Nu e o noutate, viata e plina de surprize! Culmea e ca, desi esti constient de asta, mereu esti surprins cand apare ceva neprevazut.

Sa ne imaginam (ba mai bine, sa ne amintim, pentru ca sigur ai traversat o asemenea situatie) ca, exact cu trei saptamani inainte de Go Live, situatia o ia razna. Cineva puternic (care se bucura de mare influenta) decreteaza ca, din pricina unor probleme aparute brusc, nu aproba acest Go Live!

Instantaneu, sedinta devine foarte placuta, iar tu esti pus in situatia de a tine lucrurile sub control, pentru ca singurul lucru pe care doresti sa-l eviti este neindeplinirea obiectivelor si intarzierea activitatii.

Asadar, fii stapan pe tine, gestioneaza situatia, noteaza atent ce se discuta. Apoi, analizeaza atent contestarea si decide daca:

• Asistenta este formata din persoane potrivite, receptive la punctul pe care doresti sa-l adaugi in agenda.
• Dispui de suficient timp pentru a discuta acel punct pe parcursul meetingului.
• Ai suficiente informatii, astfel incat sa poti raspunde si avansa proiectul, sau ai nevoie de o pregatire suplimentara.

Tu esti cel care trebuie sa decizi daca acest punct va fi discutat sau daca va fi programata o discutie viitoare. In aceasta ultima situatie, stabileste data si invitatii care vor participa la meeting.

In ce ma priveste, eu prefer sa port acest gen de discutii dupa sedinta, astfel incat sa am timp sa ma pregatesc si sa pot aduce un plus de valoare schimbului de idei. Altfel, m-as trezi in fata plutonului de executie si asta incerc sa evit cel mai mult!

Asadar, cand ajungi intr-un asemenea moment delicat, fa doi pasi inapoi si analizeaza situatia. In primul rand, este imperios necesar sa constientizezi motivele pentru care ai ajuns aici si sa nu mai repeti greselile.

Lipsa de PM sau a skillurilor de PM

Poate ca problema a fost expusa anterior si nu a fost centralizata sau poate ca persoanele care au identificat disfunctionalitatea nu au analizat-o cum trebuie, nu au intors-o pe toate fetele.

Din pacate, indiferent din ce unghi privesti problema, identificarea tuturor celor implicati si a nevoilor este exclusiv treaba ta!

„Issues” sau problemele prost gestionate

Tot timpul, chiar daca initial poate parea ca a ramas uitat, un eveniment prost gestionat isi va spune cuvantul, tocmai cand iti va fi lumea mai draga. In plus, progresul inregistrat in cazul rezolvarii situatiilor curente creaza o diferenta de imagine foarte mare.

Un om care se pricepe la toate cele si care tine situatia under control se poate transforma, instantaneu, intr-un personaj care nu face nimic si care, cu o bagheta magica invizibila, face din tantar, armasar.

Fuga de responsabilitate

Exista posibilitatea sa ti se puna in carca, mai mult sau mai putin voalat, o serie de acuzatii, desi nu tu esti cel vinovat, ceea ce ti se impune nu intra in responsabilitatile tale, ori chiar nu are legatura cu scopul proiectului tau.

De cele mai multe ori, oamenii fug de responsabilitate si mai bine sa moara capra vecinului, decat a lor! Pentru ca, in destule ocazii, se doreste rezolvarea tuturor problemelor la pachet, atunci ele sunt incluse, defectuos, sub umbrela acestui proiect.

Ai grija, nu pica in aceasta capcana! Foloseste-te consistent de procedura de schimbare!

Stakeholder management reactiv

In loc sa faci lucrurile ca la carte, te ocupi de problema respectiva si incerci sa multumesti persoanele care au ridicat semnele de intrebare reactiv, dupa ce situatia deja explodase.

Sigur, proactivitatea suna destul de corporatist, dar e foarte posibil sa ai sansa de a afla de existenta acestor probleme, in timp util. Pune-te in situatia celuilalt si intreaba-te in care din aceste situatii te-ai simti mai confortabil:

• sa afli cu 5 minute inainte de o discutie ca, desi initial erai un participant optional, tu insuti trebuie sa prezinti problema,
• sa ai 3 zile la dispozitie pentru a-ti pune la punct strategia.

Solutii:

1. Incearca sa gandesti analitic.

Componenta emotionala este puternica, insa concentreaza-te pe fapte si gandeste rational. Elimina ceea ce nu conteaza:

• parerile si cuvintele spuse la nervi
• plansetele si vaicarelile celor implicati
• scuzele ce justifica motivele pentru care proiectul a devenit dificil de indeplinit sau motivele pentru care, pana acum, nu s-a facut nimic.

Una peste alta, am spus-o si o mai spun, lasa panica si drama de-o parte!

2. Hard on problem, nice on people. Deal with it! Cum? Uite asa!..

3. Recunoaste problema, insa reformuleaz-o pe baza punctului 1 si descrie clar impactul.

4. Pune pe hartie urmatoarea formula din change management, pentru a produce schimbarea in mintea interlocutorului:

D*V*N>R

(D – disconfortul, V – viziunea catre mai bine, N – Next steps VERSUS R – rezistenta la schimbare).

• Disconfortul (D): nemultumirea fata de situatia creata, sunt chestiuni logice. Tocmai ele au generat problema. Incearca sa intelegi problema cat mai bine, atat din punctul tau de vedere cat si din al celorlalti.
• Viziunea catre mai bine (V): crearea unei viziuni trebuie sa explice situatia actuala, eventul si cauzele care care au generat-o, pentru ca ea sa creioneze situatia viitoare. Iata cum vor arata lucrurile peste 3 saptamani: Incearca sa fii realist si sa nu vinzi verzi si uscate, fiindca iti tai singur craca de sub picioare!
• Next Steps (N): pune la punct un plan de actiuni, atat pentru cel impactat si speriat, cat si pentru ceilalti. De cele mai multe ori, un stakeholder – cheie vorbeste in numele unui departament intreg. Chiar daca pare o chestiune facila, diferenta dintre situatia actuala si cea viitoare este substantiala, iar rolul acestui pas este sa depaseasca scepticismul, sa arate ca exista un traseu si mai ales ca o persoana isi asuma acel traseu.
• Rezistenta la schimbare (R): la final, fa un rezumat al intregii situatii si verifica daca toti acesti pasi contrabalanseaza rezistenta la schimbare.

5. Asigura-te ca nu ajungi in fata unei audiente de 5 oameni, fara sa fi facut o aliniere in avans cu majoritatea

Exemplu: daca rezistenta vine din partea unei singure persoane si decizia este una de grup, asigura-te ca ai discutat in prealabil cu ceilalti 4 indivizi. (Pentru aprofundare, vezi articolul in care ti-am vorbit despre sign off si despre durerile de cap)

Daca ar fi sa ramai doar cu un singur sfat enuntat in acest articol, acela ar fi sa faci doi pasi in spate si sa dedici doar o ora din programul tau, pentru a face situatiei un review.

Gandeste la rece si apoi treci la treaba!