Acest articol este ideal pentru persoanele care initiaza proiecte. Motivele sunt date de importanta felului in care arata mediul si de identificarea conditiilor care trebuie sa fie indeplinite pentru sporirea sanselor de succes in indeplinirea dezideratului tau.

Pentru fericitii castigatori ai proiectului, care vor trebui sa duca munca la bun sfarsit, este important ca ei sa inteleaga de la inceput in ce se baga si care sunt caile spre succes. Inca din prima faza, iti poti construi un plan care, fie va fi influentat de constrangeri, fie se va baza din start pe propriile tale atuuri.

Asadar, ce este important sa urmaresti atunci cand primesti sau cand incepi un proiect nou?

N-ar fi ideala o lista care sa cuprinda cele mai importante puncte care trebuie bifate, astfel incat totul sa mearga ca pe roate? Probabil ca da si chiar daca reteta nu garanteaza 100% reusita, cu siguranta, daca vei tine cont de urmatoarele repere, vei avea numai de castigat.

1. Management suport

O initiativa care nu este suficient de importanta nu va fi avea niciodata resursele si suportul necesar.

O strategie de amploare, care nu are suportul management-ului este sortita esecului. Momentul oportun in care trebuie punctat acest factor este chiar inceputul discutiilor. Astfel, vei defini asteptarile, iar lumea se va obisnui cu noua initiativa si implicit cu modul tau de lucru.

Mai mult decat atat, verifica daca toate persoanele implicate raspund la urmatoarele intrebari, legate de perceptie si de atitudine:

1. Constientizeaza nevoia acestui proiect si motivul pentru care se implementeaza o astfel de intiativa?
2. Are un castig personal din implementarea proiectului, acel “what’s in it for me?” ?
   • Atentie: urmareste punctul lor de vedere si motivatia personala, nu cea legata de business.
   • Sugestii legate de felul in care iti poti influenta partenerul de la care ai asteptari: Automatizarea unui flux cu mai putine batai de cap pentru el si pentru echipa lui, castig de imagine in cadrul companiei sau al grupului si o optimizare de buget. Imi asum riscul de a fi cinic, dar daca viitorul partener are ceva de castigat, e clar ca va fi de partea ta!
3. Este dispus sa intervina, atunci cand este nevoie de suport? Urmeaza ca, mai departe, sa fie de datoria ta sa ridici la fileu momentele cheie in care ai nevoie de acest suport.

2. Definirea clara a obiectivelor

In stransa legatura cu punctul anterior, toti actorii implicati trebuie sa aiba o intelegere clara si comuna a obiectivului care, mai tarziu, va fi detaliat si va deveni un punct de referinta pe intreaga durata a proiectului.

Iata 3 idei pentru care merita sa te zbati si sa definesti corespunzator obiectivele:

• Tot ce nu se gaseste pe aceeasi linie cu obiectivul proiectului nu ar trebui sa necesite atentie si implicare. Spun ca nu ar trebui, pentru ca daca nu ai un obiectiv foarte clar, de cele mai multe ori vei avea surprize. Neplacute!
• In momentul in care obiectivul nu mai este de actualitate sau devine nerealizabil, e bine sa punem punct si sa nu mai cheltuim banii si resursele proiectului, doar de dragul de a finaliza ceva derizoriu.
• Succesul tau si al proiectului este dat de cele mai multe ori de gradul de indeplinire al acestui obiectiv. Si atunci te intreb: N-ai vrea ca obiectivul pe baza caruia esti evaluat sa fie foarte clar???

3. Proiectul este realist si planificarea reflecta realitatea. Urmeaza un review constant

Ai inteles care este obiectivul.  Atat tie cat si echipei va este clar ce este de facut.

Acum, trebuie sa te apuci de treaba, sa faci calculele necesare  si sa vezi daca rezultatul planificarii tale si asteptarile management-ului converg sau macar sunt cat de cat apropiate.

In cazul (foarte probabil) in care exista o diferenta intre cele 2 valori, iti recomand cu caldura sa-ti iei inima in dinti si sa deschizi o discutie pentru alinierea asteptarilor, indiferent de consecinte.

Iti recomand un capitol din “What you need to know about project management”. Cauta sectiunea numita generic: “Project manager and not Magician”.

Poate ca ti-a venit zambetul pe buze, insa in cazul in care te pricepi sa scoti iepuri din joben, imi retrag afirmatia de mai sus si poti sa mergi linistit mai departe, chiar daca exista diferente majore intre rezultatele planificarii si termenul asteptat/impus.

Dupa ce ai planificat si ai aliniat asteptarile, e nevoie sa urmaresti constant planul si sa-l adaptezi realitatii, pe masura ce progresezi.

4. Ai resursele necesare si competente pentru derularea proiectului

Norocul face ca, in ultimii ani, sa fi avut ocazia sa lucrez in mai multe initiative de redresare a proiectelor aflate in impas.

Unul din criteriile pe care le urmaresc atunci cand preiau astfel de initiative este acela al disponibilitatii resurselor competente

Nu vreau sa par rautacios, asa ca da-mi voie sa ofer cateva explicatii.

Degeaba ai resurse alocate proiectului, daca nu sunt disponibile atunci cand ai nevoie de ele! Cum, la fel de bine, poti sa ai cea mai buna strategie si planificare, insa oamenii alaturi de care lucrezi nu au competentele necesare implementarii proiectului.

Intr-o asemenea situatie, vei livra ceva incomplet si de o calitate care lasa de dorit. Asa ca, tine cont de sfatul meu si mai bine spune-ti parerea acum, decat sa regreti mai tarziu ca ai tacut.

5. Guvernanta bine definita, pentru linii de raportare clare si o comunicare eficienta

La acest punct subliniez necesitatea meeting-urilor, mergand pe principiul ca, desi cateodata pot fi consumatoare de timp, daca sunt organizate cum trebuie reprezinta un instrument ideal de comunicare si de aliniere intre parti.

In plus, un meeting poate fi un moment prielnic rezolvarii si deblocarii problemelor.

Nota:

• In cazul in care nu esti familiarizat cu conceptul de guvernanta, mai jos gasesti un articol in limba engleza, preluat din libraria PMI.org, care acopera subiectul.
• Governance rules! The principles of effective project governance

Din punctul meu de vedere, acesta este topul primelor 5 conditii pe care le urmaresc la inceputul unui proiect. Responsabilitatea acestor conditii este impartita intre sponsori si project manager.

Sunt constient de acest lucru, dar, cu toate acestea, e bine ca aceste conditii sa fie indeplinite si toata lumea sa aiba vizibilitate asupra lor, cat mai devreme cu putinta.

Tema de gandire

Daca simti nevoia sa completezi lista cu alte conditii, astept cu nerabdare parerea ta, in sectiunea de comentarii!