Uneori, un project manager poate deveni echivalentul unui Supererou! Da, exista aceasta conceptie si este reala! Ideea apare atunci cand tu, ca project manager, asezi pe hartia alba tot ce stii si mai ales tot ce trebuie sa faci.
Totusi, este departe de mine sa consider aceasta varianta ca adevarata, doar ca realitatea demonstreaza ca fara un bagaj serios de cunostinte e dificil sa faci fata proiectelor complexe. Cu cat multitudinea proiectelor te aglomereaza si cu cat corporatia in care lucrezi este mai complexa, cu atat sarcina ta, de a duce lucrurile la capat, este mai anevoioasa.
Rolul meu este sa te sprijin. Iata, intr-o ordine aleatorie, 17 skill-uri de care trebuie sa dispuna un project manager autentic si descurcaret.
1. Task management, mereu in capul listei!
Potrivit site-ului wikipedia, task management reprezinta gestionarea task-ului pe durata intregului ciclu de viata al acestuia. In acest sens, poti folosi de la un to-do list simplu, pana la un software specializat de project management.
“An individual who has in his mind that he can accomplish a certain task is far more likely to succeed than the individual that has it in his mind that he will fail.” ― Daniel Willey
In ce ma priveste, daca impart in doua tinta la care un project manager trebuie sa se concentreze, ar fi in felul urmator: asez in capul listei task managementul si abia ulterior adaug leadershipul.
2. Effective Communication. Fii succint si clar!
In mod normal, un project manager petrece majoritatea timpului in activitati de comunicare. Totusi, degeaba stii ce ai de facut daca esti incapabil sa-ti clarifici ideile si sa-ti faci viziunea cunoscuta. Fii logic, succint si clar!
„Skill in the art of communication is crucial to a leader’s success. He can accomplish nothing unless he can communicate effectively.” – Anthony Robbins
3. Stakeholder management. Capata incredere!
Dinamica proiectelor este vertiginoasa. Lucrezi in tip cascada si cu cat sunt mai multe persoane implicate in proiect, cu atat este mai important managementul stakeholderilor.
De la identificarea tuturor celor implicati in proiect pana la depistarea nevoilor si a intereselor, precum si pana la gestionarea acestora e drum lung. Totusi, cu cat iti calculezi mai bine pasii, cu atat iti vei face viata mai usoara si cu atat mai rapid vei capata increderea actionarilor. Fii convins, rezultatul va fi pe masura!
„A true architect is not an artist but an optimistic realist. They take a diverse number of stakeholders, extract needs, concerns, and dreams, then create a beautiful yet tangible solution that is loved by the users and the community at large. We create vessels in which life happens.” ― Cameron Sinclair.
4. Change management. Fii tu schimbarea!
Indiferent de ipostaza in care te afli, fie ca esti project manager la un client sau detii aceeasi pozitie la un furnizor, un lucru este cert: Proiectul la care lucrezi vizeaza o schimbare.
Aceasta trebuie cat mai bine gestionata, pentru ca lumea s-o accepte iar rezultatul sa fie cel scontat. Ai invatat din experienta ca poti implementa cel mai bun produs, dar daca nimeni nu-l foloseste, nu ajuta la nimic. Oamenii au nevoie sa li se explice pe limba lor, doar ca nu au timp sa ceara.
5. Pariez pe MS Project!
Planificarea este o conditie sine qua non a reusitei unui proiect, mai ales ca – explicam de curand – este cheia cu care iti usurezi munca!
Exista o sumedenie de instrumente de planificare, care iti pot face viata mai usoara, dar recomandarea mea este sa nu privesti catre altii, ci sa te uiti in oglinda. Gandeste-te cine esti, ce ti se potriveste si, mai ales, ce urmareste proiectul tau!
In ce ma priveste, eu recomand MS Project, pentru ca este unul din cele mai raspandite si mai puternice unelte de planificare. Iti garantez, insa, ca odata ce vei reusi sa le stapanesti, te vei adapta oricarei situatii, indiferent ce instrumente vei avea la dispozitie.
Daca MS Project ti-a trezit interesul si vrei sa afli toate detaliile, citeste aici o serie de articole tehnice dedicate acestei teme. Pariez ca-ti vor fi de folos!
6. Office (Excel si Powerpoint). Cum, nu stii???
Poate parea o gluma, dar daca – in ziua de azi – habar n-ai sa folosesti Excel, inseamna ca esti analfabet, de-a binelea! Ei, revino-ti, stii ca glumesc! Totusi, e bine sa stii ca daca ai dificultati cu aceste programe, e posibil sa nu te angajeze nimeni.
Probabil ca stii deja, dar important e de ce ai nevoie de asta, ca project manager. Simplu:
- faci bugete,
- simulari,
- majoritatea template-urile pe care le completezi sunt formulate in Excel.
Nici nu mai iau in calcul situatiile de-a dreptul exasperante in care, dupa ce ai pus cap la cap un Project Plan in MS Project si te-ai asigurat ca toata lumea are acces la el, folosind o astfel de aplicatie sau una echivalenta, se va trezi Marele Sef de Trib sa-ti ceara o versiune in Excel, dar sa fie si cu Graficul Gantt, ca altfel nu are haz!
Apropo de Power Point, era si o gluma la un moment dat: ”Din ce categorie face parte Mihai: dintre cei care pun osul la treaba si care muncesc concret, sau dintre cei care plimba powerpoint-uri dintr-o parte in alta?”. Chit ca nu suna deloc frumos, se pare ca macar cu Power Point-ul e obligatoriu sa te familiarizezi.
Lasand gluma, Power Point este solutia pentru status report, prezentari de impact si pentru suport in sustinerea unor proiecte!
7. Ascultare Activa sau… casca urechile!
„It was impossible to get a conversation going, everybody was talking too much.” – Yogi Berra
Indiferent cat control iti doresti sa detii si cat de mult vrei sa te afirmi, vine acel moment cand este important sa asculti si sa intelegi. Nu de alta, dar pe langa gura, ai si doua urechi!
Cu cat proiectul este mai amplu si cu cat sunt implicate mai multe persoane, ei bine, cu atat este mai important sa intelegi ce are de spus celalalt, decat sa devii un gramofon stricat, care acapareaza toata discutia cu o singura idee.
Fara indoiala, ai simtit si tu pe pielea ta ca, daca mai multi ar intelege ce inseamna Ascutarea activa si nu ar mai vorbi unii peste altii, poate si sedintele ar dura mai putin si ar fi mai eficiente. Iar povestea asta te duce direct la… punctul urmator:
8. Meeting management, sau condu sedintele cu grija!
In functie de tipul de organizatie in care lucrezi sau de tipul clientului pentru care implementezi un proiect, sedintele, sau mai bine zis, managementul si gestionarea corespunzatoare a discutiilor, este vitala.
O sedinta organizata bine poate face diferenta intre atingerea obiectivelor si un fiasco total. Ca stakeholder, poti avea o echipa multumita sau o armata de oameni convinsi ca esti varza. Mai exista, e drept, varianta ca tu sa ai o idee geniala, dar daca nu te adresezi pe limba auditoriului, colegii nu vor intelege exact ce doresti.
Poate suna dur, dar e teribil de adevarat. Unde mai pui ca, un alt aspect important este sa nu scapi lucrurile din mana si subiectul sa nu deturneze dramatic. Si durata sedintelor poate fi o problema, pentru ca nu trebuie sa lucrezi la repezeala, dar nici sa bati apa in piua, de dragul de a fi ascultat.
9. Orienteaza-te spre rezultat si ai grija sa nu te… ratacesti!
Uneori, orientarea directa catre rezultatul final poate parea un cliseu, dar alte voci sustin ca aceasta strategie este o perspectiva foarte pragmatica.
Indiferent de perceptie, este vital sa ai o anume viziune clara si indiferent din ce zona bate vantul, de cum se aliniaza astrele si mai ales dincolo de cate greutati apar pe drum, trebuie sa fii capabil sa inchei proiectul asa cum ti-ai propus.
Eu interactionez zilnic cu o multime de persoane, cu mentalitati diferite si cu firi opuse, astfel ca am invatat perfect ca, in munca de project management, cu cat proiectele se inmultesc, cu atat se va mari si numarul persoanelor cu care interactionezi. Din acest motiv, cand vad pe cineva ca trage mata de coada, ma intreb retoric: ”Oare ce va pati X daca proiectul va fi sau nu finalizat la timp, sau daca el nu-si va atinge obiectivele?”.
Eu sufar de ambitie: Daca incep un proiect, trebuie ca la final, acesta sa fie un succes, iar asta, in timp util! Altfel, nu ma inham la drum. Totusi, nu mica mi-a fost mirarea cand am intalnit oameni care raspund sec ca, daca intarzie finalizarea proiectului, nu e un cap de tar. Ei bine, stii tu vorba aceea: pestele de la cap se impute.
Indiferent cat de motivata sau de nemotivata este echipa, daca persoana mai putin motivata este insusi project managerul, atunci exista o sansa mare sa se aleaga praful de proiect. Asa ca, atentie cum te orientezi catre rezultat, ca sa nu te ratacesti!
10. Status reporting. Raportul tau nu trebuie sa lase loc de interpretari!
Nimeni nu lucreaza de capul lui, asa ca, mereu cand trebuie sa pregatesti un raport pentru managementul superior, trebuie sa te concentrezi la cateva intrebari:
- Ce vreau sa obtin de la meeting-ul urmator?
- Am scris acest lucru inteligibil? Oare ce reactie ulterioara se poate declansa?
Scopul oricarui status este facilitarea intelegerii proiectului si adoptarea unor decizii optime, astfel incat lucrurile sa evolueze. Aceasta este tinta raportului tau!
Cheia rezolvarii problemei poate fi mai simpla decat iti imaginezi. Intreaba-te, de fiecare data: ”Ce as intelege eu, daca as citi acest text?”. Din acest motiv, concentreaza-te si creaza un raport care sa fie interpretat corect chiar daca este studiat in lipsa ta!
11. Problem solving (puzzle). Dezamorsarea crizei, o cheie vitala!
Ei bine, nu stiu care este perspectiva ta, insa eu cand ma gandesc la Project Management, primul lucru care imi vine in minte este tocmai un puzzle incalcit, creat pe principiul “nu-ti este clar despre ce este vorba, proiectul nu are o solutie imediata, nu e usor, dar chiar si asa vrei sa te implici!”.
Doar ca, imediat trebuie sa realizezi ca, indiferent cat de incurcate sunt sforile, mereu exista o solutie, iar daca stii cum sa pui problema si sa aduci la aceeasi masa persoanele potrivite, automat vor aparea solutiile.
Talentul de a dezamorsa situatiile de criza si de a rezolva problemele reprezinta o cheie vitala! Altfel, oricat de bine ti-ai planifica pasii, oricat de clare ti-ar fi lucrurile, mai devreme sau mai tarziu tot va aparea ceva neprevazut, care te poate lovi cand ti-e lumea mai draga.
12. Social – blending – flexible approach, sau… fii diplomat!
In viata, exista situatii in care nu mai conteaza functiile si tot ce e important se rezuma la nivelul relatiilor interumane.
Pe scurt: ori m-ai convins dinainte, ori te sprijin pentru simplul fapt ca am o simpatie pentru tine. Altfel, n-as avea nici timp si nici chef, asa ca ori nu te ajut, ori o fac exact cand nu mai ai nevoie.
N-ai intalnit pana acum asemenea oameni? Crede-ma pe cuvant, e plina lumea de ei! Cu toate astea, interactiunea cu cei din jur, abilitatea de a te integra in grupuri si flexibilitatea de care dai dovada in incercarea de a te inconjura de oameni de tot felul, toate aceste detalii pot face diferenta tocmai in momentul in care nimeni nu are timp de tine sau chiar nici nu si-a propus, initial, sa te sprijine.
13. Delegare. Diviziunea sarcinilor nu inseamna “munca de jos”!
O sa razi, dar povestea asta cu delegarea sarcinilor mi-a venit in minte tocmai pentru ca eu sunt acum in situatia in care am nevoie de un asistent! Da, mi-ar fi teribil de ajutor o persoana de incredere, careia sa-i transfer task-uri multe si marunte, care imi ocupa timpul, care nici nu sunt pretioase, dar fara de care nu pot avansa.
In urma cu vreo doua – trei luni, o colega imi spunea: ”Sunt prea valoroasa si prea bine platita ca sa editez power point-uri si sa fac formatari!” Numai ca, vrem – nu vrem, chiar si muncile pe care le consideram (gresit) de jos trebuie facute.
Asadar, dincolo de dorinta mea exprimata public, abilitatea de a selecta acele task-uri si de a le delega mai departe este expresia reusitei in tentativa de a-ti usura viata, sau, daca discutam corporatist, in performanta de a te ocupa, concomitent, de mai multe lucruri importante.
14. Presiunea este normala. Fa-i fata!
In societatea contemporana, termenele limita au devenit ceva normal, mai ales cand bugetele reduse sunt aproape o certitudine. Din acest motiv, capacitatea de a face fata presiunii si de a te descurca in situatii de criza este o conditie esentiala a supravietuirii.
Exista situatii dificile la tot pasul si poate chiar si in echipa ta, dar diferenta majora intre a te lasa dus de val si a face doi pasi in spate consta in:
- Constientizarea situatiei
- Acceptarea situatiei
- Cautarea pasilor urmatori, a strategiei necesare avansarii proiectului
Ei bine, daca reusesti sa faci acest lucru si pentru cei din jurul tau, nu numai pentru tine, deja esti in alta liga si meriti felicitari!
15. Time management. Calculeaza-ti timpul si vei avea mai multe satisfactii!
In acest capitol ma refer strict la managementul timpului tau personal si nicidecum la secventieri, estimari, monitorizari de activitate sau la grafice Gantt.
Important e ca tu sa nu intarzii! Sau, mai clar, fii foarte atent la felul in care iti gestionezi timpul, din momentul in care iti incepi ziua pana cand aceasta se incheie. Ce faci dupa ceaiul de dimineata, cand citesti e-mailurile si cand raspunzi la ele, daca ti-ai facut planificarea si prioritizarea de dimineata sau chiar cu o seara inainte, toate aceste amanunte conteaza enorm, in ceea ce reprezinta economia de timp.
Imi amintesc ca, in urma cu vreo doi ani, lucram la trei proiecte in paralel si mi se parea dificil. Intre timp, insa, am avut ocazia sa dezvolt si cate 12 – 15 proiecte, in acelasi timp, pe care le-am dus la bun sfarsit.
Cum am reusit? Am invatat ca intotdeauna este loc de mai bine, mereu exista ceva de invatat si daca te organizezi eficient si iti gestionezi timpul corespunzator, poti sa duci in carca un volum mult mai mare de munca. De aici, vei avea si incomparabil mai multe satisfactii!
16. Political Savvy. Atentie la context!
„There are times when interpersonal skills are not enough to garner the support needed from the organization on one or more project tasks. In these cases, project managers use senior leadership support to get things done. Project managers are very good at scheduling update forums with senior leadership and functional leaders, to ensure that all business functions are making the project a priority”
Cu alte cuvinte, in acelasi timp cu restul coordonatelor pe care ti le-am oferit mai sus, este vital sa intelegi tot ce tine de politica, de interese, de obiectivele personale ale tale si ale celor cu care intri in contact, astfel incat sa stii cum sa te organizezi in functie (si) de aceste aspecte.
17. Leadership skills
La inceputul articolului, iti vorbeam despre doua aspecte cheie:
- task management-ul
- leadership-ul.
Asadar, voi incheia pledoaria mea cu Leadership-ul!
Poate vei fi intrigat si imi vei sublinia faptul ca unele aspecte enuntate anterior sunt inlcuse in ceea ce inseamna Leadership, insa gestionarea oamenilor in proiecte poate face diferenta si, pe masura trecerii timpului, se dovedeste ca Stakeholder management capata o relevanta si o incarcatura mai mare alaturi de Leadership.
Spune-mi parerea ta!
Este randul tau, iar eu vreau sa aflu parerea ta! Care dintre ideile enumerate si argumentate mai sus ti-a trezit cel mai mult interesul, ce te-a durut mai mult in timpul in care ai incercat sa-ti rezolvi proiectele si care au fost motivele pentru care ai ajuns in impas?
Scrie-mi un comentariu si trimite-mi parerea ta!
