Template-urile sunt bune, dar exista si reversul medaliei

 

Pentru situatiile acelea in care nu stii de unde sa incepi, template-urile sunt nemaipomenite.

Este o parere generala, indiferent de specializare sau nivelul de expertiza pe care-l ai, ca template-urile sunt utile.

Una peste alta, iata 3 motive pentru care template-urile sunt o alegere buna:

1. Iti ofera o imagine clara a ceea ce trebuie sa obtii. Nu ai mai completat niciodata un astfel de livrabil sau nu in aceasta organizatie. In momentul in care ai un template, deschizi fisierul si in mod natural incepi sa-ti imaginezi cum se vor completa campurile si cine sunt persoanele cu care trebuie sa vorbesti astfel incat sa ai livrabilul complet.

2. Castigi timp. Daca trebuie sa faci prezentari de la zero este nevoie de timp. Daca pentru fiecare livrabil trebuie sa reiei exercitiul, clar va dura mai mult.

3. Nu reinventezi roata si livrezi intr-un mod unitar. Este foarte greu sa schimbi obiceiuri, asa ca daca lumea s-a invatat cu un format anume si acest format este si in avantajul tau, de ce sa nu mergi tot in aceasta directie.

Exista si reversul medaliei pentru ca:

1. Lumea foloseste fratii ‘copy si paste’ fara discernamant. Daca in loc de un template primesti un exemplu, este posibil sa scapi in extrema cealalta si sa copiezi mai multa informatie decat ai nevoie. Poate unele lucruri seamana, insa hai sa fim realisti, de cele mai multe ori singurul ajutor este ca reprezinta o sursa de inspiratie.

Sfat: Cel mai bine completeaza de la zero si in momentul in care consideri ca ai finalizat, pe durata review-ului vezi daca ti-a scapat ceva folosindu-te de exemplul pe care il ai la dispozitie.

2. ‘Tick the box’ sau ‘am bifat-o si p-asta`’. Te concentrezi la completarea template-ului si pierzi esenta proiectului.

Sfat: Gandeste-te care este obiectivul livrabilului si care este rolul lui. Nu exista livrabile care au ca scop sa completezi 20 de slide-uri sau un excel cu 100 de linii.

3. Nu esti atent ce completezi. Daca ai fost vreodata in situatia in care sa completezi documente si sa faci update la update si sa nu folosesti versiunea care trebuie, cu siguranta cunosti sentimentul muncii in zadar.

Sfat: Trebuie gestionata corespunzator versionarea. Stabileste, documenteaza si comunica modul in care se face versionarea si fii consistent.

4. Unele sunt documente vii si ar trebui actualizate de fiecare daca cand apare o schimbare. Asa ar trebui sa fie, insa nu tot timpul se intampla acest lucru. De cele mai multe ori se completeaza documente si raman intr-un folder pe server si nimeni nu mai intreaba de ele si nu le mai actualizeaza pana in momentul in care lucrurile scapa de sub control si se gaseste cineva sa arate cu degetul.

Sfat: Asigura-te ca incluzi in meeting-urile saptamanale un update pentru aceste documente si monitorizeaza-le periodic.

La final ai :
• 3 motive pentru care sa folosesti template-uri in proiectele tale;
• In plus, ai si 7 template-uri pentru proiectul tau pe care le primesti cadou daca te abonezi la lista mea de newletter si pastram legatura;
• In incheiere, ai patru sfaturi utile, astfel incat sa nu pici in capcana completarii template-ului doar ca sa bifezi inca un livrabil.

Acum este randul tau sa-ti spui punctul de vedere. Ce puncte slabe ai vazut in folosirea template-urilor?

Free project management tips, inscrie-te la newsletter:

Lasa un comentariu: