Identificarea riscurilor: Prejudecati. Dificultati. Solutii.

In mod total ciudat cand incerc sa vorbesc cat mai simplu cu putinta atunci mi se pare ca se complica mai mult lucrurile. Insa asta este provocarea mea cu scrisul, nu a ta.

In speranta ca, in urmatoarele randuri vei gasi raspunsul la niste intrebari, zic sa incepem sa discutam diverse provocari incalcite despre identificarea riscurilor.

Asa ca fara o mare introducere, pentru a elimina din ecuatie foarte rapid o categorie anume, hai sa punem carul inaintea boilor si sa vorbim de diverse obiectii pe care le intampini cand lucrezi in proiecte, desigur tema fiind legata de riscuri si identificarea lor, zic sa  sa-i dam bataie.

De la cine obiectii?

Pai, de la colegi, membrii in echipa, sponsori, workstream leads si lista poate continua.

Nu de alta, dar daca intri in aceasta categorie, vreau sa te am in barca si sa fii de partea mea pana la finalul articolului, nu de alta, dar poate reusesc sa te conving sa faci lucrurile diferit data viitoare.

Iar daca nu te afli printre cei care au obiectii si carcotesc, atunci cu siguranta ai intampinat dificultati cand ai interactionat cu carcotasii.

Ghid de obiectii vis a vis de identificarea riscurilor

Mult mai intalnite in zona vanzarilor si a negocierilor, obiectiile sunt foarte prezente si in managementul proiectelor. De altfel sunt prezente peste tot acolo unde exista interactiune si diferente de opinie, asa ca se aplica si domeniului nostru.

Nu stiu daca am pus degetul pe rana, insa daca este un subiect de interes, lasa-mi un comentariu si revin cu un update pentru aceasta categorie si discutam si despre cum se trateaza fiecare.

Cateva exemple de obiectii frecvente intalnite pe durata unui exercitiu de risc

• De ce sa ne batem capul si cu ricurile, ca oricum:
  • Nimeni nu se uita pe ele
  • Aia fac oricum ce vor ei
  • Vorbesc de pomana de cateva luni si nimeni nu ma aude
• Este un proiect prea mic si nu este nevoie sa facem asa ceva
• Este un proiect mult prea mare si chestiile astea sunt pentru cei din conducere, nu pentru noi
• Hai ca sunt chestii de project management, nu sunt practice
• Astea sunt lucruri complicate care oricum mai mult ne ocupa timpul si nu ne ajuta
• Chestii teoretice, nu se aplica si la noi
• Hai ca noi suntem foarte ocupati si nu avem timp de lucruri de genu asta
• Aoleo, iar cu faza cu riscurile, mai lasa-ne ma nene ma cu prostiile tale!

Cum orice lucru pe care nu stii sa-l faci iti da batai de cap, foarte probabil si acesta intra in aceiasi categorie.

Rolul tau este sa explici pe intelesul tuturor, sa te transformi intr-un facilitator si sa-ti dai seama ca este treaba ta sa-i ajuti pe ceilalti sa-si faca treaba.

Depune efort ca sa:

• Simplifici viata colegilor tai, nu sa o complici
• Sa explici pe intelesul tutoror si sa oferi claritate
• Sa arati ca exercitiul aduce valoare, nu o faci de dragul de a da bine

In principal, asigura-te ca faci o chestie faina, pozitioneaz-o bine, vinde-o in intern cat mai bine posibil.

Uite in 2 minute de lectura o poveste recenta de anul trecut

Eram plecat pentru un proiect la grup, si mi-am dat seama ca la cum arata lucrurile, o serie de colegi se pregatesc mai degraba sa arate cu degetul si sa scoata ochiul decat sa faca ceva ca lumea.

Mi s-a aprins beculetul si am dat drumul la o lista de riscuri. Toate obiectiile de mai sus, imi sunt foarte vii in minte pentru ca le-am auzit pe rand in primele 2 zile cand am ajuns acolo.

Nu am sarit direct pe riscuri ci facusem mare parte din planificare, remote din Romania.

Concret, ce am facut:

1. Am intocmit o lista de riscuri (timp individual, nu se pune, aproximativ o ora)
2. Am facut pe email o lista de intrebari si am cules raspunsul pe durata unei sedinte de 30 de minute. Bine, fie! Sa fi fost aproape de o ora. ( 30 de minute de raspuns si 60 de minute in sedinta)
3. La urmatoarea sesiunea am prezentat centralizarea si o analiza initiala pe care am facut-o intr-un cerc restrans. Sa fi fost 25-30 de riscuri care s-au calificat ca demne de luat in seama (o ora de analiza in cerc restrans)
4. Am validat analiza si am facut mici retusuri pe ici pe colo, am stabilit responsabilii pe fiecare si am definit o data la care sa fie reevaluat fiecare risc. (30 de minute de actualizat analiza)
5. Pe durata sedintelor saptamanale am adaugat in status doar riscuri noi si din lista veche doar cele care aveau due date. Adica stabilisem ca le reevaluam in saptamana respectiva.

Cata blagosloveala mi-am luat pentru riscurile vietii e greu de descris in cuvinte.

Sa privim pragmatic lucrurile si sa facem calculele:

• 60 de min (timpul meu)
• + 90 de min (raspuns la email si discutat)
• + 60 de min ( in cerc restrans)
• + 30 de min (de actualizat analiza)
• + 10 min (in sedinta saptamanala, nu il numar ca mi se pare prea putin pentru valoarea adusa)
• = intre 120 – 240 min.

Adica 2 ore pentru o audienta mai mare si 3 ore pentru un nucleu restrans si 4 ore pentru project manager (ca este mai ambitios).

Astfel, la finalul a 7 luni s-a tras linie. Din 7 feedback-uri scrise pe care le-am primit, 5 apreciau valoare efortului facut pe risc management.

Concluzionand, lasa-i pe altii sa interpreteze munca ta ca pe un rau necesar si la final, de ce nu, sa le placa rezultatul. Zic si eu!

Si da, sunt de parere ca nu trebuie sa pierzi timp deloc, insa trebuie sa muncesti destept.

Tehnici de indentificare riscutilor

Iata 3 tehnici consacrate de identificare de riscuri, pe care le regasesti in orice carte de specialitate:

• Brainstorming
• Interviu
• Informatii istorice

Sa le luam pe fiecare, sa vedem puncte slabe si puncte forte.

1. Brainstorming

In mod surprinzator, pentru mine, exista o definitie in DEX.

Tehnica pentru stimularea in grup a gandirii creatoare a indivizilor, bazata pe emiterea libera de idei pentru rezolvarea unei probleme.

In definitia de mai sus, modificam probleme cu riscuri si avem definitia perfecta pentru ceea ce ne intereseaza.

Puncte forte:

• Tehnica de grup.
• Genereaza rezulate rapid cu un efort relativ mic.

Puncte slabe:

• Calitatea rezultatului nu este cea mai buna si necesita retusuri sau munca suplimentara.
• Fenereaza rezultate mai bune atunci cand este facilitata corespunzator si pregatita dinainte.
• Este nevoie de un minim de efort logistic.

2. Interviul

Asociat de obicei cu recrutarea sau jurnalismul, interviul este o discutie intre 2 persoane in care una dintre ele isi doreste sa afle parerea celeilalte referitor la anumite probleme – inn cazul nostru, potentialele riscuri.

Puncte forte:

• O calitate mult mai buna a raspunsului.
• Sansa de a vedea si frecventa raspunsurilor.

Puncte slabe:

• Dureaza semnificativ mai mult decat braintormingul. As spune ca daca ai 10 persoane implicate, dureaza de 10 ori mai mult.
• Necesita pregatirea intrebarilor in avans, iar sesiunile de lucru pot sa tergiverseze, lungindu-se semnificativ.

Informatii istorice

Probabil cea mai buna definitie este denumirea in sine.

Daca ai mai facut si alta data si ai scris ceva pe undeva vei avea informatii istorice, daca nu, ei bine va trebui sa extragi informatiile de la altii care au lucrat prin proiect folosind una din tehnicile de mai sus.

Categorii uzuale de riscuri

Ca sa te ajute atunci cand ti-ai iesit din mana. Daca ma citesti de ceva timp, sper ca stii ca sunt pragmatic si nu imi place sa ard gazul de pomana si imi place sa lucrez cat mai eficient cu putinta.

Cu toate astea, exista si situatia putin probabila, ca la un anumit punct sa intampini un blocaj. Mi s-a intamplat si mie si cred ca este foarte posibil sa ti se intample si tie.

Ca sa eliminam mai repede aceasta problema, iata lista cu categorii de riscuri pentru eliminarea blocajelor noastre si a celor cu care lucram.

1. Riscuri legate de echipa de proiect
2. Riscuri legate de cerinte
3. Riscuri generate de planificare
4. Riscuri generate de gestionarea defectuoasa a asteptari
5. Riscuri bugetere
6. Riscurile cu furnizori
7. Riscuri legate de tehnologia folosita
8. Riscuri generate de prioritati diferite
9. Riscuri legate de termene si duratele estimate
10. Riscuri associate si stakeholderii cheie
11. Ultima categorie, o numesc categoria neserioasa, sunt riscurile necunoscute. Desigur, nu te ajuta foarte mult, insa e bine sa constientizezi ca indiferent cat de mult te-ai chinui si oricata experienta ai avea, ceva ceva tot o sa se intample diferit fata de ceea ce ai planificat tu.

Daca vrei sa extinzi putin aria de utilizare a acestei liste, da-mi voie sa-ti prezint cateva situatii:

• Cand conduci interviurile de identificare de riscuri sau sesiunea de brainstorming, foloseste lista ca inspiratie pentru facilitarea discutiei.
• Cand vrei sa furi startul si vrei ai un punct de plecare, te inchizi intr-o camera si in 30 de minute ai ceva concret. Tot timpul le este mai usor celorlalti sa-si dea cu parerea, sa te contrazica sau sa completeze ce ai facut.
• Nu in ultimul rand, poti sa-l folosesti ca o lista de validare, atunci cand toti cred ca au o lista completa. Pe sistemul: “sa inteleg ca legat de furnizorii externi nu avem nici un risc?”

O lista de bifat atunci cand esti la inceput de drum

Si uite asa, lasand cartile de-o parte, hai sa facem o lista scurta cu 5 zone la care sa ne uitam atunci cand iti doresti sa identifici riscuri. Intr-o ordine total aleatoare enumeram:

1. Analizeaza task-urile de pe drumul critic. Daca nu esti familiarizat cu aspectele tehnice, gasesti mai multe detalii despre drumul critic in acest articol.

2. Gandeste-te la lucrurile pe care nu le-ai mai facut pana acum.

3. Care sunt zonele unde ai dat-o de gard in trecut? Desi se zice ca omul din greseli invata, in risc management, este o sansa mai mare sa se repete

4. Acolo unde ai resurse ne-experimentate. Poate nu este un risc pentru tine, dar este pentru cel care executa activitatea respectiva si implicit pentru proiectul tau.

5. Activitatile care nu sunt direct in controlul tau. De obicei ce nu depinde de tine si mai ales ce iti este si greu sa influentezi poarta un grad de risc mai ridicat.

Pentru fiecare din categoriile de mai sus, fa o lista cu activitatile care crezi ca se califica si intreaba-te ce poate sa mearga prost. Si uite asa, fara nici un fel de cunostinta de specialitate ajungi sa faci o lista de riscuri si ai un punct de pornire.

Cand vorbim de riscuri, putem discuta nu mult, foarte mult insa cred ca acum ai cu siguranta un punct de plecare.

Intrebare de reflectie:

Ce ma interesaza sa aflu de la tine, este sa stiu cate minute sau ore ti-a luat sa planifici riscurile in ultimul proiect si ce dificultati ai intampinat?