- Ce ar fi daca, intr-o zi, ai afla ca ai primit o multime de proiecte si ca ele s-ar putea desfasura fara probleme?
- Cum ar fi daca lista de probleme (issue log), pe care o tot documentezi pe toata durata proiectului, ar fi doar un tip de monitorizare a anumitor situatii si un mod de a te asigura ca nu-ti scapa detalii importante?
- Ti-ar veni sa crezi? N-ar fi incredibil ca toata viata ta sa fie lipsita de probleme?
De la matematicieni incoace, multi experti sunt de parere ca problemele sunt doar situatii cu care ne confruntam, iar mintea noastra le amplifica atat de mult, incat ajungem sa le catalogam ca fiind obstacole.
Inteligenta emotionala in proiecte
“Problemele sunt iluzii ale mintii tale!” – Eckhart Tolle
De curand, mi-a picat in mana o carte, intitulata “Inteligenta emotionala 2.0”, pe care, de altfel, ti-o recomand cu caldura. In volum, autorul vorbeste despre 4 cadrane:
- Self awareness
- Self management
- Social awareness
- Relationship management
O latura interesanta (dar sumar discutata) a proiectelor este reprezentata de analiza amanuntita a persoanelor implicate in speta respectiva. Fie ca vorbim despre psihologie, inteligenta emotionala sau ii gasim o alta denumire, ideea este simpla:
- Pe durata proiectelor apar dificultati, probleme sau pur si simplu lucruri ca iti dau peste cap planificarea. Pe romaneste, socoteala de acasa nu seamana cu aceea din targ.
In calitate de lider al proiectului, trebuie sa ai o abordare echilibrata asupra lucrurilor, asa ca un tip de gandire specifica este mai mult decat obligatoriu. Ia sa vedem cum suna:
„NU am probleme in realizarea acestui proiect!”
- de fapt, exista diferite situatii, mai mult sau mai putin complicate, pe care mintea noastra (combinata cu un anumit tip de experienta/nonexperienta) le transforma in probleme si care ar trebui sa seteze un mediu propice de lucru.
- totul porneste de la tine si de la cum interpretezi diferitele dificultati pe care le intampini. Mai pe scurt, nu deveni victima contextului, ci fabrica din el un aliat!
“Nu te lasa ghidat de probleme, ci de visile tale” – Ralph Wald Emmerson
Da, stiu! Am mai scris pe tema asta, dar, cu riscul de a ma repeta, important e sa nu te arunci, sa nu te pripesti, ci sa cumpanesti bine! Stai putin, fa doi pasi inapoi si analizeaza! Schematic, adica pune (inclusiv) pe hartie, ca nu strica! ☺
Un lucru de care trebuie sa tii cont este sa ai in minte obiectivul propus, modul in care calculezi sa-l atingi si in niciun caz gravitatea situatiei.
- De cele mai multe ori, daca in mintea ta obiectivul este clarificat, vei genera solutii.
- Pe cand, daca te-ai lasa coplesit de gravitatea situatiei, ai avea cea mai mare sansa sa intri in deriva.
Poate ca si tu vezi o multime de filme si citesti sute de carti. Dar te-ai pus vreodata in situatia unui – sa spunem – comandant de nava, sau sef CIA ori NASA, care trebuie sa ia decizii de moment? I-ai vazut cat de calmi si cat de reci sunt, indivizii astia, in filme?
Ei, asa sunt si in realitate! Secretul? Baietii calculeaza tot. Nu le scapa niciun aspect. Nu trece nicio musca si, stii tu, viata bate filmul!
Cum devii dresor de oameni & situatii
In general, daca nu lucrezi cu o echipa de proiect matura, ai toate sansele ca majoritatea timpului dedicat proiectului sa-ti fie destinata rezolvarii problemelor si gestionarii temerilor partenerilor (colegilor), vis a vis de avariile respective.
Ca sa fiu clar, cand spun matura, ma refer la o echipa care lucreaza de mult timp impreuna, care a traversat mai multe proiecte si situatii dificile, pe care le-a depasit si care poate face diferenta intre ceva ce este cu adevarat complicat si ceva ce doar pare a fi complicat.
Modul in care tu raportezi si gestionezi evenimentele pe durata proiectului dau tonul, iar daca la punctul de mai sus vorbeam despre felul in care trebuie sa privesti lucrurile, acum a venit timpul sa transmiti acelasi mesaj si celorlalti.
Exemplul 1: Panica totala, status rosu, focus pe problema
Expertul nostru a plecat in concediu fara sa anunte, iar povestea respectiva genereaza o intarziere estimata intre 2 saptamani si 1 luna.
Exemplul 2: Pregatire in avans, status galben, focus pe rezolvare
Datorita cerintelor suplimentare, durata proiectului s-a modificat fata de planul initial.
- Acest fapt a facut sa avem o suprapunere cu perioada de concedii si, pentru a avansa in ritmul propus, avem nevoie de o resursa care sa ne ajute pe o durata de 2 saptamani.
- Acest lucru ar putea evita o intarziere estimata la o perioada calculata la 2 – 4 saptamani.
Situatia poate sa difere de la caz la caz, insa, in functie de starea ta de spirit si de modul in care comunici, poti transmite acelasi mesaj. Atentie insa, focusul este pe rezolvare, nu pe problema!
Ce inseamna “impartialitatea”
Ca project manager, trebuie sa te educi in a gandi impartial, atunci cand vine vorba de probleme sau de dificultati care apar, subit, pe durata proiectelor.
Acest aspect iti impune sa te abtii sau sa fii cat mai calculat, atunci cand intervin discutii formale si chiar informale. Si iti mai vand un pont, pe sistem american: „Use your charm!” ☺
Exemplul 3: „Ordinul se executa, nu se discuta! Sau…”
“Da stiu! Este un proiect primit de la grup, nici eu nu-i vad valoarea, dar stii cum este … daca e ordin cu placere!”.
versus
„Stiu ca e dificil sa vezi valoarea unei astfel de initiative, mai ales cand beneficiile imediate nu se vad in IT si in financiar, insa – daca ai timp – putem discuta si iti voi explica de ce a fost demarata aceasta initiativa si care pot fi avantajele pe termen lung. Pentru tine, evident!”
In momentul in care nu exista o cultura de comunicare deschisa ori poate nu ai avut timp sa porti discutii detaliate cu toata lumea, mesajele eronate ii pot influenta foarte usor pe ceilalti, mai ales cand auditoriul trebuie sa faca un efort suplimentar. E clar ca, in asemenea situatii, oamenii sunt scosi din zona de confort.
Daca mesajul vine la o tigara si se propaga in arealul zonei de barfa, bucura-te ca ai avut ocazia sa afli ceva nou, care – teoretic – te-ar ajuta sa remediezi situatia, dar pe tema asta vom mai vorbi, pentru ca exista riscul ca tocmai in aceste ipostaze sa fii, in mod premeditat, dezinformat.
Daca, in schimb, mesajul nociv vine chiar de la tine, sa nu te mire de ce lumea nu este conectata la proiect si sa nu te intrebi de ce nu este implicata 100%. Ori, daca pe la jumatatea drumului ai nevoie sa se finalizeze task-uri si proiectul tau este ultimul pe lista lor de prioritati, ei bine, e vorba despre aceleasi cauze.
Concluzia: Gestionare si echilibru!
Problemele nu reprezinta blocaje, ci mai exact ghidaje de care trebuie sa tinem cont, desi nu le-am intuit de la inceput.
Insa, indiferent cat de mult ne-am chinui, de cele mai multe ori ele sunt imposibil de evitat, asa ca trebuie sa invatam sa le gestionam cat mai echilibrat cu putinta, pentru binele nostru si al tuturor partilor implicate.
Asa ca, incearca sa privesti fiecare situatie, indiferent de complexitate, ca pe o provocare pe care trebuie sa o rezolvi, nu ca pe o problema, pentru ca problema este exact atat de mare pe cat o construieste mintea ta!
