Senzația că project managementul este un instrument sofisticat este, uneori, justificată prin faptul că sună prețios. Dar, oare, chiar este atât de complicat pe cât pare?
Voi prezenta, într-o serie de articole, ce înseamnă project managementul în firme mici (3-20 persoane), câteva instrumente care sa simplifice modul de lucru, o analiză a problemelor frecvente și câteva soluții utile. Bonus, vom face trecerea de la idee la proiect, păstrând accentul pe firmele mici.
Câteva întrebări, pentru o mai bună organizare, astfel încât să atingi rezultatele dorite într-un timp rezonabil:
- cum definești proiectul?
- cum obții claritate pentru toți cei implicați?
- cum faci o planificare minimală?
- cum determini echipa să acționeze și să execute consistent, în baza planului?
Simplificarea definițiilor
Un proiect are 3 mari caracteristici:
- este unic: facem pentru prima dată un lucru nou, nu repetitiv;
- este temporar: are un inceput si un sfarsit;
- este secvențial: activitățile se desfășoară una după cealaltă.
Deși definiția managementului de proiect pare complicată, aș sumariza-o prin:
totalitatea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și a resurselor pe care le ai la dispoziție, astfel încât să duci la bun sfârșit un proiect.
Să luăm un exemplu concret: vrei o aplicație nouă de software. Cele 4 etape sunt:
- Selectarea aplicației;
- Calculul de rentabilitate. Este utilă, sau nu? Ce beneficii îți aduce
- Instalarea propriu zisă;
- Utilizarea. Cum putem beneficia de ea astfel încât să simplifice, nu să complice lucrurile?
Să mai adăugăm câteva exemple :
- Cum schimbi un furnizor de servicii de contabilitate, de exemplu
- Recrutarea de noi membri în echipă.
- Lansarea unui produs nou pe piață.
Toate aceste inițiative pot fi «împachetate» foarte ușor sub forma unui proiect, pe care îl gestionezi ca atare.
Astfel, orice inițiativă nerecurentă, care are un început și un sfârșit și care are un oarecare nivel de complexitate, poate sta sub umbrela unui proiect. Aș caracteriza managementul proiectelor în firmele mici, ca fiind gestionarea unei inițiative astfel încât procesul să fie:
- Util.
- Ușor de implementat.
- Ușor de gestionat.
Să nu uităm de unde am plecat, de la complicat la simplu:
proiectele sunt inițiative, iar managementul de proiect este un mod de rezolvare eficient și simplu, care te ajută să te organizezi mai bine atât pe tine, cât și pe ceilalți.
De ce un articol pe această temă?
De-a lungul timpului, în interacțiunea cu firmele mici, am observat două tipologii:
- cei care mai realizaseră proiecte, știau despre ce este vorba și, pe deasupra, cunoșteau beneficiile managementului de proiect. Ei bine, nu lor le este dedicat acest articol.
- scepticii. Combinația dintre rezistența la schimbare și percepția greșită asupra managementului de proiect duce la un mod de lucru ineficient și, deci, la timp pierdut și la frustrări.
Ei bine, iată cele 7 beneficii ale managementului de proiect:
- Impactul unui proiect de success într-o firmă mică este mult mai mare decât într-o firmă mare. De ce? Pentru că fiecare mic succes poate face diferența, uneori, chiar și între profit și pierdere.
- Profitul și succesul nu se obțin peste noapte. Marea calitate a proiectelor și, în special, a organizării proiectelor este că-ți ofera ocazia să planifici și să implementezi idelile mult mai repede. Daca observi că ideea nu este bună este un lucru fantastic, te poți reorienta rapid fără a consuma timp și resurse. Un alt aspect: dacă obiectivele propuse la începutul anului nu au fost atinse, să zicem, nici în octombrie, n-ar fi fost, cumva, mai utilă o planificare a proiectelor?
- Îți simplifici viața folosind eficient instrumente speciale, în loc să ții minte tot ce ai de făcut. Sau tot ce crezi că ai de făcut. Sau 20% din ce ai de făcut…
- Îi ajuți pe ceilalți, atunci cand definești clar cine și ce are de făcut.
- Livrezi rezultate atât pentru tine, cât și pentru ceialalți. Dacă ai avut măcar o dată problema motivării echipei, ei bine află că unul dintre factorii principali este progresul. Motivația unei echipe este direct proporțională cu valoarea și cu rezultate livrate.
- Când te organizezi, poți obține mai multe lucruri în același interval de timp, fiind mai relaxat.
- Poți aloca timpul rămas hobby-urilor, sau îl poți petrece cu familia ori cu prietenii.
Beneficiile enumerate mai sus sunt mai puțin întâlnite în literatura de specialitate, mai puțin rigide și sper să le simți la nivel personal.
Filosofia de lucru
Legat de project management și, în particular, de proiectele firmelor mici filosofia mea este:
- Este esențial să înțelegi ce fac instrumentele și procesele utilizate în managementul de proiect. Desigur, păstrând proporțiile: pentru proiectele mici mai puțin decât pentru proiectele mari, pentru că umbrela este mai mică.
- Este important să știi de ce folosești acele instrumente, ce vrei să obții și cum le adaptezi nevoilor tale.
- În afară de beneficiile materiale și de eficiență, cel mai important lucru este că managementul de proiect îți face pur și simplu viața mai ușoară.
Continuarea în următoarele articole. Asigură-te că ești înscris la newsleter pentru a le primi.
