Ghid de selectare a aplicatiei perfecte pentru proiectul tau

 

Nu-i usor sa iei decizii, mai ales cand e cazul sa compari lucruri care seamana destul de mult. Din acest motiv, te intreb cat dureaza pana te decizi, in momentul in care ai de ales intre 3 variante similare? In plus, cat de sigur esti ca ai luat decizia corecta?

Daca simti ca poti controla lucrurile si de cele mai multe ori iei decizia corecta, cel mai probabil inseamna ca folosesti o procedura bine stabilita, pe care o urmaresti si o adaptezi in functie de situatie sau ai o experienta semnificativa. Daca nu, foarte probabil, genul acesta de situatie iti da mari batai de cap si te scoate din zona de confort. Secretul e ca, pe parcursul unui asemenea proces, sa clarifici lucrurile, sa iei presiunea de pe umerii tai si sa transparentizezi totul, pentru toti cei implicati.

De ce am ales sa scriu acest articol?

Motivul principal este ca textul vine ca o continuare a articolului anterior, referitor la “Cele 5 aplicatii gratuite de task si de Project Management”. Acolo, dintr-o selectie de peste 20 de aplicatii, am selectat 5, pe care le-am analizat in termeni de puncte forte si mai putin forte, am vazut ce argument exista pentru folosirea fiecareia si am prezentat un clip video, pentru a-ti crea o idee mai  clara referitoare la felul in care arata aplicatia respectiva, ce inseamna ea si daca ti-ar fi de folos.


In acest articol, vei gasi:

  • selectare-a-aplicatiei-perfecte-pentru-proiectul-tauRecomandarea unui site care iti pune la dispozitie un instrument de comparare al acestor aplicatii.
  • Un set de intrebari menit sa-ti ofere mai multa claritate, referitor la ceea ce iti doresti de la o aplicatie de project si de task management.
  • Un proces care sa  te sprijine in a lua mai usor decizia si a selecta una dintre aplicatiile de project si de task management, recomandate.
  • In plus, iti ofer un instrument simplu, plug-and-play pe care il downlodezi, apoi introduci criteriile, respecti pas cu pas procesul, iar la final vei avea o lista cu top 5 aplicatii, conform criteriilor tale.
  • Nu in ultimul rand, daca pana acum nu foloseai o astfel de aplicatie, poate voi reusi sa te conving sa faci pasul acesta si – indirect – vom imbunatati performanta ta in proiecte si vom simplifica munca manuala care te chinuia pana acum.

La ce te ajuta un asemenea tip de abordare?

Daca esti prins intr-un moment critic, in care 2 sau 3 alternative ti se par foarte apropiate iar diferentierea ti se pare anevoioasa, iti sta in putinta sa-ti obiectivizezi decizia si de ce nu, sa scurtezi timpul, pana vei hotari ce aplicatie vei folosi.

Selectia “pe repede inainte”

In cele ce urmeaza. Iti voi releva un intreg proces, iti voi oferi si cateva exemple de criterii de selectie pe care noi le-am folosit, insa daca vrei sa “trisezi “ si sa alegi varianta fast-forward, voi adauga un link in care iti voi recomanda sa folosesi un anumit site. Acolo vei gasi un instrument de comparare intre aceste aplicatii de project managament. Partea placuta este ca aplicatiile pe care le-am selectat in articolul anterior pot fi gasite si pe respectivul site. Daca alegi varianta “repede-inainte” adauga 3 aplicatii si observa, conform criteriilor lor, cum scoreaza. Cred ca aceasta este varianta care scurtcircuiteaza cel mai rapid procesul.

asana-vs-meistertask-vs-trello

Link: https://www.trustradius.com/compare-products/asana-vs-trello-vs-wrike#trustradius-summary

Exista, insa, o mentiune: Rating-urile oferite depind foarte mult de review-urile si de feedback-ul oferit de utilizatorii acestui site. Astfel, in selectia de randul trecut, software-urile precum “Asana” , “Trelo”, “Basecamp” au mai multe rating-uri si mai multe informatii, iar software-uri precum “Meister Tast”, care se gasesc la inceput, au un numar limitat de rating-uri.

Inainte de a intra in subiect si de a discuta despre etapele  procesului de selectie, ar trebui sa faci o pauza, sa-ti adresezi cateva intrebari care te vor pune un pic pe ganduri si sa afli ce se afla in spatele deciziei tale de a folosi o aplicatie de Project Management. Si spun acest lucru pentru ca o asemenea atitudine  iti va oferi mai multa lumina, claritate si de ce nu, iti va usura activitatea in momentul in care vei incepe sa listezi criteriile de selectie.

Asadar, pentru o intelegere mai buna, foloseste chestionarul de mai jos:

(Lista de intrebari de clarificare)

selectare-a-aplicatiei-perfecte-pentru-proiectul-tau

1. Aplicatia pe care doresti sa o folosesti ar trebui sa fie scalabila sau nu?

Este un factor important, atunci cand esti intr-un business aflat in crestere si cand iti doresti ca aplicatia sa fie folosita de 2-3 persoane. De asemenea, este un element care merita luat in calcul daca in viitor vei considera ca aplicatia ar trebui sa fie folosita de 10 persoane.

2. Cat de prietenoasa este aplicatia?

“Prietenoasa” poate fi un termen subiectiv, insa adoptia pe care aceasta aplicatie o va avea in randul utilizatorilor – si implicit in ceea ce te priveste pe tine – este un factor cheie care va face diferenta intre a fi folosita consistent si repede, versus un instrument care unora le va crea impresia ca le ingreuneaza activitatea.

3. Care este nivelul de customizare pe care ti-l ofera aplicatia?

Este o aplicatie care o iei de pe raft si o folosesti in formula respectiva sau este una care iti ofera o oarecare libertate pentru a customiza campuri, anumite criterii si pe care o poti adapta nevoilor tale. In analiza pe care am facut-o in cadrul articolului anterior, conchideam ca as imparti acest gen de aplicatii in 3 mari blocuri:

    1. Aplicatie cloud pe care o folosesti in formula originala. Marea majoritate a aplicatiilor pe care le-am cuprins in review-ul respectiv intra in aceasta categorie.
    2. Aplicatii de mijloc. Ofera un bloc de functionalitati, dar si o oarecare libertate de a le  customiza.
    3. Aplicatii din zona enterprise. Necesita un proiect de implementare in sine. Nicio aplicatie prezentata anterior nu intra in aceasta categorie.

Oricum , in functie de bussiness-ul de care te ocupi si in functie de mediul in care implementezi proiecte, este un element care trebuie luat in calcul.

4. De ce functionalitati ai nevoie?

Ti-as recomanda ca, din acest punct de vedere, sa decizi intre  functionalitati must si functionalitati nice to have.

5. Intrumentul va fi folosit exclusiv intern sau va fi manevrat inclusiv de catre clienti?

selectare-a-aplicatiei-perfecte-pentru-proiectul-tau-2

Un punct important pe care as vrea sa ti-l semnalez este legat de faptul ca multe aplicatii, mai ales in versiunea lor free, comporta cateva secrete. Atunci cand oferi acces clientului nu dispui neaparat si de setarile de privacy si de security, foarte bine setate pe versiunea gratis. Cu alte cuvinte, este posibil sa permiti accesul unui client la proiectul tau, iar el sa aiba vizibilitate si asupra altor proiecte, setate in aplicatie. Doar un warning: Fii atent in momentul in care faci selectia!

Cumva, o extensie a acestei intrebari, legata tot de privacy settings, tine de resurse care lucreaza pe diverse proiecte: “Pot vizualiza informatii referitoare la proiecte la care nu sunt alocate?” Nu vei vedea acest tip de problema pe variante platite, insa pe mai multe aplicatii in variantele free, setarea este lasata “la liber”.

6. Cum faciliteaza o aplicatie comunicarea intre membrii echipei?

Majoritatea aplicatiilor acopera corect functionalitatea de comunicare. Beneficiul este ca iti permite pe un task sau in cadrul unei activitati sa concentrezi marea parte a informatiei si a comunicarii intr-o singura aplicatie, respectiv feedback-ul pe care il oferi, intrebarile pe care le adresezi, documentele pe care le atasezi, relationate cu activitatea respectiva, toate sunt intr-un singur loc. Acesta este un avantaj fantastic si probabil unul din ingredientele cele mai importante in momentul in care folosesti o astfel de aplicatie. Insa, nu toate exercita si integrarea cu e-mail-ul, asa ca, daca vrei ca aceasta sa se execute automat, exista posibilitatea aparitiei unui context demn de urmarit. Exista si un workaround, in sensul in care poti atasa manual e-mailul, insa, hai sa zicem ca nu ti-ai dori o asemenea alternativa. Eu unul nu sunt fanul ei!

7. Cat suport soliciti din partea dezvoltatorilor?

Cand spun “suport” ma refer la diversele probleme care pot aparea, dar si la training.

Marele beneficiu in aceste aplicatii de task management, mai ales in cele care au fost selectate in articolul anterior, apare pe sistemul plug-and-play. Daca ai deschis ecranul, s-ar putea sa nu fie nevoie nici macar sa vezi un filmulet de 5-10 minute. Daca vei citi un user guide, vei fi capabil sa-l folosesti.  Acest lucru este valabil si pentru celelalte resurse din proiect, care il utilizeaza. Totusi pentru a nu generaliza, hai sa zicem ca, daca faci un training de o jumatate de ora, toata lumea este familiarizata si ar trebui sa-l folosesti cel putin in zona functionalitatilor de baza.

Acum, daca nu selectezi aplicatiile care vin stand alone (de sine statatoare), cu functionalitati standard si ai nevoie de customizare, exista posibilitatea de a avea nevoie de suport. Intr-un asemenea caz, ar trebui sa reflectezi in momentul in care selectezi criteriile:

  1. daca firma dezvoltatoare acorda acest tip de suport.
  2. daca exista firme care dezvolta pe platforma respectiva.
  3. nu in ultimul rand, care este costul acestor dezvoltari.

In definitiv, ne dorim de fiecare data o aplicatie care sa mearga repede, mai bine si daca se poate sa fie gratis, iar daca nu e free, sa nu coste prea mult. Nu voi aborda aici discutia cost-beneficiu, insa ti-as recomanda sa iei in calcul elementul de cost atunci cand vine vorba de suport sau despre potentiale customizari.

8. Care este gradul de mobilitate pe care esti dispus sa-l oferi utilizatorilor?

Una e sa ai o aplicatie instalata pe un calculator si sa o folosesti exclusiv pe computerul respectiv, alta e sa fie o aplicatie care functioneaza in cloud si sa te conectezi de pe orice, oricand , oriunde si in oricare situatie, atata timp cat ai acces la internet si altfel stau lucrurile cand aplicatia respectiva are si suport de mobil si de ce nu, o aplicatie separata pentru android, iOS sau Windows.

9. Nu in ultimul rand, ar trebui sa identifici motivul principal pentru care iti doresti o astfel de aplicatie de project sau de task management.

Aici, trebuie sa te gandesti sau mai bine zis sa pui pe hartie toate detaliile, astfel incat la sfarsit, in momentul in care ai incheiat selectia, sa vezi daca ea iti raspunde si iti rezolva problema.

Acestea fiind spuse, incheiem runda de intrebari care iti ofera mai multa claritate si lumina inainte de a intra, efectiv, in procesul de selectie. Pentru ca vorbim de procesul de selectie, l-am spart in 2 etape majore:

  1. Definirea criteriilor de selectie si ponderarea acestora.
  2. Completarea matricei de selectie

Definirea criteriilor de selectie si ponderarea acestora

Ce poti face aici? Te poti inspira si din Trustradius, site-ul despre care ti-am mentionat, la inceput, ca opereaza direct comparatia intre aceste aplicatii, te poti inspira si din raspunsurile la intrebarile de mai sus si mai ales, poti aduce in joc propriile tale criterii. Recomandarea mea este sa nu ai o lista infinita de criterii. Aceste criterii pot fi “sparte” in must-uri (asa zisele criterii eliminatorii) si in want-uri (sau criterii pe care ti le doresti, insa poti trai fara ele). Criteriile obligatorii functioneaza pe sistemul on/off, respectiv daca una dintre aplicatii nu indeplineste acel criteriu, este eliminata foarte rapid. Pentru celelalte criterii vei acorda o alta pondere diferita, respectiv vei observa in imaginea de mai jos (ti-am pregatit un printscreen…). Spre exemplu, daca ai 5 criterii, fiecareia ii vei acorda o importanta aparte. De retinut: Suma acestor ponderi trebuie sa-ti dea 100%!

Completarea matricei de selectie.

completare-matrice-de-selectie

Iata cativa pasi:

    1. Listam optiunile. In cazul nostru, lista de aplicatii.
    2. Acordam note. Sugerez sa alegem o varianta simplificata, cu note de la 1 la 5. Ca o atentionare, nu este obligatoriu sa fie note distincte, adica daca selectezi 5 aplicatii, obligatoriu sa fie 1,2,3,4,5, sa le pui in ordine si daca ti se pare ca, la un anumit criteriu toate aplicatiile sunt perfecte, sa dai tuturor nota 5.
    3. Partea de aritmetica. Fiecare criteriu acordat este inmultit cu procentul din campul pondere si astfel obtinem un scoring ponderat pentru fiecare dintre aceste aplicatii.
    4. La sfarsit, tragem linie, insumam si vedem ce scor rezulta la fiecare din aceste aplicatii.

La final, ar trebui sa apara un clasament, iar tu sa decizi.

Daca ar fi sa mergem un pic mai departe cu acest intrument, exista  situatii in care, in etapa de definire a criteriilor, sa definim si riscurile potentiale, astfel ca, la final, daca vor aparea doua aplicatii cu scor egal, o vei selecta pe cea cu risc minim.

In ceea ce ne priveste pe noi si felul in care am facut selectia pentru articolul anterior, am folosit criterii precum:

  • Criteriu obligatoriu: aplicatia sa fie gratuita (mai ales ca asta ne propuneam inca din titlul articolului)
  • Ulterior, am trecut in revista aplicatiile, care trebuiau sa fie scanabile, urmau sa faciliteze comunicarea, sa fie cat se poate de vizuale si de “user friendly”, sa poata fi folosite pe mai multe device-uri si sa se integreze cu google drive.

Acestea au fost cateva criterii care mi-au atras atentia, lista este incompleta, insa au reprezentat o parte importanta a punctelor de plecare.

Sper ca ti-am oferit in acest articol suficienta claritate, astfel incat sa faci o selectie in cunostinta de cauza, iar un exercitiu foarte fain, recomandat in situatia in care vrei sa pui in practica acest instrument, este sa iei acest proces etapa cu etapa si pas cu pas si sa cercetezi cu el aplicatiile descrise in articolul anterior. Analizeaza rezultatele, trage linie si vezi ce aplicatie ti se potriveste cel mai bine.

In loc de incheiere, vreau sa-ti adresez o intrebare: “Care sunt top 5 criterii de selectie pentru o aplicatie de project si de task management, din punctul tau de vedere?”

descarca-fisierul-selectie-aplicatii-pm

Lasa un comentariu: