Project Management in firme mici – instrumente, probleme, retete si solutii

 

In articolul anterior am vorbit despre demitizarea si simplificarea ecuatiei si motivatia din spatele deciziei de a scrie acest articol si despre cele 7 beneficii pentru a te convinge sa folosesti managementul de proiect pentru a creste micul tau business.

Daca ar fi sa intaresc ideea din articolul anterior as spune asa, pentru ca toate lucrurile pe care le faci sa iti aduca un beneficiu, fara sa ti se para ca te incarca inutil, ai nevoie de :

  1. Claritate
  2. Structurare simpla
  3. Executie constanta

Daca ai aceste 3 lucruri, cred ca suntem pe drumul cel bun !

In articolul de astazi o sa ne concentram pe instrumentele necesare pe care ar fi util sa le folosesti, unde le gasesti si cateva probleme frecvente pe care le descoperim mai ales in firmele mici in lucru cu proiectele.

Ce tipuri de instrumente sa folosesti  si unde le gasesti ?

In primul si in primul rand, nu vreau sa ma repet si sa scriu ca o moara stricata ca folosind o lista X de instrumente, viata ta va fi mai usoara, cu toata ca adoptia este una mica. Sa fim seriosi! Nu acesta este scopul meu.

As face o mica impartire a instrumentelor de lucru: exista instrumente manuale, semi-automate si automate.

Nu prea sunt fanul celor manuale pentru ca mi se pare ca este destul de multa munca in zadar si cred ca lucrurile au evoluat destul de mult.

In ciuda acestui fapt, exista o zicala care spune : ce nu este scris, nu exista si ar fi bine sa le punem pe hartie sau intr-un word, excel sau alt instrument electronic.

Mai mult, sunt o groaza de studii care arata ca orice ajunge sa fie scris are cateva beneficii:

  • Pentru proiect, ai dovada faptului ca a fost discutat si s-a stabilit acel lucru.
  • Pentru tine, ca individ, cel care scrie, interiorizezi mult mai bine si ceea ce se intampla in background. Importanta acelor lucruri scrise devine una semnificativ mai mare decat daca sunt vorbite si nivelul tau de implicare  intr-o astfel de initiativa devine unul mult mai mare.
  • Pentru ceilalti, orice informatie pe care o ai in format electronic, poate fi reutilizata atunci cand comunici cu ceilalti.

Astfel, din cele trei categorii de instrumente, ma voi concentra doar pe ultimele doua: semi-automate si automate.

Cred ca deja de mai bine de 1 an de zile, ofer cateva instrumente semi-automate gratuite. Daca nu stii despre ce este vorba, te invit sa te inscrii la newsletter. Sunt template-uri in word si excel, pe care le iei, le poti personaliza, poti scoate 2-3 campuri, lasi doar ceea ce este relevant pentru tine si cu ce iti rezulta la final mergi mai departe.

Iti promit ca in articolul urmator voi veni cu un template pe care il poti descarca, un excel simplificat, astfel incat, intr-un singur fisier sa-ti adaug aproape tot ceea ce este relevant pentru tine in lucrul pe proiecte mici in firme la inceput de drum.

Instrumentele automate.

Pentru firmele mici cred ca un soft profesionist de project management ar ingreuna un pic situatia, insa sunt cateva instrumente care sunt la limita dintre task management si project management cu o pondere mai mare spre task management, si care te pot ajuta si in acest sens.

Am scris un articol in urma cu ceva timp – « 5 instrumente de project management care sa-ti faca viata mai usoara ».

Desi faceam un review la 5 astfel de software-uri, lista de la final de recomandari era la undeva 20+.

Astfel, cred ca ar fi util, mai sus gasesti linkul la acest articol, sa intri sa vezi, poate chiar sa descarci sau iti faci un cont gratuit.

Cred ca atunci cand esti la inceput de drum, ideea de a folosi un astfel de soft te ajuta si in plus multe dintre ele au si varianta gratuita,  ceea ce mai ales in firmele mici reprezinta unul din criteriile relevante in selectie.

Tot ceea ce am prezentat in acel articol, am avut ocazia fie sa testez, fie sa folosesc pe durata mai indelungata si le recomand cu incredere.

Varianta cea mai buna insa mi se pare o varianta mixta, respectiv aceea in care folosesti un astfel de software, dar pe langa ce functionalitati are el acolo, mai adaugi si cateva documente in word, excel, le uplodezi, astfel incat sa obtii un fel de mix intre cele 2.

Intra, citeste articolul respectiv, lasa-mi un comentariu daca ai intrebari si sper din suflet sa-ti fie de folos.

Project Management in firme mici – top 3 probleme

1. Initiativele nu sunt recunoscute ca fiind proiecte. Prin urmare nici nu sunt tratate ca atare.

Hai sa vorbim acum despre problemele cel mai frecvent intalnite cand vine vorba de project management in firmele mici si in primul rand as afirma ca in firmele mici initiativele nu prea sunt recunoscute ca fiind proiecte si cu aceasta ocazie nici nu sunt organizate ca atare.

Iti recomand sa citesti primul articol din aceasta serie, link aici, unde vorbesc despre cateva beneficii ale organizarii activitatii pe proiecte, mai ales daca nu esti convins.

Cred ca initiativele,  daca ar fi un pic mai bine structurate si mai ales daca activitatile ar fi sparte suficient de bine, astfel incat sa stim ce are fiecare de facut, clar ar fi mai aproape de a fi recunoscute ca proiect. Trecerea de la « hai ca avem ceva treaba de facut », la sunt 3 initiative mari de care ne ocupam si 2 mai mici, este fix diferenta dintre sunt ocupat si obosit tot timpul si stiu in ce imi investesc timpul si ce ma astept sa obtin cand finalizez aceste 5 initiative.

2. Nu sunt persoane dedicate care sa coordoneze proiectele. Chiar daca nu vorbim de Project Manageri.

A doua problema pe care o vad pe langa faptul ca initiativele nu sunt recunoscute ca proiecte, este ca nu avem oameni in echipa cu competentele necesare gestionarii proiectelor.

Fie ca le spunem project manageri, fie ca le spunem coordonatori sau pur si simplu cineva care are grija ca lucrurile sa se intample, acest rol trebuie sa existe si persoana trebuie sa aiba un set minim de cunostinte si abilitati. Nu de alta, dar un proiect mic, ca durata, numar de persoane implicate si buget poate aduce o complexitate suficient de mare pentru o firma mica, astfel incat sa ai nevoie de cineva care sa coordoneze.

Iar daca initiativele tale nu sunt chiar atat de complexe, gandeste-te ca o astfel de persoana pur si simplu reuseste sa «duca» mai multe astfel de initaitive in acelasi timp.

Mai multe initiative de success, mai multe oportunitati inchise!

In urma cu ceva timp am scris un articol despre 17 tehnici sau abilitati care te vor transforma din project manager in super erou si cred ca ti-ar fi utile sa treci prin ele.

Nu este rocket science, insa te va ajuta sa-ti dai seama cam ce ar trebui sa stii, astfel incat sa duci proiecte la bun sfarsit si este valabil atat pentru proiectele mici, cat si pentru proiecte mai mari.

In plus, iti adaug si link-ul catre articolul cu «Cum sa inveti mai repede si mai bine fara sa ti se faca greata»care cred ca iti este util atunci cand te apuci sa inveti lucruri noi. Am primit un feedback bun despre el si ma astept sa fie de folos si pentru tine, in plus in articolul urmator din aceasta serie voi adauga cativa pasi care sper eu sa fie relevanti pentru tine si sa te ajute in finalizarea proiectelor.

3. Incepem multe, terminam putine.

A treia problema pe care o vad este consistenta si pe scurt incepem initiative si nu le ducem la bun sfarsit sau nu ne tinem de ele.

Am vazut boala asta atat in firmele mari, dar cu precadere in firme mici.

Un proces, indiferent cat de simplu ar fi el, daca este pus la punct te ajuta sa iei o initiativa si sa o duci la bun sfarsit. Daca constati la jumatate de drum ca lucrurile nu functioneaza, esueaza rapid, pune-i punct si vezi ce poti invata de acolo.

O lectura suplimentara pe aceasta tema gasesti aici

Despre reteta de lucru

Cum am descoperit aceasta reteta despre care vreau sa-ti povestesc ?

Am avut ocazia sa lucrez atat cu firme mari, cat si cu firme mici. Am avut ocazia sa vorbesc cu oameni deschisi la initiative noi si cu oameni care erau destul de rezistenti si cred ca am reusit sa testez, as fi tentat sa-i zic o cale de mijloc, desi in realitate este o cale de compromis, care pentru firmele mici se traduce prin sa nu lucram nici mult si nici sa nu facem lucrurile mai complicate decat este cazul, ci fix atat cat trebuie cat sa culegem roadele muncii.

In articolul urmator iti voi prezenta un proces in cativa pasi simpli si un instrument, care sa te ajute sa treci de la o etapa la alta usor si sa tii sub control initiativele pe care le ai.

Pe durata articolului am facut mai multe recomandari pe care sunt sigur ca le regasesti si in linkurile de mai sus, insa daca ai dat skip si ai sarit fix la final, mai jos o lista cu lectura recomandata.

Lectura recomandata:

7 beneficii pentru a te convinge sa folosesti managementul de proiect pentru a creste micul tau business

7 template-uri de project management ca sa-ti organizezi proiectele ca un profesionist

5 aplicatii gratuite de project si de task management, care iti fac viata mai usoara

Ghid de selectare a aplicatiei perfecte pentru proiectul tau

17 skill-uri de project management ce te vor transforma in supererou!

Mic manual despre cum sa inveti mai repede, mai bine si fara sa ti se faca greata. Inclusiv project management!

Consistenta, element esential in managementul proiectelor

Daca vrei sa te asiguri ca nu pierzi urmatorul articol, iti recomand sa te abonezi la newsletter, evident daca nu esti deja abonat.

Lasa un comentariu: