Ei, prietene, cand ai dus ultima data comunicarea la policlinica? Vorbesc serios, stiu ca fiecare dintre noi avem o parere buna in ce ne priveste si ca suntem convinsi ca facem lucrurile cum trebuie, mai ales atunci cand vine vorba despre comunicare. Ne descurcam, nu-i asa, ca nu e chiar atat de complicat. Sau nu-i asa de simplu?

“Cea mai mare problema in materie de comunicare este iluzia ca aceasta a avut loc” – vorba din batrani

Ei bine, eroarea capata dimensiuni majore in momentul in care iluzia continua si mai este si alimentata. Din acest motiv, pentru a nu cauza pagube majore si pentru a preveni efectele pe termen lung, e bine sa duci comunicarea la doctor, in acelasi mod in care incerci sa gestionezi si inerentele probleme de sanatate.

Context

Probabil ca povestea legata de comunicare a ajuns deja un cliseu si in mod firesc, cineva care lucreaza in project management si a citit macar o carte sau a mers doar la primul curs, stie ca 90% din activitate tine de comunicare.

Ca de obicei, insa, lucrurile nu sunt atat de simple pe cat par, asa ca e bine sa stii la ce sa te astepti si cum sa procedezi, atunci cand se rupe filmul. Iata de ce sunt tentat sa nuantez putin procentul, in functie de mediul de lucru si de tipul proiectului:

• Majoritatea activitatii este legata de comunicare pentru ca vorbesti cu echipa, cu managementul, cu furnizorii si cu toate partile implicate, pentru a defini ce este de facut, ce trebuie raportat, etc.

• 80% din activitate (sau poate mai putin) tine de comunicare, asta daca nu dispui de un asistent care te poate ajuta cu latura administrativa, cu stabilirea meetingurilor si cu sincronizarea agendelor, cu pregatirea rapoartelor (ma refer nu doar la ce presupun continutul si editarea), cu legatura intre partile implicate si cu realizarea follow-up-ului consistent. Daca, totusi, consideri ca aspectele enumerate mai sus reprezinta activitati care te vor ajuta mai tarziu, atunci putem vorbi despre un procentaj de  80% -90%. Dar, ce mai conteaza, daca nu comunici corespunzator, ajungi s-o dai in bara!

8 motive din pricina carora plutesti in deriva

1. Nu comunici la timp

Nu comunici la timp, iar cand iti dai seama este, deja, prea tarziu.

2. Folosesti acelasi limbaj

Folosesti acelasi limbaj, template sau fisier cand comunici si cu echipa dar si cu managementul superior.

3. Iti scapa detalii importante

Aici ma refer la greselile involuntare, nu la cele intentionate ☺.

4. Lucrezi in pripa

Lucrezi in pripa, pentru ca nu niciodata nu ai timp si nu esti hotarat in privinta roadelor pe care vrei sa le obtii in urma comunicarii.

5. Te concentrezi pe o singura directie

Te concentrezi exclusiv pe o singura directie si pierzi imaginea de ansamblu.

Exemplu: Informezi constant managementul superior, insa neglijezi legatura cu utilizatorii de business sau cu beneficiarii finali.

6. Alegi acelasi tip de abordare

Alegi acelasi tip de abordare, indiferent de natura comunicarii sau de contexte diferite.

Exemplu:

• Cand dai status si transmiti ca lucrurile merg bine dar procedezi similar si cand lucrurile sunt intarziate sau cand ai nevoie de mai multe resurse ori, mai rau, cand lucrurile au explodat.
• Ideal ar fi ca, pentru fiecare din aceste variante, sa ai strategii diferite.
• Atentie, aici nu vorbesc despre un template ci despre felul in care abordezi lucrurile, despre modul in care frazezi, ma refer inclusiv la persoanele alaturi de care te aliniezi si tot asa!

7. Presupuneri gresite

Presupui ca daca lucrurile sunt clare pentru echipa si pentru tine, automat sunt la fel de clare si pentru ceilalti. Gresit!

8. Capcane

Consideri ca daca ai suportul managementului este suficient pentru a avea suportul intregii companii. Este o capcana!

Cum functioneaza controlul

Poti urma exemplul vizitei la medic si e bine sa te intalnesti cu cineva caruia sa-i impartasesti contextul si provocarile de care te-ai ciocnit, iar aici ma refer la o persoana priceputa in a te ajuta sa-ti dai seama de ce poti face mai bine si mai ales de modul in care poti pune in practica acest tratament la care ai apelat. Apoi, se aplica o strategie pe termen mediu, timp in care poti monitoriza cat de bine prinde in practica strategia stabilita de comun acord.

A doua varianta este autoevaluarea. In paralel, poti gasi o victima, de exemplu colegul cu care impartasesti cele mai multe lucruri si cu care te mai sfatuiesti in momentele in care lucrurile incep s-o ia razna.

Recomandarea “Medicului Ciprian”

Organizeaza o sesiune de Lesson Learned (lectii invatate) sau – ca sa folosim un limbaj din SCRUM/Agile – fa o retrospectiva.

Retrospectiva = Intalnirea cu echipa alaturi de care analizezi ce a mers bine, ce a functionat defectuos si mai ales ce merita schimbat in iteratia urmatoare.

2 pasi in materie de comunicare

1. Convoaca o sedinta in care analizezi situatia pana in cele mai mici detalii si in care deschizi absolut toate subiectele sensibile.

Modul de abordare este simplu: observi cat de functionala s-a dovedit comunicarea cu echipa, cu stakeholderii si cu managementul superior.

2. Gandeste-te la feedback-ul primit si la imbunatatirea acestuia.

Un chestionar pentru linistea ta

La final, ti-am pregatit un chestionar provocator, cu o lista de aspecte ce trebuie urmarite in zona de comunicare, astfel incat autoevaluarea sa dea roadele scontate. Sunt ceva mai tehnice, dar sper sa-ti fie de folos.

1. Construiesti relatii puternice cu stakeholderii cheie ?
2. Afli si intelegi interesele celor implicati si cum fiecare defineste succesul in cadrul proiectului ?
3. Informezi persoanele cheie de decizie si pe cele care sunt implicate in executie cu privire la riscurile, problemele care apar si planul de actiuni propus ?
4. Faci o analiza a stakeholderilor astfel incat sa stii cum sa abordezi diferite situatii critice in functie de interlocutor ?
5. Gestionezi eficient stakeholderii dificili si conflictele care apar ?
6. Esti implicat in discutii si asculti in mod activ chiar daca nu esti personajul cheie al sedintei ?
7. Soliciti feedback constant pentru a imbunatati activitatea, sau doar la finalul proiectului, ca sa dea bine ?
8. Stabilesti formal responsabilii si urmaresti progresul activitatii lor pe durata proiectului ?
9. Tii informate in mod activ persoanele implicate si afectate de proiect ?

Foloseste cele 9 puncte de mai sus si acorda-ti o nota de la 1 la 5 pentru fiecare dintre ele si vezi ce poate fi imbunatatit.

In loc de incheiere

In ultimii ani, am facut acelasi exercitiu cu echipele de proiect pe durata workshop-urilor pe care le-am organizat, iar comunicarea a fost de genul:  “Top 3 – Cauze pentru care proiectele intarzie sau esueaza de fiecare data”.

Asadar, daca simti ca, intr-un anumit proiect, lucrurile incep sa scartie, vezi ce poti imbunatati in materie de comunicare!