Constientizarea si estimarea costurilor, de la risc la buget.

Cu siguranta ne este clar tuturor ca nu putem vorbi de un proiect fara sa ne raportam la costurile lui. Cu toate acestea, sunt project manageri (si numarul lor nu e mic, din pacate) care nu monitorizeaza costurile.

De ce? Pentru ca de obicei proiectele sunt legate de diferite procese de dezvoltare interna sau definire si optimizare de procese. Adica, mai pe scurt, pentru ca de fapt lipseste monitorizarea costului resurselor interne.

„Ei, cum nu! Sigur ca sunt monitorizate”, ma veti contrazice voi. Iar eu voi insista si va voi raspunde: „Da, dar nu la nivel de proiect!”

• Daca lucrezi cu un furnizor, sigur vei monitoriza fiecare banut.
• Dar daca lucrezi in cadrul unei companii, de cele mai multe ori nu o vei face, te vei concentra pe respectarea promisiunilor si pe livrarea rezultatelor la data stabilita, iar pe costuri numai daca implici o terta parte si generezi astfel costuri externe.

Exista insa scenarii in care este important sa estimezi toate costurile. Si poate ca nu gestionezi (inca) unul dintre ele, dar cu siguranta iti vor fi de folos aceste informatii, pentru ca vom discuta despre:

• cum faci estimarea costurilor, aplicand consistent si consecvent lucruri deja stiute
• ce altceva mai trebuie sa estimezi pe langa costuri
• cine te poate ajuta sa faci o estimare corecta si completa

Estimarea costurilor

Lucruri cunoscute pe care trebuie sa le aplici consecvent si consistent. Cand vorbim despre estimare, tehnicile nu sunt nici multe, nici total necunoscute:

• Estimare prin analogie
• Estimare parametrica
• Bottom-up estimating

1. Estimarea prin analogie

In ce masura o activitate din proiectul tau seamana cu ceva ce ai mai facut inainte?

• Daca seamana, atunci analogia consta in folosirea activitatii din trecut ca referinta pentru estimarea celei actuale.
• Daca sunt diferente, folosesti experienta anterioara pentru a le identifica si estimezi in consecinta.

Exemplu:

Data trecuta a durat 2 zile, acum cred ca va dura 2,5 zile, pentru ca mai facem ceva in plus. Daca atunci a costat 200 euro, probabil acum va costa 250 euro.

Daca exemplul este prea generic pentru tine, iata si unul mai concret, bazat pe aceeasi idee: pentru a estima cati bani ar trebui sa iei cu tine cand mergi data viitoare la cumparaturi, gandeste-te cat ai cheltuit la supermarket la finalul saptamanii trecute.

2. Estimarea parametrica

Seamana cu problema santului pe care o aveam, parca, prin clasa a 2-a: daca un om sapa un sant in 2 zile, atunci doi oameni (care nu stau de vorba cinci ore la o tuica mica) vor sapa santul intr-o zi.

Cam asa este si cu analiza parametrica:

daca poti estima la nivel mic, apoi aplici regula de trei simpla si vezi ce rezulta la un nivel mai mare.

3. Bottom-up estimating

Nu degeaba se spune despre WBS (Work Breakdown Structure) ca este atat cel mai bun instrument de comunicare, cat si baza planificarii in project management.

Pe scurt, WBS-ul este instrumentul care te ajuta sa structurezi munca si activitatile din proiect, de la general la concret, astfel incat sa poti spune clar: cine poate face activitatea respectiva, cat costa si cat dureaza ea.

Teoria afirma ca, daca ai estimat la un nivel mic, de detaliu, si apoi aduni estimatele de la nivelul inferior bottom-up, in mod normal vei obtine costul total al urmatorului nivel (al activitatii mari). Si procedand la fel, din nivel in nivel, vei obtine in final costul intregului proiect.

Exista insa si cateva mici secrete:

• Un WBS bun se face numai impreuna cu echipa.
• Daca ai dificultati in a estima o activitate, inseamna ca:
  • fie nu o cunosti suficient,
  • fie nu ai oamenii potriviti in echipa,
  • fie este nevoie sa o imparti in continuare in activitati mai mici, de baza.
• Calitatea estimatelor la nivel mic, de detaliu, este cea care iti va da un estimat total riguros.
• Estimeaza intotdeauna costul total al oricarei activitati:
  • Costul de executie propriu-zis (mana de lucru)
  • Costul de planificare (daca este ceva mai complicat)
  • Materialele si echipamentele folosite
  • Testarea

Ideea este sa te concentrezi pe imaginea de ansamblu, astfel incat sa nu omiti nicio activitate.

Ce este esential sa retii:

• sunt 3 tehnici majore de estimare
• daca estimezi la nivel mic, de detaliu, restul este simpla aritmetica

Estimarea timpului necesar unei activitati

Ambele estimari depind atat de un anumit grad de subiectivitate, cat si de experienta mai mult sau mai putin solida pe care o avem.

In consecinta, fiecare activitate implica un grad mai mare sau mai mic de risc asociat.

Ce inseamna acest lucru?

Daca o activitate poate ajunge sa dureze, din varii motive, mai mult decat era planificat, atunci acesta este un risc.

Indiferent daca tine doar de o anumita nesiguranta a persoanei care face estimatul sau daca exista un fundament real al senzatiei ca ceva poate merge prost, tot risc se cheama si trebuie luat in calcul. Ramane la alegerea ta daca-l documentezi sau nu si daca adaugi o rezerva care sa-l acopere.

In limbaj academic, aceasta rezerva pe care o adaugi pentru a acoperi un risc se numeste „contingency reserve”. Altii ii spun pur si simplu rezerva, buffer sau un ceva.

Si totusi este important, chiar foarte important ca tu – in postura de coordonator, project manager sau responsabil cu bugetul – sa ai o comunicare onesta cu persoana care face estimatul. Nu de alta, dar daca adaugi bani asa, fara fundament, doar ca sa fim siguri, putem fi in (doar) unul din (doar) doua scenarii posibile, si nici unul dintre ele nu este favorabil:

• Tu, ca project manager (si nesiguranta ta), reprezinti un risc in sine
• Estimatul este din burta

Concluzie:

tinem cont de riscuri si adaugam o rezerva de bani pentru a acoperi neprevazutul, dar nu din burta.

Cine te poate ajuta in estimare

• In primul rand cel care face executia
• In cazul oricarui tert, persoana care interactioneaza cu el (de cele mai multe ori cineva din echipa de achizitii)
• Managementul – mai ales in cazul unor activitati si proiecte ce se desfasoara in paralel cu proiectul tau si il pot afecta
• Daca lucrezi intr-un proiect cross-functional, foarte probabil va fi nevoie sa interactionezi si cu managerii resurselor pe care le ai la dispozitie.

In cazul in care detii sau lucrezi intr-o firma mica, sau esti implicat in genul de proiect in care „tu centrezi, tu dai cu capul”, atunci te vei raporta cu atat mai mult la rolurile de mai sus, pentru ca tu le vei juca pe toate.

Bugetul tau de proiect, pas cu pas

Acest articol nu isi propune sa fie un ghid practic, ci un instrument care iti atrage atentia asupra unor detalii pe care ar fi bine sa nu le scapi din vedere.

Cum spuneam si mai devreme, nu ma astept sa afli lucruri noi. Dar si lucrurile cunoscute, dar pe care nu le aplici consecvent si consistent, pot conduce la acelasi haos.

Despre costuri, pe scurt, te sfatuiesc sa urmezi cativa pasi simpli:

1. Porneste de la WBS: dintr-un WBS incomplet rezulta un buget incomplet.
2. Cand estimezi, bazeaza-te pe oamenii cu care lucrezi, insa cu moderatie. Unde ti se pare ca estimatul nu este ok, poarta o discutie despre el. Estimatul din burta este usor de recunoscut pentru ca explicatiile lui scartie.
3. Dupa ce estimezi la nivel de detaliu, restul, pana la un punct, este simpla aritmetica.
4. Adauga rezervele rezultate din riscuri.
5. Apoi din nou aritmetica: costul de mai devreme plus banutii asociati riscurilor.
6. In mod normal, daca se lucreaza pe baza unei metodologii, aici se mai adauga si ceva ce se numeste rezerva de management – un fel de fond pentru alte riscuri, care nu sunt vizibile la nivel de project manager.
7. La final validezi atat valorile, cat si logica procesului.

Exista si aplicatii care te pot ajuta, de la Excel pana la MS Project si multe altele, insa principiul ramane acelasi.

Exista insa mereu provocari, chiar daca principiul este simplu: estimatele individuale per activitate, atunci cand faci pentru prima data un proiect, nu sunt exacte. Ar fi si foarte greu sa fie!

Cu toate acestea este o diferenta de la cer la pamant intre a sti exact ce urmeaza sa se intample cu banii tai si a te intreba unde au disparut banii si cum sa justifici cheltuielile. Iar aceasta diferenta o face planificarea!

La final, sunt curios sa stiu si parerea ta despre subiect. Iar daca ai o poveste de proiect in care ai pierdut bani pentru ca nu ai planificat costurile in avans, cu siguranta as vrea s-o aflu!