1. Task costs
Modul in care costul variaza este un indicator important in Microsoft Project. Raspunde la intrebarea daca task-urile se incadreaza sau nu in bugetul alocat?
Atunci cand costul total al unei activitati difera fata de costul estimat, fie ca este mai mic sau mai mare decat cel alocat, apare variatia de cost. Evaluarea acestei variatii iti sugereaza faptul ca trebuie sa modifici bugetul sau costului fiecarui task pentru a nu depasi valoarea totala alocata.
Gantt Chart view sau Task Usage view → tab View → Tables → Cost
In imaginea de mai jos poti vedea costul de baza (baseline), costul total, costul actual, costul ramas si costul fix.
Variatia costului este diferenta dintre costul total si costul de baza. Sa le explicam pe rand:
- Fixed cost – reprezinta un cost fix, care nu este afectat de durata unui task sau de disponibilitatea unei resurse. (exemplu: cumpararea unui laptop mai bun. Se plateste o anumita suma de bani o singura data)
- Fixed Cost Accrual – reprezinta modul in care costul fix se va calcula (start – costul se va aplica la inceputul activitatii, end – costul se va aplica la sfarsitul activitatii, prorated- costul se va aplica pe durata activitatii)
- Total cost – reprezinta costul total alocat activitatii respective (suma costurilor task-urilor completate si necompletate)
- Baseline cost – bugetul alocat, ce suma de bani a fost alocata.
- Variance – diferenta dintre total cost si baseline cost. Daca valoarea din total cost este mai mare decat cea din baseline, atunci am depasit bugetul alocat pentru acel task, respectiv pe proiect.
- Actual cost – reprezinta costul care a avut loc pana acum (costul task-urilor care s-au completat pana acum)
- Remaining cost – reprezinta costurile care vor urma sa se aplice pentru munca ce va urma sa fie efectuata.
Daca vrei sa urmaresti bugetul supra-alocat poti aplica filtrul astfel :
tab View → Filter → More Filters → Cost Overbudget
Info: pentru a anula acest filtru, mergi in tab-ul View, caseta Filter, iar apoi apasa pe Remove Filter.
2. Resource Cost
In functie de organizatie si de proiect exista cazuri in care costul resurselor nu se monitorizeaza. Poate te intrebi cum este posibil? Daca resursele sunt bugetate pe costul departamentului, de cele mai multe ori te afli in acest scenariu.
Daca in schimb, lucrezi pentru vendor, adica pentru cei care presteaza serviciile atunci cel mai probabil folosesti si aceasta functionalitate. Sa vedem cum actualizam costurile cu resursele.
View → Resource Sheet → Tables → Cost
Poti vedea:
- costul pentru fiecare resursa in parte,
- costul de baza si
- costul ramas.
In majoritatea cazurilor, valorile costurilor pentru resursele de tip work sunt derivate din rata de cost a fiecarei resurse multiplicata cu cantitatea de munca depusa de acea resursa.
Trebuie sa intelegi si cum anumite setari iti influenteaza costul:
Exemplu: Sa presupunem ca avem un electrician atribuit unui task cu acesti parametri:
- Calendar: tura de zi, 8 ore pe zi, 5 zile pe saptamana, intre 8 AM si 5 PM
- Cost / ora: 10 RON
- Overtime cost: 20 RON/ ora
- Disponibilitate: 100%
- Atribuit unui task care dureaza 2 zile: 50%
Electricianul nostru va lucra acele 2 zile part time, adica 8 ore in total cu un cost/ ora de 10 Ron. Inseamna ca aceasta resursa ne va costa 8×10 = 80 RON.
Dar daca modificam setarile astfel incat:
- Atribuie unui task care dureaza 2 zile: 150%
- Cantitatea de ore overtime autorizate: 8
Atunci costul cu resursa noastra se va schimba astfel: 12 ore / zi (150% din 8 ore), cu un total de 16 ore la costul standard de 10RON/ora si 8 ore la costul de 20 RON/ora, ceea ce duce la un cost total de 320 RON.
