E tarziu si lumea deja s-a culcat. Mai ai de scris cateva randuri, revizuiesti doua rapoarte si apoi te opresti. Sa fie cam zece si jumatate, poate mai bine.

Iti strangi incet lucrurile, faci un dus inainte de culcare, dar parca simti ca ti-a mai ramas ceva de facut. Parca nu e cazul ca ziua sa se termine asa, fara sa apuci sa faci ceva, sa simti ca traiesti si pentru tine. Te indrepti agale spre bucatarie, gasesti in frigider o sticla de Chardonnay, iti torni un pahar si deschizi o carte.

Totusi, ti se pare ca, la ora asta, cartea nu este cea mai buna si te indrepti agale spre televizor, in speranta ca se va ivi ceva interesant, care sa-ti capteze atentia. Stai pret de 30 de minute si apoi iti propui sa te retragi. Mai trece inca o jumatate  de ora si poate, poate, ai o sansa sa adormi.

A doua zi, cu forte proaspete, pornesti spre birou. Evident, zabovesti mai bine de 45 de minute in trafic si intr-un final ajungi la birou, plin de viata.

Sau nu!

Iti torni o cafea sau o cana cu apa si dupa 15 minute si 2 emailuri esti gata sa te reactivezi! In functie de cum arata calendarul pe ziua respectiva, ataci si a doua cafea, nu de alta, dar esti ambitios.

Astfel, incepe ziua, pari destul de fresh si totusi … De ce esti obosit? Si mai ales ce te oboseste?

1. Sa alergi dupa oameni, mai ales dupa cei care nu-si fac treaba

Intr-adevar, cand nu esti in cea mai buna forma fizica, alergatul te oboseste. Pornind de la aceasta ironie, sa mergem mai departe si sa dezvoltam subiectul.

De ce e nevoie sa alergi dupa altii?

Din pacate, de cele mai multe ori, colegii prinsi in activitatea zilnica omit sa faca fix ceea ce ai nevoie.

Pentru ca, de multe ori este mai simplu si mai comod sa intreprinda genul de activitati pe care-l fac zi de zi, in loc sa incerce altceva, nou. Si cum, de obicei, proiectele aduc si un grad mai mic sau mai mare de noutate, iata cum activitatile devin, brusc, neinteresante.

Pentru ca, datorita culturii specifice, unii reusesc sa se activeze dupa 2 emailuri, 3 telefoane si un meeting. Asa sunt ei, asa se comporta cu toata lumea, nu doar in raport cu tine. Cu toate astea, te bucuri la final, pentru ca individul si-a facut treaba, chiar si in cel de-al 12-lea ceas.

Nu in ultimul rand, asa esti tu, te-ai invatat sa obtii rezultate si chiar daca trebuie sa fii cateodata “caine la stana”, te bucuri la final cand reusesti sa o scoti la capat.

Ce efect are asupra ta?

Ei bine, daca intr-o prima faza esti rabdator si perseverent, starea poate sa evolueze usor spre frustrare. De ce este nevoie de acest efort suplimentar? Ceilalti nu stiu ce este de facut?

Raspunsul ar putea sa te surprinda. Cateodata, acesta este “NU!” Sau poate stiu ce au de facut, dar au uitat! Cea mai trista varianta ar fi sa stie, sa nu fi uitat, dar se fac ca ploua, pentru ca poate face altcineva treaba.

Uneori, mai functioneaza si principiul “amanam de 3 ori, pana cand nu mai e nevoie sa facem nimic”.

Cum ajuti soarele, ca sa rasara si pe strada ta

Ai putea sa dai cu pumnul in masa si sa-ti umfli muschii. Dar nu e profi si mai mult decat atat, cateodata nici nu esti seful lor. Unde mai pui ca genul acesta de comportament demotiveaza. In plus, nici tie nu ti-ar placea o asemenea atitudine, asa ca o lasi balta.

Nu merita nici sa te consumi, astfel ca… iata ce e de facut:

• Te tii de recurentele stabilite si incerci sa discuti cu mai multi colegi in acelasi timp.
• Faci vizibile cerintele si stabilesti ce face fiecare.
• Incerci sa intelegi scenariul in care se afla personajele povestii tale. Recapitulam: Persoana nu stie ce are de facut, a uitat sau se face ca ploua.
• Incerci sa le faci viata mai usoara si daca inatmpina probleme, vezi ce poti rezolva.
• Asculti si intelegi. Daca reusesti sa-ti faci prieteni, of Doamne cat de rapid ai rezolvat problema! Daca izbutesti chestia asta, nu mai ajungi in astfel de situatii, pentru ca prietenii livreaza la timp, iar daca intarzie iti comunica din vreme.

2. Te formalizezi cand nu este cazul si… invers

Asa este natura lucrurilor. Prima data trebuie sa formalizezi lucrurile, sa pui la punct procese si proceduri, pentru ca mai tarziu sa simplifici lucrurile si sa le adaptezi in functie de proiect si de problemele care apar pe parcurs.

Exista o granita fina intre haos si ordine, intre munca in zadar si lucrul facut responsabil, intre trasul la jug si munca inteligenta, simplificand pe cat posibil activitatea, fara sa dai rateuri.

Ce auzi cand sistemul nu este pus la punct (aproape zero formalizare):

• “Lucrurile astea merg la altii iar la noi nu, pentru ca am incercat si am dat gres. Daca vrei sa faci asa, incearca tu”. Pai normal, daca ai avut parte de o experienta cel putin chinuitoare, e logic sa nu-ti doresti inca una.

Suna bine in teorie, insa cand pui lucrurile in practica, se rupe filmul

• “Nu am timp de atatea lucruri noi de facut. Tu ai habar cate fac eu? Daca o mai fac si pe asta, ajung noaptea acasa”.
• “Chestiile astea sunt valabile in cazul proiectelor mari, dar pentru ce facem noi, nu este nevoie de atatea combinatii”.

Ce se intampla la polul opus (un proces formalizat)?

• “Doamne, iar fabricam documente pe care nu se uita nimeni”.
• “Daca as scapa de partea  administrativa, as fi mult mai fericit si mai productiv”.
• “Mi se pare demoralizant sa stau sa fac hartii, cand am atata treaba”.

De-a lungul timpului, am avut ocazia sa vorbesc cu multi oameni care lucreaza in proiecte de toate felurile, de la proiecte in agricultura pana la implementari de sisteme si concluzia la care am ajuns este ca:

Este mai confortabil sa fii lenes

Cum adica lenes? Tine minte tema si promit sa revin la povestea lenesului, in managementul proiectelor.

Ce nu e scris nu exista fara exces de zel

Intr-un mediu cu o metodologie invartita pe toate partile si cu tone de documente, cu personal calificat si apt sa le foloseasca, am auzit si varianta echilibrata:

“Hai sa rezolvam problemele astea mari si template-urile sunt ultima grija pe care o am!”.

3. Iti irosesti energia cu activitati secundare

„Daca nu mai apar 5-6 lucruri pe parcurs, degeaba am plecat de acasa. Pai cum? Si trebuie sa fie facute astazi. Mai sa fie, chiar toate?”

Ei, hai ca poate nu e dracu’ asa de negru, dar sigur te-ai pierdut in detalii si in activitati care nu erau prioritare. Apoi, acestea sunt cele care te obosesc.

Poate nu sesizezi imediat, insa eu fac 2-3 ore treaba, fara sa-mi dau seama daca am treminat cate ceva si parca nu mai am nici forta si nici inspiratia de la inceput.

Aveam si alta treaba importanta de facut? Normal.

Si am facut-o? NU! Trist …

Stii ce sentiment asociez, deseori, acestei situatii? E un gust amar, ca atunci cand stii ca trebuie sa primesti un bonus, dar el nu mai apare, desi ai facut treaba.

Motivatia dispare, efectul cafelei s-a dus deja si se instaleaza o stare de … nici nu stiu cum s-o definesc. Un fel de “muncesc pentru ca trebuie, desi nu mai am chef”. Iti dai seama cat de productiv sunt!

Cum am iesit din “Gaura neagra” si cum cred ca poti reusi si tu:

Incerc sa aman elegant task-urile venite din lateral. Nimic din ce trebuie facut acum si despre care am aflat abia acum 5 minute nu e foarte important. Daca era, foarte probabil aflam mai devreme. Nu vorbim despre situatiile de criza. Oricum, chiar si asa, situatiile de criza constante sunt rezultatul neplanificarii.

Planific pe cat posibil activitatile in avans si cu o zi inainte definesc ceea ce numesc eu “regula celor trei”. Care sunt acele 3 lucruri pe care, daca le fac maine, progresez iar proiectul avanseaza. Iti dai seama ca, foarte probabil, faci zilnic mult mai multe, dar simplul exercitiu de a le defini pe cele 3 imi canalizeaza energia acolo unde este nevoie.

Cand simt ca o iau pe aratura si nu prea ma concentrez pe activitatile importante, aplic testul acid. Imi pun intrebarea: Daca nu fac chestia asta, ce se intampla? In functie de raspuns, iau o decizie.

Tragem linie si vedem cu ce am ramas la final

Intr-o zi obisnuita, nici aglomerata dar nici prea lejera, te pot obosi si activitatile din rutina zilnica, daca nu esti atent la cateva detalii:

• Sa alergi dupa oamenii care nu isi fac treaba.
• Sa te formalizezi atunci cand nu este cazul si invers.
• Sa-ti irosesti energia pe activitati secundare.

Acum e randul tau

Spune-mi daca ai traversat vreodata o asemenea situatie si cum ai procedat!