti le prezint nu se pot aplica in cazul activitatii tale, ar fi mai bine sa ne oprim aici. Prefer sa folosesti cele cateva minute pe care le-ai petrece citind acest text, facand ceva mai util pentru tine.

Daca totusi crezi ca exista cea mai mica sansa ca aceste 5 lucruri simple si la indemana oricui sa te ajute, sa trecem mai departe!

5 tehnici de productivitate care iti vor face viata mai usoara. Daca si numai daca vrei!

1. Lucreaza in sesiuni de cate 25 de minute, fara intreruperi

Tehnica se numeste “pomodoro technique” , a fost inventata in anii ’80 si recomanda sesiuni de lucru a cate 25 de minute, cu scurte pauze intre ele.

Ma cunosti doar deja, mai intai experimentez eu si abia apoi scriu. Si pentru ca nu mai suntem in anii ’80, nu folosesc un ceas de bucatarie, ci telefonul mobil, respectiv aplicatia “Productivity Challenge Timer”. Ma atentioneaza cand trebuie sa iau o pauza, cand sa ma apuc din nou de treaba, si are chiar si un sistem de recompensare. In plus, mai are o functionalitate mica dar faina, unde iti definesti proiectele si sesiunile pe care vrei sa le aloci fiecaruia dintre ele. Iti recomand cu caldura acest exercitiu, este cel putin interesant sa vezi cate ore lucrezi concret pe fiecare proiect. Si cat difera de pontaj 😛

2. Grupeaza activitatile sau proiectele pe care lucrezi

Daca in cadrul primei tehnici vorbeam despre sesiuni de lucru, acum trecem la activitatile asociate diverselor proiecte.

Sa presupunem ca ai de lucru pe 3 proiecte in paralel. Cel mai eficient este sa grupezi toate activitatile aferente unuia dintre ele, sa le acorzi un anumit timp (exemplu: dimineata lucrezi tot ce tine de primul proiect), iar abia apoi sa treci la urmatorul.

Esti mult mai eficient daca iti concentrezi mai multe activitati relationate cu un singur proiect mare, decat daca din 10 in 10 minute treci de la o sarcina la alta, toate marunte si fara legatura intre ele. Efectul (obositor) care rezulta este similar frustrarii pe care o resimti cand lucrezi ceva, esti foarte concentrat, iar un “prieten” vine si te intrerupe din 10 in 10 minute.

Urmatoarele 3 tehnici sunt secventiale sau in progresie. Reprezinta niveluri de maturitate si, cu cat reusesti sa fii mai riguros si sa treci de la 3 la 3+4+5, cu atat lucrurile vor merge mai bine.

3. Planifica-ti activitatile

Probabil cel mai important instrument pe care il poti folosi este planificarea. Cand fiecare stie ce are de facut, cand tu stii clar ce ai de facut, totul se desfasoara mult mai repede si mai bine. Iar presiunea pe care o resimti scade atunci cand efortul de planificare si cel de executie (lucratul efectiv) sunt separate si tratate individual.

“Secretul succesului” unuia dintre cele mai impresionante proiecte pe care le-am vazut, ridicarea unei cladiri de 50+ etaje in 19 zile,  a fost…  planificarea riguroasa! Ce-i drept, cel mai probabil planificarea a durat mai mult decat executia propriu-zisa, dar trebuie tinut cont si de faptul ca in planificare sunt implicati o mana de oameni, iar in executie… o intreaga armata!

4. Blocheaza timp in calendar pentru sesiunile de lucru

Degeaba ti-ai planificat atent activitatea daca nu ai timp efectiv sa o faci. Mai ales daca esti o persoana saritoare si ii ajuti mereu pe altii…

Asa ca, pentru a nu avea surprize, blocheaza-ti timpul. Asa cum in mod normal nu poti raspunde la telefon in timpul sedintelor, la fel trebuie sa procedezi si in cazul sesiunilor de lucru.

Doar incearca si spune-mi daca n-a functionat!

5. Stabileste-ti activitati care nu sunt negociabile

Ultima tehnica intra la sectiunea de lucruri care nu se negociaza, ci se stabilesc si se fac pur si simplu. Sau, mai direct, pentru ele “nu se sta la discutii”.

Tehnica functioneaza perfect atat in cazul lucrului in echipa, cat si la nivel individual si consta, in esenta, in setarea anumitor activitati pe care le vei face. Punct. Indiferent de circumstante, fara scuze, fara amanari. Activitati pentru care nu exista: “sunt prea ocupat”, “nu am chef”, “nu vreau”, “parca nu e momentul astazi”.

Este valabil si in cazul task-urilor personale, este la fel de valabil si in echipa: daca am stabilit ca am de facut un lucru si mi-am blocat timp pentru el, atunci exact asta voi face.

Este o atitudine care tine de disciplina, etica si de felul tau de a fi. Partea buna este ca poate fi invatata si educata. Si poate ca acesta este secretul care face diferenta intre lucrurile facute la timp si lucrurile pentru care trebuie sa faci follow-up de nenumarate ori.

In concluzie:

  • daca vrei sa faci mai multe lucruri, trebuie sa fii mai eficient si sa castigi timp aditional
  • daca vrei sa ai mai mult timp pentru tine si familia ta, trebuie de asemenea sa castigi acest timp
  • daca vrei sa fii mai relaxat si sa ai mai putine batai de cap, trebuie sa fii organizat si disciplinat

Cele 5 tehnici prezentate te pot ajuta sa le realizezi pe toate. Dar numai daca vrei!

Lasa un comentariu: