Responsabilitatea – conditie cheie in Project Management (II)

 

Aceasta este a doua parte a articolului: Responsabilitatea – conditie cheie in Project Management

Pentru a (re)citi prima parte, click aici .

Motto: Iresponsabilitatea este o boala veche care se trateaza greu…

Obligatia de a da socoteala

Ce inseamna?

Inseamna ca, daca am dat-o de gard, se stie foarte clar cine a facut-o si este treaba mea sa raspund pentru cele intamplate.

«Attention à la tête!» – valabil si daca este de bine, si daca este de rau.

Daca vrei sa-ti dai seama in ce scenariu te afli, gandeste-te foarte bine daca, atunci cand ai dat-o de gard, instinctul tau a fost sa dai bir cu fugitii sau ai spus «asta este, s-a intamplat, hai sa vedem cum si de ce si, mai ales, ce putem face». Sau ai incercat sa determini daca pur si simplu se mai poate salva ceva.

La ce sa ne asteptam in realitate?

Pai, din pacate… zdrobitor: in aceasta categorie se afla marea parte a populatiei, si uite asa devin evidente: caracterul slab, lipsa principiilor si a valorilor personale si profesionale.

Deci la ce ne putem astepta? La scuze si eschive!

Mai jos vei vedea cum arata eschivele de nivel profesionist, impartite si clasificate in functie de scenarii specifice. Nu vreau sa ma intelegi gresit, asa ca trebuie sa mentionez ca denumirile scenariilor se bazeaza pe simplificari cu caracter didactic si extrageri din context. Dar daca as reformula, cu siguranta s-ar pierde din esenta.

Scenariul «Sunt responsabil, sa moara…! Dar am avut alte prioritati si a trebuit sa ma ocup de ele prima data!»

Vai, dar tot timpul trebuie sa facem altceva, si tot timpul suntem ocupati. Bullshit! Este un mit. Daca vrei sa faci ceva, vei face si vei avea timp. Insa daca te inhami la 20 de lucruri odata si tu poti face 5, inseamna ca :

  1. fie esti naiv, ceea ce pentru mine este scuzabil ;
  2. fie nu stii sa planifici, ceea ce se poate invata ;
  3. fie consideri ca celalalt e naiv si oricum te descurci tu, ca esti baiat destept, ceea ce nu ti-ar face cinste.

In plus, daca esti prins pana peste cap si ti-ai pus in caruta mai mult decat poti duce, se mai intampla, dar…  Fii atent ca exista un dar. Pui mana pe telefon si informezi: «am x lucruri de facut, sunt «in buda» si e nasol, nu mai pot. Imi pare rau! Exista vreun scenariu prin care putem recupera sau drege busuiocul?» Daca exista e perfect, daca nu… asta este, ti-o asumi. Pentru ca realitatea este ca ai luat deja aceasta decizie.

Sau recunoaste ca: «Din lucrurile pe care le am de facut, am decis sa fac altceva prima data, nu ce-ti trebuia tie.» Insa fa-o constient si nu te ascunde dupa cires!

Scenariul «la noi este mai greu»

«Pentru ca noi suntem speciali si, desigur, ni se poate intampla doar noua, au aparut mai multe situatii complicate si, din pacate, nu am putut sa ne ocupam de problema ta. Dar, desi stiam deja de acum o saptamana, nu ti-am spus nimic. Noi am fi facut-o, dar am crezut ca recuperam si am tot sperat. Dar nu!»

«Imi pare rau! Nu am facut ce-ti trebuia. In mod normal facem, insa acum nu am reusit. Sigur ca nici randul trecut nu am reusit… dar si atunci a fost greu!»

Scenariul «Ba pe-a ma-tii!»

«Sa stii ca nu ti-am spus pana acum, dar de data asta ti-o voi spune! Este si vina ta!»

«Voi faceti una si alta, nu stiu foarte clar ce, dar sigur puteti face mai mult! La voi lucrurile sunt roz si e vina voastra ca s-a ajuns aici!»

Reactia naturala in scenariul acesta este: «Ce?!?» si de obicei cu ce-ul ramai, pentru ca argumente nu prea exista.

Daca vrei sa afli mai multe despre gestionarea acestor eschive, am scris un articol foarte fain intitulat 4 pasi pentru a gestiona “Stakeholder-ul spadasin”.

Ce este de facut?

Indiferent cat de grea este situatia, orice chestie nasoala are un impact mai mic, daca este comunicata in mod corespunzator. Orice lucru asumat genereaza mai putina frustrare decat o boacana pe care incerci s-o acoperi sau sa o pui in carca altcuiva.

Pe scurt:

  • intelegi ce s-a intamplat
  • comunici din timp, sa inteleaga si «muritorul de rand»
  • propui o solutie, daca ai ce propune
  • in functie de cat de urata este situatia, constientizezi si iti asumi ca tu esti persoana care a generat-o si vezi ce se intampla.

Obligatia de a suporta consecintele

Ce inseamna?

Hai ca nu taiem capul numanui! De cand am devenit antreprenor am inteles mult mai bine care sunt consecintele nerespectarii promisiunilor! Iar in articolul Ce faci cand angajatorul (sau clientul) nu-si respecta contractul?  am vorbit despre modalitatile de gestionare a situatiei.

Hai sa vedem ce facem insa atunci cand furnizorul nu si le respecta.

In primul rand, cand vorbesc de client si furnizor, nu ma refer automat la persoane juridice. Hai sa extindem discutia la prestator si beneficiar, astfel devine aplicabil pana si mesterului care iti repara instalatia sanitara la baie.

Am mai dat acest exemplu inainte si, cu riscul de a ma repeta, intrebarea este daca instinctul tau, atunci cand «ai facut-o de oaie» este sa fugi sau sa stai. Daca instintul tau este sa stai, cum ar fi normal, gandeste-te dinainte care ar putea fi consecintele actiunilor tale. Sau, dimpotriva, a lipsei de actiune. Este mai simplu sa-ti asumi ceva, daca stii la ce sa te astepti.

La ce sa ne asteptam in realitate?

Continuand ideea cu «dat vina pe altii», in loc de o discutie orientata pe rezolvarea problemei, oricare ar fi aceasta, totul se transforma intr-un razboi, mai mic sau mai mare, in care fugim cu totii de consecinte. Este ca si cum lovesti pe cineva cu masina si pleci, esti gasit si spui ca nu ti-ai dat seama sau, mai rau, ca nu iti aduci aminte.

Ce este de facut?

Am sa dau un raspuns similar cu cel al Simonei Halep, dupa finala pierduta de la Roland Gaross: «sunt trist»

Daca ajungi in scenariul acesta si totul este pus pe hartie, atunci poti sa faci ceva. Daca nu… de cele mai multe ori nu prea ai ce face. De altfel, acesta este si motivul pentru care optiunea numarul unu pe care am propus-o inainte a fost sa mergem pe drumuri separate. Nu dispera totusi! Exista si o (mica) parte buna, o lectie de invatat, care insa trebuie sa fie INVATATA! Adica nu va mai exista o data viitoare in care sa ajungi in aceasta situatie.

Ce se intampla prin proiecte

Sau ce ar trebui sa se intample in proiecte!

Se definesc roluri si responsabilitati

De cele mai multe ori, persoanele implicate au roluri usor diferite fata de activitatea lor de zi cu zi si este nevoie ca, pentru proiect, acestea sa fie clar definite. Pentru proiectele mai mici este si mai simplu, pentru ca ai de definit putine roluri. Atentie insa, nu inseamna ca nu este necesar sa le definesti. Pentru ca, ghici ce! Si proiectele mici, in care faci greseli mari, se pot duce pe apa Sambetei la fel de repede.

Se comunica. Nu este ceva standard, asa ca lumea trebuie sa afle.

Pentru ca, de obicei, in proiecte faci lucruri noi sau mai putin standard, este nevoie sa fie comunicate rolurile si responsabilitatile fiecaruia, astfel incat, pe langa faptul ca ele sunt clare pentru cei implicati, devin clare si pentru cei care sunt afectati de desfasurarea si rezultatele proiectelor respective.

Se presupune ca, odata definite (rolurile si responsabilitatile), sunt respectate.

Depinde destul de mult de maturitatea oamenilor cu care lucrezi (din perspectiva lucrului pe proiecte). Daca lumea stie despre ce e vorba, in mod normal presupui ca, odata definite rolurile si responsabilitatile fiecaruia, lucrurile ar trebui sa mearga de la sine: lumea isi asuma si duce la bun sfarsit activitatile.

De cele mai multe ori insa, daca definesti un cadru corect, lucrurile vor merge mai bine. Nu perfect, ci doar mai bine!

Se monitorizeaza.

Pentru ca a sta cu lupa pe fiecare activitate demotiveaza, se pune la punct o recurenta cu ajutorul careia sa poti monitoriza progresul proiectului. Implicit, in cadrul acestei rutine, te asiguri si ca rolurile sunt respectate.

Culegem roadele, recompensam si ne bucuram.

La final, tragem linie si vedem rezultatele. Daca a iesit bine, culegi roadele si recunosti meritele, sau inveti ceva. Nu exista experiente din care sa nu inveti ceva!

Disclaimer: Da, da, marturisesc! Motto-ul aticolului este discutabil si reprezinta o inductie incompleta, si nici nu are in spate un studiu care sa demonstreze ca afirmatiile de mai sus sunt adevarare doar la noi sau se aplica la toti ceilalti, asadar prezentul articol poate fi si trebuie interpretat ca un pamflet. Orice asemanare cu majoritatea celor care ne inconjoara este pur intamplatoare… si imi pare rau de conjunctura aceasta si de mediul in care iti desfasori activitatea.

Lasa un comentariu:

Aboneaza-te la newsletter

Sunt peste 3000 de abonati! Alatura-te si tu si vei primi saptamanal sfaturi si informatii utile de project management direct in casuta ta de email!
Nume
Adresa de email