Indiferent cat de mult incerci sa fugi de riscuri, realitatea demonstreaza ca nu ne putem ascunde de ele, asa ca mai bine te gandesti inca de la inceputul proiectului la potentialele obstacole care pot aparea.
Cand e nevoie de Risk Management?
Cel mai scurt raspuns este: “Tot timpul!” Acum, cat timp dedici acestei activitati si cat de elaborata este analiza pe care e obligatoriu s-o faci, este alta poveste.
Insa, daca iti doresti ca in etapa de planificare sa anticipezi potentialele probleme care pot aparea pe durata proiectului si care ar putea da peste cap intreaga strategie, intelept ar fi sa-ti faci temele legate de pericole.
Punctul de plecare este identificarea riscurilor, iar acest articol abordeaza tocmai blocajul de care te poti ciocni in timpul procesului de identificare a acestora.
Ca sa fiu si mai clar, prin blocaj inteleg acele momente in care stii ca exista ceva care te poate lovi, insa nu poti anticipa despre ce ar putea fi vorba.
Iata cateva tehnici care te vor ajuta sa pui lucrurile in miscare
1. Tehnica interviului.
Pregatesti o lista de intrebari si in timpul discutiilor face to face, cu oamenii cheie implicati in proiect, documentezi raspunsurile necesare.
2. Tehnica brainstorming-ului
Pe durata unei sedinte, impreuna cu echipa, anticipezi cat mai multe potentiale probleme pot aparea in timpul derularii proiectului tau.
3. Checklists
Creaza liste pregatite cu diversele categorii de riscuri, astfel incat sa facilitezi atat creativitatea cat si “mecanismele defensive”, ajutand astfel audienta sa defineasca potentialele pericole.
4. Informatii istorice
Privesti atent cum au decurs proiectele anterioare si evaluezi ce anume din lista respectiva iti poate afecta proiectul.
Daca, totusi, intampini dificultati si simti ca blocajul persista, iata 4 sfaturi necesare pentru a evita sincopa, inca de inceput:
1. Aminteste-ti unde ai dat-o in bara in trecut
Analizeaza-te pe tine, echipa si compania. Desi exista un proverb romanesc care spune ca omul din greseli invata, teoria riscurilor spune ca ai o sansa mai mare sa calci stramb din nou.
INTREBARE SUPORT:
Sunt zone in care, in trecut, am intampinat dificultati sau care ne-au dat proiectul peste cap?
2. N-ai mai facut acest lucru
E posibil ca tu sau echipa din care faci parte sa nu aveti experienta. Cea mai mare greseala este sa presupui ca lucrurile vor merge ca unse. Wrooong!
Mereu cand faci ceva pentru prima data, exista sanse sa scartaie. Daca, insa, recunosti ca exista aceasta posibilitate, poti sa preintampini problemele.
INTREBARE SUPORT:
Pe baza acestei liste de activitati, unde crezi ca experienta nu a ajuns la nivelul necesar?
3. Activitatile aflate pe drumul critic
Activitatile aflate pe drumul critic sunt precum mersul pe sarma, asa ca, daca esti neatent, consecintele vor fi direct proportionale cu inaltimea la care este prinsa sarma.
INTREBARE SUPORT:
Uitandu-ne pe lista cu activitati care se afla pe drumul critic, unde crezi ca putem intampina probleme si care pot fi motivele?
4. Ce nu depinde de tine direct si nu se gaseste in gestiunea ta imediata
Aici am in vedere, in mare parte, activitatile subcontractate sau situatiile care apar atunci cand lucrezi cu terti.
INTREBARE SUPORT:
Care sunt activitatile cuprinse in aceasta lista (desfasurate de furnizor) despre care crezi ca pot crea probleme si care ar fi motivele aparitiei lor?
La toate punctele de mai sus apare o intrebare aditionala, menita sa atentioneze interlocutorul:
Mai exista si alte pericole care pot interveni?
Atentie
- Atunci cand identifici riscuri, concentreaza-te doar pe definirea lor. Fii, atent doar pe acest pas! Evita analiza riscurilor si implicit rezolvarea lor dintr-un singur foc. Dupa ce ai generat o lista suficient de lunga, e alta poveste daca reusesti sa le gestionezi pe toate. Nu cred ca functioneaza mereu, dar mai bine sa nu cobesc.
E ca si cand ai juca fotbal, te-ai concentra pe tehnici avansate, pe driblinguri sau pe pase cu calcaiul, dar tu ai 100 de kilograme. - Nu neaparat un risc exprimat este si un risc real. Poate fi vorba doar despre temerea unei persoane-cheie, implicata in proiect. Este totusi un castig ca ai reusit sa indentifici acest aspect si ca poti tine cont de el.
- Indiferent ca nu este vorba despre un proiect de amploare, intre tine si echipa trebuie sa aiba loc cel putin o discutie.
Acum e randul tau: Ce dificultati intampini in identificarea riscurilor?
Intr-o sectie de nou-nascuti cum pot fi identificate riscurile ? astfel incat sa le cuprinzi pe toate sau cat mai multe .
Nu am avut contact mai mult de 2 zile cu sectia de nou nascuti, insa presupun ca marea parte a riscurilor au fost identificate pentru ca, teoretic pe baza acestei analize se decide cu ce aparate trebuie echipata o astfel de sectie. Alfel, procesul este similar cu orice alta initiativa. Identifici riscurile pornind de la: informatii istorice, ce s-a intamplat in trecut este foarte posibil sa se repete. Poti sa discuti cu alte spitale sau sectii astfel incat sa vezi in ce masura nu ai luat in calcul unele riscuri la care altii s-au gandit, in plus impreuna cu echipa de pe sectie cred ca se poate alcatui o lista pe baza experientei voastre cu potentiale riscuri. O varianta mult mai practica, ar fi sa cauti in literatura de specialitate, pe care cu siguranta o cunosti mai bine decat mine, sa faci o lista suficient de mare si apoi discutati ce anume din lista respectiva se aplica sau este valabil si pentru voi. Sper ca raspunsul meu sa iti ofere macar un punct de plecare.