Management-ul timpului, al costurilor si al resurselor sunt puncte critice in gestionarea oricarui proiect. Iar pentru a obtine cele mai bune rezultate, trebuie sa incepi cu o organizare cat mai buna a informatiei relevante si o comunicare eficienta in cadrul echipei.
Iti voi prezenta mai jos trei variante de instrumente care te pot ajuta in acest sens.
1. Agenda
Este cel mai simplu mod de a-ti lua notite pe marginea proiectului tau. Poate functiona intr-o oarecare masura in cazul proiectelor mici, personale, in care “tu centrezi, tu dai cu capul”.
Insa daca esti membru al unei echipe, fiecare interactiune si update presupune munca de rescriere. Iar daca esti chiar project manager-ul echipei, e cazul sa treci cel putin la varianta Excel pentru a-ti usura viata.
2. Fisierul Excel
Este un tool superior agendei, care iti permite un grad mai inalt de organizare. Cu toate acestea, si el functioneaza cel mai bine pentru un singur utilizator.
Iata cazurile in care Excel-ul nu se va ridica la inaltimea asteptarilor:
Sincronizarea si alinierea cu membrii echipei
Atunci cand lucrezi in echipa, fiecare modificare realizata de un membru al echipei atrage dupa sine nevoia de a-i updata pe ceilalti participanti la proces.
Acest lucru se poate realiza partajand fisierul sau trimitandu-l pe email, dar poate deveni dificil sa urmaresti toate modificarile in timp real.
Eficientizarea timpului
In functie de marimea si complexitatea proiectului / proiectelor in care esti implicat, va trebui sa-ti aloci resurse suplimentare de timp pentru a gasi, actualiza si verifica informatia in excel (si pe email).
Minimizarea erorilor umane
In cazul fisierelor partajate, daca nu ai suita Office 365, nu vei putea fi niciodata sigur ca lucrezi pe ultima varianta a fisierului sau ca un alt user nu a modificat / sters din greseala o informatie relevanta.
Alocarea si managementul resurselor
Toata lumea are acces la aceeasi cantitate (mare) de informatie, desi nu are neaparat nevoie de ea. De aici rezulta consumarea unor resurse de timp suplimentare din partea fiecarui membru al echipei – fiecare trebuie sa cunoasca intregul proiect pentru a se asigura ca stie ce sarcini are si ca le realizeaza in timp util.
Pentru mai multa claritate, accesul rapid si usor la informatia relevanta, fiecare membru al echipei ar avea nevoie de un excel/sheet separat pentru task-urile sale.
Dar asa cum partile unui proiect sunt in relatie de interdependenta, acest lucru este valabil si pentru task-uri, iar neasumarea sau intarzierea task-urilor unei persoane poate genera probleme pentru task-urile celorlalti.
Dinamismul proiectului
Nu exista notificari in timp real pentru status-urile task-urilor (modificare, intarziere, finalizare). Devine necesar follow-up-ul “manual” al project managerului pentru verificarea fiecarui task individual si actualizarea membrilor echipei.
Overview/ status rapid al proiectului
O alta limita a excel-ului tine de imposibilitatea de a obtine rapid, “dintr-o privire”, un status al proiectului la care lucrezi.
Daca parti ale proiectului tau sunt inter-relationate, situatia devine si mai complicata, pentru ca in excel nu poti gestiona eficient aceste dependente, iar o parte deficitara a proiectului va influenta pe celelalte dependente de ea.
Raportarea
Presupune, de asemenea, timp si munca in plus pentru project manager.
Mobilitatea
Nu in ultimul rand, fisierele excel sunt dificil de vizualizat pe mobil. Deci, daca ai nevoie sa verifici rapid o informatie, nu te va ajuta foarte mult.
Concluzie
Excel-ul este o solutie buna pentru tine si echipa ta numai daca nu doresti sa investesti timp – pentru a invata sa folosesti o aplicatie de Project Management – sau bani, desi exista variante bune care sunt gratuite.
3. Aplicatiile de Project Management
Aduc impreuna toate avantajele agendei si ale excel-ului, depasind si limitele implicate de ele. Folosind o aplicatie de Project Management beneficiezi de:
- transparenta si control – toate informatiile in acelasi loc, sub forma unui dashboard cu un design prietenos
- acces si modificare usoara a informatiei
- comunicare imbunatatita in cadrul echipei de proiect
- notificari in timp real
- raportare si status updates rapide.
Nu inseamna insa ca nu exista si aici minusuri, iar cele mai frecvente sunt:
- rezistenta la schimbare – folosirea aplicatiei presupune un efort de invatare si acomodare
- lipsa de implicare – nu toata lumea foloseste sistemul/ updateaza informatiile corect si la timp
- unii membri ai echipei se pot simti controlati.
Deja cred ca ti-ai facut o idee destul de buna despre ce poti si ce nu poti face cu ajutorul instrumentelor discutate.
Acum e randul tau sa-l alegi pe cel care te va ajuta sa-ti desfasori activitatea cat mai eficient si mai usor. Nu uita sa tii cont si de membrii echipei cu care interactionezi si… alege intelept!
Daca esti in cautarea unui template excel care sa te ajute, il gasesti aici, iar daca doresti o recomandare pentru o aplicatie de Project Management, citeste acest articol.
In loc de incheiere
Te invit in sectiunea de comentarii sa impartasesti ce folosesti in momentul actual pentru planificarea si monitorizarea proiectelor tale.
