Poate ca si tu esti implicat in mai multe proiecte sau initiative, in acelasi timp. La fel de probabil este ca, desi nu esti prezent 24 de ore din 24, anumite lucruri depind de implicarea ta directa.
Sunt un adept al planificarii si foarte probabil, daca nu mi-as planifica activitatea as fi fost mancat pana acum.
Lucrurile neplanificate au mici sanse sa fie rezolvate.
Cu toate acestea, activitatea zilnica te prinde intr-o bucla si exista posibilitatea sa te trezesti la un moment ca ai calendarul ocupat, aproape in totalitate.
Asadar, disponibilitatea ta pentru echipa de proiect, poate fi dedicata
- Sedintelor saptamanale de proiect
- Sesiunilor de analiza
- Sesiunilor de lucru
- Sedintelor de update
- Alte situatii, care necesita atentia si disponibilitatea ta.
- Lista poate continua si poti adauga elementele repetitive, in functie de specificul proiectului tau.
Daca, asa cum ar fi normal, esti 100% implicat in ceea ce faci si daca lista de mai sus poate fi completata cu alte 2-3 proiecte, putem concluziona cu usurinta ca marea majoritate a timpului esti blocat.
Cu toate acestea, ai nevoie de timp pentru alte activitati de proiect, pe care de obicei le intreprinzi individual:
- Planificarea activitatilor viitoare
- Update-ul documentelor
- Pregatirea pentru prezentari
- Analiza si urmarirea riscurilor, etc …
In plus, mai ai nevoie de timp si pentru tine, de la planificarea pranzului, pe care nu tot timpul ai sansa sa-l iei, pana la cele la 30 de minute din fiecare zi de miercuri, timp in care incerci sa-ti faci ordine in activitatile suplimentare, aparute saptamanal.
Daca esti implicat in proiecte, indiferent de gradul de formalizare sau de speta in care lucrezi, cu siguranta te-ai aflat intr-o astfel de situatie.
In acest context, te intreb
- Planifici exclusiv activitatile din proiect pe care le faci cu echipa, iti planifici si timpul necesar pentru activitatile individuale sau mergi pana la cel mai mic detaliu si calculezi inclusiv putinul timp liber de care dispui ?
- Ce instrumente folosesti?
- Ai incercat sa-ti planifici toate activitatile? Daca da, cum ti s-a parut ca functioneaza mai bine : Cu sau fara planificare?
Salutare,
Interesantă tema. Uneori chiar ma întreb daca procedez corect sau nu . Pe lângă ședințele clare pentru proiectele pe care le am imi blochez agenda si cu taskuri (update documente, clarific anumite aspecte, răspuns la anumite mail uri unde musai este nevoie de răspunsul meu pentru avansare etc ). Prânzul întotdeauna este blocat – pentru ca daca nu ar fi sigur cineva s-ar gândi sa imi pună o ședinta si clar nu as mai mânca . Eu una fără planificare nu as putea funcționa. Pentru mine ce nu este scris nu exista. Planificarea in MS Project. Folosesc agenda din Outlook pentru taskuri ce trebuie sa le fac intr-o anumită zi sau folosesc Tasks din Outlook. Spor in toate !
As mai adauga cateva chestiuni de care eu personal tin cont in planificare:
-imi prioritizez livrabilele pentru a evita sa planific taskuri irelevante
-imi planific stakeholder management meetings- desi practic stiu cand incep dar niciodata nu pot prevede cand termin 🙂 Managementul emotiilor celor implicati in proiect nu apare pe planning niciodata 🙂
– imi impart intodeauna TO DO list in MUST HAVE & NICE TO HAVE list
Profesional nu pot functiona eficient fara planificare si proceduri clare de lucru, iar gradul de detaliu al planificarii este dat de fiecare proiect in parte. Folosesc MS Project, MS Outlook, Trello. Exista, insa, 3 momente esentiale pentru mine:
1. Cafeaua de dimineata – 30 de minute in liniste, inainte sa inceapa agitatia. Arunc un ochi pe to do list, imi pun gandurile in ordine.
2. Masa de pranz – 30-60 de minute, in functie de cat de aglomerata este ziua respectiva. Nu pot trai cu iaurt si covrigi, asa ca imi aloc timp sa mananc. Nu raspund telefon, nu citesc e-mail-uri; este momentul meu de respiro.
3. 10-30 minute la sfarsitul programului – revizuire to do list pentru ziua urmatoare.
Timpul personal este important, in functie de chef si de vreme stabilim pe loc ce urmeaza sa facem sau unde sa mergem. Singurele activitati personale pe care le planificam din timp sunt vacantele, renovarile, achizitiile mai consistente.
Nu reusesc sa-mi planific in detaliu toate activitatile. Incerc, dar probabil nu sunt suficient de ordonată.
Ma organizez in doua feluri:
Felul intai: daca am experienta deja si am mai avut proiecte asemanatoare, stiu hopurile si momentele in care pot s-o incurc si stau „de straja patriei”, actionez anticipat si preventiv, pentru ca mi-am luat-o in freza in fel si chip…
In timpul unui astfel de proiect arat ca un zombi, mananc preponderent vegetal si pește iar tensiunea e praf.
Felul doi: daca proiectul e nou, e si mai rau 🙂 – am sanse mari sa improvizez, dar sunt setata pe calm si luciditate.
Sunt in alerta maxima, sunt chitita pe rezultate si comunicare echilibrata.
Am de furca cu felul in care comunic pentru ca intreb mult. Oamenii comunica cifrat iar eu trebuie sa extrag adevarul si realitatea din cuvintele lor.
Oricum, organizez un proiect nou in functie de resurse, client si deadline.
Ma tin de agenda lui si explic actiunile.
Personal cred ca organizarea zilnica este extrem de utila – nu folosesc agende sau organizatoare ci hartie simpla pe care o scriu cu pixul, o tin pe birou iar cand am treaba afara, o tin in buzunar ca pe lista de cumparaturi 🙂