Intr-o perioada aglomerata, cand toate proiectele de amploare sunt prioritare si cand interesele se ciocnesc la tot pasul, initiativele mici ajung, inevitabil, pe plan secundar.
De multe ori, acestea se transforma in esecuri, pentru ca stau prea mult la coada, pana sa devina prioritare.
Zilnic, avem de-a face cu munca operationala, care tine totul in miscare, in plus vorbim despre proiecte sau despre programe. Acestea pot fi mari, mici, pot beneficia de bugete colosale sau pot fi chiar si nefinantate, pot implica o armata de oameni sau un efectiv de 2 – 3 persoane.
In tot amalgamul acesta, este usor de identificat in ce zona se concentreaza atentia managementului si implicit a persoanelor implicate.
De altfel, exista si legea lui 80/20 care spune ca trebuie sa ne ocupam de acele putine lucruri importante, care sa genereze cel mai mare impact. Adevarat!
Totusi, proiectele mici, nebagate in seama, genereaza zgomot, frustrare si cu siguranta sunt mancatoare de timp, spre deosebire de situatia ideala in care le-ai dedica un minimum de resurse si o farama de timp, pentru a le gestiona in modul oportun.
Intr-o companie mare, unde in mod constant se deruleaza proiecte de milioane de euro, e foarte posibil ca aceste mici initiative sa treaca neobservate.
Insa, in cazul micilor antreprenori si chiar in situatiile de genul “eu centrez, eu dau cu capul”, initiativele cu bataie scurta pot face diferenta.
Sa trecem in revista un Top 5 alcatuit din problemele care pot aparea in cazul acestor initiative.
1. Proiectele mici nu sunt recunoscute si identificate. La timp!
In aceasta situatie, capcana principala este ca micile proiecte sa fie confundate cu activitatile zilnice si sa nu primeasca nici resursele necesare si nici nivelul de prioritate adecvat.
In consecinta, lucrurile sunt lasate pe ultima suta de metri, mai ales ca ele nu reprezinta prioritati, iar la final, cand se trage linie, observam ca nu am obtinut rezultatele scontate.
Fie ca nu a fost timp suficient, fie ca nici macar nu le-am acordat atentie, indiferent de motive, gasim scuze. Oricum era prea greu si nu puteam duce lucrurile la bun sfarsit, cert este ca realizam asta abia la final.
Cum identifici un astfel de proiect
- Proiectul este one time, versus operational care are o frecventa crescuta. (exemplu: stabilirea si scrierea unei proceduri versus inchiderea contabila, la final de luna).
- De obicei, e nevoie de mai multe persoane implicate.
- Este necesar un plus de abilitati.
- Exista posibilitatea ca acest gen de initiative sa fie o noutate.
- Timpul si costurile devin mai greu de estimat, dincolo de activitatile care intra in bugetul initial.
Dupa ce ai indentificat proiectul, contureaza un obiectiv si cateva cerinte clare!
2. Proiectele mici nu au sponsorship
Pentru a nu folosi un limbaj de lemn, specific industriei, cand vorbesc despre project sponsor ma gandesc la o persoana superioara din punct de vedere ierarhic, care dispune de resursele necesare derularii proiectului si care este dispusa sa le puna la dispozitie. Aceasta persoana:
- stabileste obiectivele proiectului,
- initiaza proiectul,
- numeste project managerul.
Aceasta lipsa de sponsorship in cazul proiectelor mici nu trebuie sa conduca la ideea ca nu exista o persoana capabila sa sponsorizeze initiativa sau ca nu ii acorda importanta, deoarece nu se afla pe lista de prioritati. Chiar daca intervin mici probleme, acestea nu se discuta la timp.
CONCLUZIE:
Dupa ce ai identificat proiectul, cauta potentialul sponsor si prezinta-i initiativa suficient de clar, incat aceasta sa arate a proiect viabil.
Nu complica lucrurile mai mult decat este nevoie! La proiectele mici ai o sansa mai mare sa primesti suportul necesar, daca exprimi claritate, directie corecta si mai ales daca esti capabil sa controlezi situatia, in loc sa faci din tantar, armasar.
3. Nu se dedica timp planificarii
De ce planificarea devine (aproape) un lux? Pentru ca proiectele sunt mici si noi reusim sa le facem printre picaturi.
Daca ti se pare ca pierzi vremea planificand, asteapta si vezi cat timp se scurge de pomana reparand nimicuri, atunci cand lucrurile explodeaza.
In cazul proiectelor mici, secretul este sa nu sari peste aceasta faza. Tocmai pentru ca nu vorbim despre situatii complexe, opreste-te cateva ore si foloseste o serie de instrumente minimale, pentru a nu complica lucrurile mai mult decat este cazul.
PONT:
In ce ma priveste, indiferent de proiect, fac urmatorii pasi:
- O lista de buleturi pentru partea de initiere si pentru motivatia intreprinderii proiectului.
- O lista de cerinte initiale.
- O lista de potentiale riscuri.
- Un WBS (link detalii)
- Un tracker dedicat monitorizarii activitatii pe parcursul proiectului.
Nota: Pentru proiectele care necesita formalizare, lucrurile se complica. Putin, doar putin!
4. Comunicarea este neglijata
Comunicarea, bat-o vina! Un amanunt atat de simplu si de banal este, pe atat de tare doare atunci cand este neglijat.
Planificarea te va ajuta sa-ti creezi o imagine de ansamblu, astfel incat sa poti oferi proiectului mai multa claritate si sa poti comunica mai usor. Insa, daca ai de-a face cu mai multe persoane care sunt prinse in alte activitati, ar fi bine sa recurgi la urmatoarele metode:
- Intalniri periodice. Mai bine organizezi sedinte scurte si la obiect, decat sa sariti peste ele.
- Faci un tur de masa pentru un scurt update. Incepi tu si apoi fiecare impartaseste ce a facut in ultima perioada. (Cu cat mai scurt, cu atat mai bine!)
- In timpul prezentarii update-ului, actualizezi informatiile de care ai nevoie, fie intr-un tracker, fie intr-o minuta a sedintei.
- In functie de situatie, analizeaza potentialele riscuri si problemele aparute.
- La final, trimite minuta tuturor persoanelor implicate.
- La minim – minimorum, foloseste un spatiu comun pentru colectarea fisierelor si a informatiilor.
In rest, comunica ad-hoc cu toti cei implicati, atunci cand este cazul. Daca respecti pasii enumerati mai sus, lucrurile ar trebui sa mearga ca unse!
5. Aceste initiative nu sunt luate in serios
Chiar si in ipoteza in care te-ai organizat si ai reusit sa faci un plan minimal, ai pus in practica elementele enumerate mai sus si ai scapat de majoritatea problemelor, exista posibilitatea de a mai aparea o piedica. In cazul proiectelor mici, exista sansa ca lucrurile sa nu fie luate in serios. Intr-o asemenea situatie, se pierde tractiunea, iar lumea fuge de implicare.
- Progresul devine invizibil, situatie in care atat tu cat si echipa veti fi demotivati.
- Beneficiarii incep, usor – usor, sa fie dezamagiti.
- Starea de spirit se escaladeaza, astfel incat un proiect simplu se transforma intr-un proiect zgomotos.
Lista poate continua, dar cred ca, in contextul in care fiecare dispune de o lista proprie, cu o alocare de responsabilitati si cu o structura vizibila, ai o sansa mai mare sa duci la capat micile initiative, fara ca persoanele din jur si partenerii sa le perceapa ca pe o corvoada si fara sa simta ca-si irosesc energia pe initiative marunte.
Lectii invatate
- Daca realizezi ca vorbim despre un proiect si nu despre o munca operationatala, discuta cu potentialul sponsor si dedica 30 de minute acestui subiect. Lipsa unui project manager, indiferent cat de mic si de simplu este proiectul, duce la deteriorarea claritatii, a tractiunii si a integrarii.
- Proiectele nu esueaza la final ci chiar de la inceput, insa fie din pricina faptului ca nu ne dam seama de erori, fie ca nu vrem sa recunoastem problemele existente. Din acest motiv, dedica un timp minim planificarii: contureaza cerintele, schiteaza o structura (WBS) si identifica taskurile.
- Orice proiect are riscuri si intampina dificultati. Neidentificarea lor sau refuzul de a le dedica timpul necesar reprezinta capcane, care pot genera surprize neplacute. In cazul proiectelor mici, avantajul major sta in posibilitatea identificarii din timp a problemelor, in tratarea lor corespunzatoare, pana la eradicarea acestora, eliminandu-se, astfel, zgomotul care ar putea fi generat.
Acum este randul tau! Lasa-mi un comentariu si spune-mi ce riscuri si provocari ai intampinat in acest tip de proiecte?
