Sunt convins ca, indiferent de mediul in care activezi, ai avut perioade in care agenda ta era (sau este, in permananta) incarcata de sedinte. Fie ca sunt planificate de tine, fie ca ideea a aparut din alta parte, sedintele ocupa un spatiu important in activitatea fiecaruia dintre noi, indiferent de tipul de firma.
Iata de ce, in acest articol, vom vorbi despre aceste intalniri, incepand cu definitia termenului si continuand cu motivele pentru care este sau nu cazul sa organizezi un meeting. Vom trece in revista tipurile de sedinte, cateva recomandari, iar la final vei primi o serie de linkuri unde poti apela la lecturi suplimentare pe aceasta tema.
1. O definitie care naste nedumeriri
Cea mai simpla definitie a meetingului, potrivit site-ului Wikipedia, este:
Doua sau mai multe persoane se intalnesc, pentru a discuta una sau mai multe topici.
Ei bine, descrierea sumara a fenomenului lasa loc de interpretari sau de intrebari, precum:
- Cum stim daca pierdem timpul de pomana sau nu?
- Cum aflam daca merita sau nu sa participam la sedinta respectiva sau sa organizam o alta intalnire.
Pentru a consulta site-ul Wikipedia si a avea acces la mai multe comentarii pe aceasta tema, e suficient sa dai click pe linkul https://en.wikipedia.org/wiki/Meeting.
De asemenea, pentru a intelege mai exact cand este cazul sa fie convocata o sedinta, iti ofer o fotografie printata, gasita de curand pe biroul unui prieten. Sursa oficiala a articolului, scris in anul 2013 de catre Elizabet Grace Saunders: https://hbr.org/2013/02/break-your-addiction-to-meetin.
2. Verificari preliminare
Pe scurt, inainte sa organizezi un meeting, e indicat sa-ti adresezi cateva intrebari (daca aceasta munca pica in ograda ta):
- Am analizat corect situatia, inainte de a trimite invitatia (convocarile) la sedinta? Daca ai dubii, planifica din timp si reanalizeaza. Altfel, pot aparea riscuri inutile.
- Este necesar un ajutor extern? In situatia in care este improbabil acest lucru, blocheaza-ti agenda si lucreaza individual!
- Este obligatoriu nevoie de interactiune si de dialog pentru a avansa proiectul? Daca nu, fii economicos si trimite un e-mail.
- Intalnirea face – to face este imperativa? In situatia inversa, foloseste un alt tip de comunicare (telefonica, virtuala, etc), evident in ipoteza in care birourile nu sunt alaturate, pentru ca altfel pot aparea diverse interpretari paguboase.
- Planifica sedinta!
3. Intalniri si obiective diferite
Exista mai multe tipuri de sedinte, de intalniri, iar mizele sunt diferite.
Esential este sa definesti corect obiectivul meetingului, sa stii exact ce doresti sa obtii si – daca e cazul – la ce idei sa cedezi, sa planifici activitatile pana in cel mai nesemnificativ punct si in functie de aceste calcule (la care se adauga durata sesiunii), sa facilitezi o discutie coerenta.
Categoriile de meetinguri:
- Sedinte de status
- Kick Off meeting
- Sedinte de raportare sau de informare
- Intalniri create pentru a facilita o decizie
- Sedinte destinate rezolvarii unei probleme
- Scrum meetings (Stand-up, review, retrospective, etc)
- Work sessions meeting
- Meeting de planificare
- Off – side meeting (sau evadare)
- Interviu (inclusiv de angajare)
- Meeting creativ sau brainstorming
Sfaturi utile, indiferent de tipul sedintelor
- Decide in raport cu oportunitatea organizarii unui meeting.
- Stabileste agenda si obiectivele intalnirii.
- Alcatuieste o lista cu audienta.
- Trimite agenda celorlalti participanti si asigura-te ca fiecare cunoaste motivul si scopul invitatiei, mai ales cand cineva are ceva de pregatit.
- Trimite invitatia cu informatiile de suport necesare.
- Daca, in urma unui eveniment, prezenta cuiva anume nu mai este atat de importanta cum parea la inceput, nu ezita sa-i comunici. Desi exista posibilitiatea sa-i fi dat peste cap programul, in proportie de 90% oamenii se bucura atunci cand castiga timp, intr-un mod neprevazut.
- Fa o introducere si faciliteaza discutia.
- Noteaza-ti discutiile, pe parcursul sedintei, sau roaga un coleg sa se ocupe de acest aspect. Nu inregistra, exista posibilitatea sa creezi panica in randul colegilor!!!
- Stabileste pasii urmatori si responsabilii.
- Trimite minuta, cat mai rapid dupa incheierea sedintei.
- Asigura-te ca faci follow-up cu responsabilii desemnati fiecareia dintre activitatile definite.
Exista posibilitatea aparitiei unor elemente de detaliu, care tin de conjuncturi si pe care nu aveam cum sa le surprind. Totusi, in mod normal, daca respecti acesti pasi, ar trebui sa nu intampini probleme!
Doua resurse, care iti pot usura munca:
- Mind Mapping tool (eu am folosit cel mai mult Mind Manager, XMind, FreeMind)
- Relativ recent am achizitionat un set de template-uri, de pe site-ul www.girlsguidetopm.com, care s-au dovedit utile si pe care ti le recomand!
Concluzii
- Cand o sedinta nu este neaparat necesara, anuleaz-o!
- Evita sindromul ADHD in sedinte
- Planifica, in avans, tot ce este predictibil.
- Nu cheltui timpul oamenilor.
- Chiar daca esti angrenat in multe activitati, iar agenda este stufoasa, acorda atentie la ce se intampla in proportie de 100%. Fii prezent!
- Daca trebuie sa iei o decizie sau daca esti in situatia de a vinde o idee in zona interna, planifica-te ca atare.
- Daca ai nevoie de participarea activa a altor persoane, analizeaza atat materialele care vor fi prezentate, cat si asteptarile audientei.
In final, iti adresez o intrebare la care iti propun sa meditezi: Daca toate meetingurile in care participi ar merge ca pe roate, cat ai castiga?
Spor la treaba!
Lecturi suplimentare
- 70% Of Your Time At Work Is Wasted—How To Change That | www.fastcompany.com
- Why Meetings Kill Productivity | www.psychologytoday.com
- You’re Going to Waste 31 Hours in Meetings This Month | www.hubspot.com
- Understanding the Myths About Project Status Meetings | www.amanet.org
- The Wasted Workday | www.theatlantic.com (Nu dispun de un studiu realizat in Europa sau in Romania, dar am sentimentul ca si la noi lucrurile se petrec in mod similar).
- Running Effective Meetings | www.mindtools.com (Se refera la template free si la template free agenda).
