Un proiect trebuie sa fie planificat astfel incat sa reflecte ceea ce se intampla sau ce se va intampla in viata de zi cu zi. Facandu-ti timp pe durata planificarii proiectului pentru a stabili corect dependentele dintre activitati, va rezulta un plan care este usor de mentinut, indiferent de schimbarile ce pot sa apara.
Principalul avantaj al stabilirii dependentelor intre task-uri este acela ca daca activitatea predecesoare se schimba (isi modifica data sau durata), activitatile succesoare se vor modifica si ele automat. Fiecare dependenta care exista in viata reala, trebuie sa se reflecte si in proiect.
Exemplu: Vrem sa zidim un perete, dar nu putem face acest lucru decat atunci cand avem materialele necesare. Zidirea peretelui este dependenta de: diponibilitatea ustensilelor necesare si de materialelor necesare zidirii. Daca nu avem toate materialele necesare, nu avem cum sa zidim.
Acum daca partea practica suna cat se poate de natural, am sa-ti prezint si putina teorie.
- Task-urile sunt dependente atunci cand exista o relatie de inceput sau de sfarsit intre ele.
- Un task poate avea unul sau mai multi predecesori sau succesori.
- Predecesorul este activitatea (task-ul) independenta care determina planificarea activitatii dependente (succesorul).
Microsoft Project opereaza cu 4 tipuri de dependente intre task-uri:
1. Finish to Start
- este cea mai des intalnita dependenta
atunci cand task-ul predecesor (A) s-a incheiat, task-ul succesor (B) va incepe.
Exemplu: Dupa ce cimentul peretilor unei case s-a intarit, de abia atunci zidarii pot varui peretii.
2. Finish to Finish
task-ul predecesor (A) trebuie sa se termine pentru ca task-ul succesor (B) sa se termine
Exemplu: Vanzatorul sta la program, cat timp magazinul este deschis. In acest exemplu, cele 2 task-uri se termina in acelasi moment.
3. Start to Start
startul task-ului predecesor (A) declanseaza startul task-ului succesor (B), adica task-ul (B) poate incepe dupa ce a inceput task-ul (A)
Exemplu: Muncitorii pun conuri pe sosea pentru a marca inchiderea unei benzi, iar in acelasi timp o alta echipa de muncitori vopseste linia continua a benzii.
4. Start to Finish
- este cea mai rar folosita dependenta si de multe ori apar confuzii, asa ca trebuie evitata pe cat de mult posibil.
startul task-ului predecesor (A) determina sfarsitul task-ului succesor (B) sau task-ul succesor (B) nu se poate termina inainte ca task-ul predecesor (A) sa inceapa.
- prin urmare activitatea succesoare (B) are loc inaintea activitatii predecesoare (A).
Exemplu: Activitatea B – un generator care asigura energia electrica unei locuinte. Generatorul nu se va opri atata timp cat energia electrica din reteaua principala nu va reveni. Revenirea energiei electrice in reteaua principala – activitatea A.
Pasii pentru a alege dependenta corespunzatoare intre task-uri:
- Identifica predecesorul unui task: pune-ti aceasta intrebare: “De ce are nevoie acest task inainte de a incepe?”
- Determina daca startul sau sfarsitul predecesorului controleaza planificarea succesorului: de exemplu daca sfarsitul predecesorului controleaza cel de-al doilea task, atunci dependenta este fie Finish to Finish, fie Finish to Start
- Determina daca predecesorul declanseaza startul sau sfarsitul succesorului: daca rezultatul la pasul anterior este finish si cel de la acest pas este start, atunci dependenta este Finish to Start.
- Identifica daca dependentele folosesc lead time sau lag time
Nu ti-am povestit despre lead si lag. Mai jos sunt cateva exemple edificatoare.
a. Lag
este o amanare a duratei de start sau finish fata de activitatea precedenta.
Aceasta este o dependenta de tip Start to Start. Task-ul B are un lag time de 2 ore, ceea ce inseamna ca cele 2 task-uri nu vor mai incepe amandoua in acelasi timp, ci task-ul B va incepe la 2 ore dupa ce task-ul A a inceput (task-ul B are un lag de 2 ore).
b. Lead
este o accelerare a timpului, un avantaj a duratei de start sau finish fata de activitatea precedenta.
Aceasta este o dependenta de tipul Finish to Start. Task-ul B are un lead time de 6 ore, ceea ce inseamna ca task-ul B va incepe cu 6 ore inainte ca task-ul A sa se termine. (task-ul B are un lead de 6 ore).
Cam asta a fost cu partea teoretica. Pana aici ai invatat care sunt cele 4 tipuri de dependente si ai aflat ce este un lead si un lag.
Acum sa trecem la partea practica, lucrul cu MS Project. Cel mai simplu, ar fi sa deschizi programul si, pe masura ce citesti, sa pui in aplicare.
Asadar, sa trecem la treaba: atribuirea dependentelor in Microsoft Project. Sunt mai multe metode prin care poti atribui dependente task-urilor in Microsoft Project. Personal o prefer pe cea din Split View, deoarece poti modifica si task-urile si dependentele in acelasi timp.
Metoda 1
Task → Information → Predecessors → Type
Selecteaza task-ul caruia vrei sa ii atribui un predecesor, apoi in tab-ul “Predecessors” selecteaza task-ul predecesor task-ului actual (exemplu: am selectat task-ul B, iar in tab-ul “Predecessors” i-am atribuit task-ul predecesor A), iar apoi selecteaza tipul de dependenta (in cazul nostru Finish to Start).
Tot in meniul “Predecessors” poti atribui si lag time task-ului respectiv.
Metoda 2
In vederea “Grantt Chart”, atribuie task-ului selectat un task predecesor in tab-ul “Predecessors”. Se atribuie un task predecesor prin introducerea id-ului acelui task. Pentru a atribui si tipul de dependenta, dupa id va trebui sa introduci (fara spatii) abrevierea pentru fiecare dependenta in parte:
- Finish to Start – FS
- Finish to Finish – FF
- Start to Start – SS
- Start to Finish – SF
Atunci cand atribui un predecesor, default-ul de dependenta este Finish to Start. Daca introduci aceasta abreviere, nu iti va aparea.
Metoda 3 – Split View
Personal prefer aceasta metoda deoarece poti vedea atat Gantt Chart cat si Task Form. Tipul de dependenta, cat si lag time le poti introduce in view-ul Task Form.
View → Split View → Details → Task Form
Concluzii:
- Fa-ti timp sa atribui dependenta task-urilor deoarece o sa te ajute pe parcursul proiectului. Daca vei avea nevoie sa modifici o data a unei activitati, datele celorlalte dependente se vor modifica automat, salvand timp pretios.
- Asigura-te ca ai stabilit bine dependentele intre activitati (task-uri) si urmeaza pasii prezentati in acest articol pentru a alege dependenta corespunzatoare.
- Lucreaza in Split View cu Gantt Chart si Task Form deoarece o sa salvezi timp pretios cand modifici sau creezi task-uri.
