Astazi al treilea articol din seria Project Management pentru firme mici. Fara o introducere prea mare, daca nu ai citit primele 2 articole, le gasesti aici:
- 7 beneficii pentru a te convinge sa folosesti managementul de proiect pentru a creste micul tau business
- Project Management in firme mici – instrumente, probleme, retete si solutii
1. Scopul proiectului
Primul pas este sa definim de ce facem acel proiect? In plus, pentru impact, trebuie sa ne intrebam si ce pierdem daca nu-l facem, pentru ca s-ar putea ca acest lucru sa fie mai interesant de aflat, sau ce pierdem daca nu-l facem acum.
Este foarte important ca atat persoana care initiaza proiectul, daca difera de tine, cat si tu cel care urmeaza sa-l implementezi, sa va dati seama ce obtineti, acel „what’s in it for me”, ce este valoros pentru firma ta, ce este valoros pentru fiecare dintre voi in momentul in care porniti la drum cu acest proiect?
In firmele mici, mi se pare ca motivatia este fix motorul care te determina sa mergi mai departe si sa faci acei pasi marunti, dar consistenti, astfel incat sa nu stai pe loc si sa ajungi sa avansezi. Asa ca, recomandarea mea ar fi, dupa ce ti-a venit o idee si te gandesti sa o implementezi sub forma unui proiect, sa te gandesti cum raspunzi la intrebarea de mai sus. Gaseste De ce-ul!
Nu de alta, dar daca nu iti este clar ce anume ai de facut, daca nu iti este clar cum anume vei face lucrul acesta si mai ales de ce, este mult mai greu sa le explici celorlalti. Concluzia: ofera claritate atat pentru tine, cat si pentru ceilalti cu care lucrezi!
Am pregatit un fisier excel, destul de simplu cu cateva sheet-uri care sa te ajute si sa-ti ghideze pasii. Il poti considera un suport pentru modul in care tu iti structurezi si implementezi proiectele in firma ta. Primul sheet este o forma destul de simplificata de project charter.
2. Spargerea activitatilor
Al doilea pas este sa “spargi activitatile”, respectiv cum ajungi de la tema complexa, la lucruri simple, controlabile.
Ideea este una cat se poate de veche, „divide et impera”, sparge-l in bucatele mici, „digerabile”, astfel incat tu sa le poti duce. Instrumentul din project management se numeste WBS (work breakdown structure) si este baza project managementului, unul din cele mai bune instrumente de comunicare. Daca nu ai folosit pana acum un astfel de instrument, arata ca o organigrama, insa in loc de oameni si functii vei avea munca.
De ce ai face acest lucru?
- In primul rand te ajuta pe tine sa iti dai seama ce stii si ce nu stii
- Daca faci genul acesta de exercitiu si cu ceillati care lucreaza in proiect, veti obtine cu totii o claritate mult mai buna
Tot timpul este mai bine sa mergi pe varianta a doua!
Cum anume ajungi sa faci acest lucru in practica? Cea mai simpla ar fi sa-ti iei un pachet de post-ituri si sa scrii frumos pe ele cum anume iti propui sa faci aceasta spargere. Pentru o intelegere vizuala mai buna, iti recomand sa le lipesti fie pe o foaie de flipchart, fie pe un perete.
In articolul anterior, iti povesteam despre ce instrumente sa folosesti. Pentru WBS cred ca cele mai bune instrumente sunt cele de mind mapping, personal folosesc MindManager si MindMeister versiunea free. Mai exista Freemind si alte variante gratuite, iar daca vei cauta “free mind mapping software” pe google sunt sigur ca vei gasi si mai multe optiuni.
Rolul acestui instrument este ca de la o idee mare, de exemplu, “lansam un nou produs pe piata”, sa ajungi sa il spargi in elemente concrete obtinand astfel un nivel mai mare de detaliu si implicit de intelegere.
3. Traseu predictibil de implementare
Al treilea pas este sa oferi un traseu predictibil de implementare, pentru toata lumea implicata.
In primul rand ai nevoie de un plan de actiune, adica lista de activitati si ordinea acestora. Actiunile in sine, daca ai trecut prin pasul anterior, ar trebui sa fie destul de usor. Este un exercitiu de copy/paste intr-o prima faza. Apoi este un exercitiu de ordonare, respectiv in ce ordine le facem.
Dupa aceea trebuie sa definesti cine din firma ta va lucra la acest proiect. Si pentru fiecare activitate, aloci o persoana. Pe baza acestei alocari pornesti o discutie cu fiecare persoana in parte pentru a estima duratele. Acesta ar fi punctul 4 al nostru. Estimarea!
Ce vei obtine este o lista de activitati, cu responsabili si cu durate estimate.
O capcana frecventa este iluzia ca poti face mai mult decat iti permite timpul. Avand aceasta intelegere si avertisment din partea mea, cu detaliile de mai sus puse pe hartie (sau in format electronic), te rog sa fii cat se poate de critic si carcotas si sa vezi daca:
- Ai cunostintele de care ai nevoie? Daca nu, deleaga rapid catre cineva care stie. Daca aceasta resursa lipseste, cauta in extern. Cateodata este mai repede si chiar mai ieftin.
- Ai in realitate timpul disponibil sa faci acea activitatea la data respectiva? Daca raspunsul este NU, muta-l mai tarziu. E mai bine sa ai un plan realist decat sa nu il faci si sa devina un instrument de frustrare.
Punctul urmator spune cam asa: Pregateste lucrurile in avans. In acest fel tu iti faci viata mai usoara pentru viitor, iar ceilalti pentru ca inteleg ceea ce urmeaza si in ce se baga sa fie mult mai relaxati si o sa ai parte de suport, in loc sa ai parte de rezistenta si ostilitate.
Deci blocheaza agendele pentru sedinte! Mama, ce corporatist suna si ce sofisticat, insa si la nivel de firma mica asta inseamna ca toata lumea stie ca luni dimineata ne intalnim si discutam despre progresul pe proiectul pe care il avem.
Cand vine vorba de sedinte, ar trebui sa listezi:
- cine participa,
- despre ce se vorbeste,
- cum arata structura agendei,
- este nevoie de ceva pregatire inainte sau nu
Mai departe pregateste instrumentele de lucru, excel-ul pe care ti l-am recomandat in acest articol ar trebui sa fie suficient, daca ti se pare ca nu este suficient, macar este un punct de plecare pe care poti sa-l modifici si sa-l dezvolti mai departe.
Din punctul meu de vedere, acestia ar fi 5 pasi simpli pe care tu sa-i faci, astfel incat sa treci lejer de la o idee la un proiect.
Recomandare de final: Poti sa ai cel mai bun plan, daca nu actionezi consitent, degeaba! Asa ca mai departe, actioneaza, actioneaza si iar actioneaza!
Sumarizarea punctelor de mai sus
- Clarifica de ce-ul si gaseste motivatie pentru ceea ce faci. Claritate pentru tine si pentru ceilalti!
- Foloseste WBS-ul si organizeaza-ti ideile.
- Ordoneaza activitatile intr-o ordine logica si aloca responsabili
- Estimeaza
- Pregateste lucrurile in avans si seteaza asteptarile
- La final: Actioneaza!
Sper sa-ti fie de folos. Daca ai ceva de adaugat si crezi ca este de ajutor celorlalti, te rog lasa-mi un comentariu.
