In proiecte, cei care stiu sa gestioneze membrii echipei si stakeholderii au parte de experiente placute si lucrurile parca merg de la sine.
Exista insa si reversul medaliei, cand, in loc sa te ajute, acestia iti dau mai multe batai de cap.
Ei bine, printre cei care iti dau batai de cap exista o categorie aparte care face tot ce-i sta in putinta sa nu faca nimic, sa fuga de munca daca se poate. In plus, nu ai nici autoritate asupra persoanei in cauza.
Iti suna cunoscut scenariul?
Genul acesta de personaj il voi numi de acum inainte Stakeholder-ul spadasin, pentru ca este un specialist in eschive si cand este vorba de pus osul la treaba, simte pericolul si mai face un pas in spate.
Exemplu:
“Am planificat aceasta intalnire pentru identificarea unor solutii in vederea renuntarii la initiativa X.”
E greu sa lucrezi cu astfel de oameni si inainte de a vedea cum anume ii gestionezi, hai sa vedem cum ii identifici:
- Atata timp cat nu este responsabil cu munca, este o persoana activa. In momentul in care primeste un task, deleaga in mod natural aproape orice sau cauta solutii pentru a evita sa faca acel lucru.
- Se plange la toti ca este greu proiectul si ca nu sunt resurse suficiente si face acest lucru chiar inainte de a evalua situatia.
- Decat sa se complice, mai bine nu se implica. Si daca trebuie sa se implice, face tot ce-i sta in putinta sa scape.
Iti suna cunoscut unul din scenariile de mai sus?
Prima data cand identifici un astfel de stakeholder este mai greu, pentru ca de cele mai multe ori esti luat prin surprindere. De obicei iti dai seama de-abia dupa ce lucrurile s-au intamplat deja.
Cu toate acestea, iata 4 pasi pe care poti sa-i pui in aplicare astfel incat sa rezolvi problema stakeholder-ului spadasin:
Pasul 1: Analizeaza situatia
CE?
Identifica cele necesare, estimeaza cat dureaza si de ce tip de resurse este nevoie pentru a duce task-ul la bun sfarsit. Mai mult, documenteaza si impactul nerealizarii la timp. Iti va fi util mai tarziu.
DE CE?
Pentru a fi pregatit de intalnirea face-to-face cu protagonistul nostru si a fi capabil sa faci diferenta intre situatia reala si cea fictiva, generata de exagerari si plangeri inutile.
Este o certitudine faptul ca atunci cand nu este clara situatia, lumea are tendinta sa adauge timp si resurse suplimentare.
CUM?
Intalneste-te cu mai multe persoane care au cunostinte in domeniu. Poate sa fie seful, subalternul sau un coleg ce are cunostinte suficiente, astfel incat sa-ti conturezi o idee clara. Sunt de preferat discutiile informale 1 la 1.
Pasul 2: Defineste un plan de actiuni
CE?
Pentru ca situatia iti este clara, pune cap la cap activitatile si creeaza un plan de actiuni ca si cum ar fi o activitate pe care trebuie sa o faci saptamana aceasta.
Cat dureaza si ce trebuie sa se intample inainte astfel incat sa poti sa-ti faci treaba si sa stii cand trebuie sa o termini.
DE CE?
Desi in mod normal planificarea o faci cu persoana care face munca efectiva, in situatia de fata este mult mai bine ca totul sa fie facut in avans, iar intalnirea face-to-face sa o folosesti pentru a valida intelegerea si eventual a modifica anumite detalii, pentru ca “uneori organizarea activitatii dureaza mai mult decat activitatea in sine” si prietenul nostru se va folosi de acest lucru.
CUM?
Foloseste un instrument cat mai cunoscut si usor de utilizat. Nu are sens sa te complici cu aplicatii de planificare, nici macar cu MS Project. Ai o sansa mare sa fii singurul care are aplicatia respectiva.
Din nou, nu vrei sa oferi motive de a nu merge mai departe. Un tabel cu lista de task-uri, durate si responsabili este tot ce iti trebuie.
Important: asigura-te ca planul este validat.
Pasul 3: Stabileste un responsabil
CE?
Responsabilitatea trebuie sa fie asumata in public, iar apoi este un “must” sa treci acest lucru in scris.
DE CE?
Dupa cum iti spuneam in partea de inceput a articolului, eschiva si fuga de munca sunt sport national. Daca motivatia nu vine din interior si daca responsabilitatea nu este punctul forte, atunci trebuie sa gasesti alte metode de responsabilizare.
In masura in care contextul iti permite, este recomandat ca si cineva din managementul superior sa fie implicat.
CUM?
Stabileste o intalnire, de preferat cea in care se discuta si se valideaza planul de actiuni si profita de aceasta oportunitate sa obtii angajamentul stakeholderului spadasin.
Pasul 4: Monitorizeaza
Un lucru valoros pe care l-am invatat in ultimii ani este sa nu judeci oamenii ca pe tine insuti. Altfel spus, chiar daca totul este clar, nimic nu iti garanteaza ca lucrurile vor fi facute.
Asa ca cel putin cand ai de-a face cu stakeholderi spadasini: follow-up, follow-up, follow-up!
CE?
Aici planul de actiuni intra in functiune. Initial a fost creat de tine si validat de oamenii din sedinta si implicit de stakeholder-ul nostru.
Si-a asumat modul de lucru si termenele, acum ar trebui ca planul sa fie un instrument de monitozare destul de puternic.
Pentru a evita orice surpriza, trimite reminder in scris si solicita raspuns tot in scris.
“Ce nu este scris nu exista decat in momentul in care task-ul este finalizat”
DE CE?
Degeaba ai facut un plan daca nu te tii de el. Planul este responsabilitatea ta, realizarea proiectului este responsabilitatea ta.
Asigura-te ca acest lucru este valabil si pentru cei care executa parte din munca.
CUM?
In functie de durata activitatilor si de gravitatea problemei, monitorizarea poate fi facuta la un interval de cateva zile. Daca lucrurile au inceput deja sa se precipite, poate este nevoie de intalniri zilnice de scurta durata.
In lupta cu stakeholderul spadasin ai nevoie de mai multe arme. Eu ti-am prezentat 4 pasi care te pot ajuta sa rezolvi problema.
Acum este randul tau: Ai avut parte de astfel de stakeholderi? Cum ai procedat?
