Sa incepem cu o definitie:
Criteriile de acceptanta, sunt acele criterii, care includ cerintele si conditiile esentiale impuse si care trebuie indeplinite pentru ca livrabilele sa fie acceptate.
Daca ar fi sa spunem o scurta povestioara si care sa fie pe intelesul tuturor, ar suna cam asa:
- la un moment dat in procesul de interactiune cu clientul apare o cerinta
- indiferent de nivelul de complexitate sau de marimea proiectului aceasta cerinta trebuie sa fie documentata (daca facem paralela cu PMI, „ce nu este scris, nu exista”)
- daca toate lucrurile merg ca pe roate, pana la sfarsitul proiectului, tu vei livra ceea ce ai promis si vei acoperi cerinta clientului. Acesta va fi multumit de ceea ce a primit si daca este la fel de multumit de absolut tot ce ii vei da, inseamna ca ti-ai facut treaba.
Scenarii in care lucrurile nu stau asa:
1. Clientul isi schimba cerinta pe parcurs:
„Vreau ca sistemul meu sa functioneze mai repede”. Tu imbunatatesti sistemul si la sfarsit clientul spune: „eu imi doream si mai repede”
2. Exista posibilitatea ca persoana din partea clientului sa nu mai fie in firma, iar ce ai stabilit tu ca trebuie facut atunci sa nu-si mai gaseasca raspunsul decat in ceea ce ai documentat.
3. Clientul devine carcotas si isi doreste sa obtina mai mult.
Foarte multe persoane, si aici nu ma refer doar la munca in proiecte, sunt capabile sa formuleze cerinte mult mai clare si mai detaliate, abia dupa ce isi dau seama despre ce este vorba.
Exemplu: renovezi apartamentul si abia dupa ce vezi cum arata sufrageria (culoarea peretilor, parchet, mobila) esti in stare sa spui cum ar trebui sa arate draperiile, corpul de iluminat si alte mici detalii. Desigur, asta daca nu esti un mic designer de interior si ai o viziune clara inca de la inceput. 🙂
Indiferent in care dintre situatiile de mai sus te afli si lucrurile nu functioneaza ca pe roate, trebuie sa definesti niste criterii masurabile care sa valideze la sfarsit faptul ca ti-ai facut treaba.
Asa ca vin si va propun o reformulare a definitiei pentru a avea o intelegere mai buna:
Criteriile de acceptanta, sunt acele criterii, anterior definite pornind de la cerinte, pe baza carora se face acceptarea livrabilelor.
Tot in proiecte afirmam ca o faza s-a finalizat, in momentul in care avem un livrabil acceptat. Acceptarea acestuia se face tot pe baza criteriilor de acceptanta.
Asa ca, pentru a avea o trecere lina de la o faza la alta si pentru a putea sti foarte clar de la inceput ce trebuie sa faci, pentru a considera proiectul finalizat atat tu cat si clientul, trebuie sa-ti definesti cum trebuie criteriile de acceptanta.
Sfatul meu:
- Cand definesti criteriile de acceptanta stabileste criterii obiective de masurare
- Acceptarea livrabilelor este bine sa se faca impreuna cu persoanele cu care ai definit initial criteriile de acceptanta
Exemplul 1:
Cerinta: Importul de date se face in 30 de minute, imi doresc sa se faca mai repede.
Criteriu de acceptanta: Imi doresc ca importul de date sa se realizeze in mai putin de 10 minute.
Exemplul 2:
Cerinta: Imi doresc o cafea buna.
Criteriu de acceptanta: Imi doresc o cafea care sa nu fie facuta la filtru si sa fie proaspat macinata, care sa aiba un plic de zahar brun si 10% lapte.
Este adevarat ca cerintele trebuie sa fie formulate cat mai clar, si sa fie si masurabile, insa in cazul in care nu s-a intamplat acest lucru, asigura-te ca macar criteriile de acceptanta sunt definite corespunzator.
Este un principiu care spune:
„Daca nu definesti cerinta foarte clar, primesti altceva.”
Daca si tie ti s-a intamplat macar o data sa ceri ceva si sa ti se aduca altceva, cu siguranta intelegi importanta formularii corecte.
Bafta in proiecte!
