Te astepti ca, dupa multi ani petrecuti in bransa si dupa ce ai capatat experienta necesara, lucrurile sa mearga ca pe roate, sa nu ai parte de “surprize”, iar deciziile luate sa fie optime. Usor, usor, se ajunge la finalul proiectului, iar tu te uiti in urma, dar constati ca nu parcurgi acelasi traseu in fiecare proiect.
Un alt exemplu, mai putin fericit, ar fi acesta:
Incepi un proiect nou si cu toate ca lucrurile par sa mearga in directia corecta, realizezi ca nu ai luat cele mai bune decizii.
Asta este, se intampla! Important este sa vezi ce poti face mai departe.
Vorba unui clasic in viata:
“Mai bine zic si fac ce cred, decat sa nu fac si apoi sa-mi para rau”
Sa o luam cu inceputul
Intai si intai e vorba despre o decizie pe care trebuie sa ti-o asumi. Iata definitia din dex:
“Hotarare luata in urma examinarii unei probleme sau a unei situatii”
In acest context, trebuie sa intelegem ce este aceea o decizie buna. Am sa incerc sa-ti ofer doua variante, pentru ca raspunsul nu este chiar atat de simplu
1 – “Pe baza informatiilor disponibile si a analizei facute, ai luat cea mai buna decizie”.
2 – “Pe baza situatiei actuale si a analizei cat mai riguroase a acesteia, ai fost in stare sa identifici cat mai multe informatii relevante, astfel incat sa poti lua o decizie in cunostinta de cauza, beneficiind de suportul si de sustinerea de care aveai nevoie”.
Acum, daca vrei sa privesti problema intr-un mod egoist, care sa te faca sa te simti bine, te poti amagi cu idea ca prima varianta este corecta, insa cea de-a doua este optima, din punct de vedere etic. Altfel spus, indiferent de informatiile pe care le ai la dispozitie, intorci problema pe toate partile, astfel incat sa decizi ce este mai bine pentru proiectul tau.
Totusi, inainte de a merge mai departe, vreau sa-ti impartasesc cateva cauze probabile din pricina carora e posibil sa nu fi luat cele mai bune decizii.
Cauza 1 – Stakeholder management
Stiu ca tema este vasta, insa iti promit ca voi puncta doar elementele de baza. Pornesc din nou cu definitia:
“Identificarea tuturor persoanelor si a organizatiilor implicate si afectate de bunul sau mai putin bunul mers al proiectului tau”
Pe durata etapei de analiza, ar trebui sa identifici toti stakeholderii, inclusiv nevoile acestora, astfel incat, mai tarziu, sa fii capabil sa gestionezi diverse situatii cheie, in cunostinta de cauza.
Scenariul in care analiza nu a fost completa sau, si mai trist, inca nu a fost facuta, te duce inevitabil in situatia de a merge “LA GHICIT” sau “LA PLESNEALA”, adica la noroc.
Cu cat stakeholderul este plasat pe un post mai inalt in organizatie, cu atat mai mult risti sa iei decizile gresite, pentru ca, atunci cand nu ai toate necunoscutele unei ecuatii, problema este mult mai greu de rezolvat.
Ca sa eliminam norocul din ecuatie, din pacate stakeholder management-ul nu este un examen tip grila, astfel incat sa ai macar o sansa sa ghicesti cum sta treaba. Asa ca, sansa mai mare in a lua deciziile corecte este direct proportionala cu efortul depus in aceasta etapa si cu evaluarea corecta a calitatii rezultatului tau.
Concluzie: Daca nu stii cu cine si pentru cine lucrezi, este posibil sa livrezi ceva valoros pentru persoana sau pentru firma nepotrivita!
Cauza 2 – Nu face presupuneri
In general, mie imi place sa nu fac presupuneri, iar daca nu dispun de toate datele, imi doresc sa le aflu cat mai repede cu putinta.
Sigur, exista situatii in care planificarea se face intr-un context incert, insa si aceste presupuneri trebuie aliniate.
Asa ca, strict legat de punctul anterior, dupa ce ai o lista de presupuneri, elimina-le pe rand sau aliniaza-le cu toti factorii prezenti in respectivul context.
Concluzie: Presupunerile nevalidate sau gresite iti dau proiectul peste cap.
Cauza 3 – Un proiect nu seamana cu altul
Aceasta afirmatie pare un truism. Normal ca doua proiecte nu pot fi la fel. Totusi, daca mai multe lucruri raman neschimbate (oameni, industrie, departament), te astepti ca lucrurile sa mearga intr-o directie predictibila.
Gresit!
Cel mai intelept lucru este sa nu subestimezi situatia, sa abordezi lucrurile metodic si sa le reiei de la zero, ca si cum ai face acest lucru pentru prima data.
Sigur, vor fi persoane care spun ca pierdem timpul cu planificarea, ca am mai facut si in trecut aceste lucruri, ca mai avem altele pe cap.
Cat despre procese, metodologii si alte lucruri impuse, ele sunt bune, dar cu masura. Foloseste-le ca un guideline, insa tine cont ca de anumite lucruri e foarte posibil sa ai nevoie mai devreme iar altele, care par a fi pe lista scurta, pot sa nu fie prioritare. Long story short: Te uiti, vezi ce-ti trebuie si decizi ce folosesti si cand anume o faci!
Concluzie: Keep calm and do the planning!
Cum se comite aceasta operatie
Sa vedem acum si CUM se comite aceasta operatie, ca la identificat cauze suntem cu totii campioni mondiali, ca si la aratatul cu degetul.
Se spune ca problemele se rezolva atunci cand ai reusit sa identifici cauza reala. Dupa aceea, tot ce iti ramane este sa decizi ce faci cu respectiva informatie.
Mergem mai departe optimisti si cu speranta ca aceste cauze stau la baza problemelor aparute. Iata cum arata un potential plan de actiuni:
- Reevaluarea rapida a listei stakeholderilor si a nevoilor acestora
- Validarea sau invalidarea rapida a presupunerilor facute
- Validarea cerintelor si a obiectivelor, prin semnarea si asumarea acestora de catre beneficiari
- Oferirea a mai multa vizibilitate tuturor persoanelor implicate, pentru mai multa claritate
- Se recomanda o incredere mai mare in instinct, atunci cand lucrurile scartaie, decat in respectarea orbeasca a procesului
Acum e randul tau!
Daca te-ai aflat in situatia in care ai simtit ca anumiti factori te impiedica sa iei deciziile corecte, spune-mi care au fost cauzele principale care te-au indus in eroare!
