Project managementul presupune realizarea proiectelor intr-o anumita perioada data. Pentru unii, project managementul inseamna chiar realizarea proiectului in cel mai scurt timp posibil.

Pentru a te asigura ca tii lucrurile sub control, este recomandat sa folosesti anumite instrumente specifice. Unul dintre ele este Microsoft Project. Insa chiar si cu unele programe puternice de project management, te poti trezi ca proiectul tau dureaza mai mult decat ai planuit.

In acest caz, foloseste una sau mai multe dintre urmatoarele metode de compresie a timpului:

1. Modifica dependentele, astfel incat task-urile sa inceapa mai devreme, daca este posibil

Te poti uita peste toate task-urile din proiect, insa pentru a afecta data de sfarsit a proiectului, trebuie sa faci ajustari doar la task-urile care se afla pe drumul critic. Pe masura ce modifici durata task-urilor, s-ar putea ca alte task-uri sa devina critice, asa ca fii atent in permanenta ce task-uri se afla pe drumul critic.

Asigura-te ca atunci cand aplici o constrangere sau o data unui task, acestea sunt absolut necesare. Oriunde poti, modifica constrangerile in cele flexibile, de genul As Soon As Possible sau As Late As Possible. Constrangerile inflexibile (Must Start on, Must Finish on) trebuiesc evitate pe cat de mult posibil.

Analizeaza atent task-urile si verifica daca dependentele sunt absolut necesare. Daca doua task-uri nu depind una de cealalta, atunci sterge dependenta dintre cele doua sau gandeste-te daca cele 2 task-uri pot incepe in acelasi timp: daca da, atunci modifica dependenta “Finish to Start” in “Start to Start”.

2. Creeaza dependente care se suprapun atunci cand este nevoie, folosind lead time

Lead time este o suprapunere intre 2 task-uri care sunt dependente. Daca un task poate incepe cand predecesorul sau este pe jumatate terminat, poti crea o dependenta de tipul Finish to Start si sa ii atribui succesorului un lead time de 50%. Insereaza lead time-ul ca o valoare negativa a lag-ului.

De exemplu: Esti programator si creezi un softwere nou. Poti incepe testarea soft-ului chiar daca soft-ul nu a fost terminat complet. Sau esti web developer si vrei sa creezi un website. Poti testa functionalitatea site-ului, chiar daca acesta nu a fost completat.

Asigura-te ca folosesti lead time corespunzator si doar atunci cand este absoluta nevoie. Lead time este o metoda foarte eficienta de a micsora durata unui proiect.

3. Adauga mai multe resurse la task-urile auto-scheduled si effort-driven pentru a le termina mai devreme

O metoda cheie in scurtarea drumului critic si a datei de sfarsit a proiectului este adaugarea de resurse la task-urile critice astfel incat durata lor sa se micsoreze.

De exemplu: doi oameni care lucreaza la un singur task il pot termina de 2 ori mai repede. Ca acest lucru sa aiba efect, task-urile trebuie sa fie fixed-units si effort-driven sau fixed-work. Atunci cand mai adaugi o resursa pentru acest tip de task-uri, cantitatea de munca pentru fiecare resursa se micsoreaza.

Totodata, atunci cand adaugi mai multe resurse, scade durata, dar creste si costul. Ai grija totusi cum adaugi resurse pentru task-urile critice. Daca resursele nu sunt la curent cu ceea ce trebuie sa faca, s-ar putea sa consumi mai mult timp pentru a intelege despre ce este vorba, decat timpul pe care ai vrut sa il reduci.

4. Reduce cantitatea de slack pentru task-urile individuale (free slack)

In cazul in care afirmatia de mai sus suna „sofisticata” este datorita faptului ca este intr-un limbaj specific project management. Da-mi voie sa clarific:

• Free slack reprezinta cantitatea de timp cu care un task poate fi amanat inainte sa influenteze durata altui task.

• Total slack reprezinta cantitatea de timp cu care un task poate fi amanat inainte sa influenteze data de sfarsit a proiectului.

Tehnica consta in a folosi resursele care lucreaza la task-uri non critice si a le aloca task-urilor critice. Sau iei oameni de acolo de unde nu arde si le aloci task-urilor care sunt pe drumul critic, adica acolo unde arde. Seamana cu punctul de mai sus, in plus aduce valoare in momentul in care nu ai resurse suplimentare la dispozitie si trebuie sa le folosesti pe cele pe care le ai deja.

Pentru a face acest lucru, afiseaza free slack si identifica resursele care se califica pentru a fi realocate. Pentru a vedea free slack-ul unui task, procedeaza astfel:

tab View → Gantt Chart → Detailed Gantt Chart
tab View → Tables → Schedule.

Info: free slack-ul iti va aparea in Gantt Chart ca o linie subtire, dupa durata unei activitati.

Un task cu 0 (zero) slack inseamna ca este critic, de aceea nu trebuie sa reduci cantitatea de free slack a unui task noncritic la 0 (zero), pentru ca acesta va deveni critic.

5. Imparte task-urile mai lungi in task-uri mai scurte si fa o parte din munca in paralel

Daca ai un task foarte lung (durata de vreo 3-4 zile) care nu necesita sa muncesti incontinuu, il poti imparti in task-uri mai mici, iar in timpul liber dintre aceste task-uri mai mici sa incepi lucrul la alt task, lucrand astfel in paralel.

De exemplu: trebuie sa zugravesti o camera, care presupune aplicarea mai multor straturi, asteptarea ca sa se usuce primul strat si apoi aplicarea stratului doi. Poti imparti acest task mai lung in task-uri mai scurte, iar in timp ce astepti sa se usuce sa incepi lucrul la alt task.

6. Gandeste-te daca anumite task-uri sunt necesare sau nu pentru proiect

Trebuie sa analizezi fiecare task si sa te gandesti daca este necesar sau nu pentru proiect, daca se poate renunta la el.

De exemplu: poate nu este nevoie de audit pentru fiecare etapa a proiectului.

7. Externalizeaza o parte din munca atunci cand anumite resurse nu o pot completa

Trebuie sa verifici disponibilitatea resurselor pentru a te asigura ca sunt gata pentru a finaliza task-urile propuse. Daca unele nu sunt disponibile, poti externaliza o parte din munca altor resurse, pentru ca task-ul sa fie completat la timp.

Asigura-te ca faci aceasta verificare din timp si ca bugetezi aceasta activitate. Daca o faci pe ultima suta de metrii s-ar putea sa vrei sa externalizezi si sa nu ai buget.

 

Acestea sunt 7 metode prin care poti sa reduci durata proiectului tau atunci cand esti in criza de timp.

Acum este randul tau! Spune-mi cum reusesti sa redresezi proiectul atunci cand simti ca intarzie.