“Vezi, Ciprian, noi nu lucram in proiecte atat de mari, iar ce faci tu depaseste mentalitatea romaneasca!”
Da, marturisesc ca ma simt minunat cand interactionez cu cititorii si cand feedback-ul primit este pozitiv. De ceva vreme, insa, ma chinuie un gand. Poate ca situatiile pe care le descriu pe acest site nu prea seamana cu realitatea obisnuita de care ne ciocnim cu totii sau poate tu, cititorule, nu te-ai regasit in poveste, dar un lucru este clar: indiferent de natura proiectului tau, apar anumite probleme, bube, pe care le vei regasi peste tot in lume.
Din propria experienta
De-a lungul carierei mele, am avut sansa de a lucra atat in echipe de doi oameni, cat si in colective de 30 de persoane, pe proiecte care duceau lipsa unui buget stabilit si in cadrul carora masuram doar incarcarea resurselor si timpul in care trebuia finalizata lucrarea, pana la aparitia bugetelor de ordinul milioanelor.
E adevarat, fiecare dintre noi consideram ca activitatea in care suntem implicati este cea mai importanta, mai dificila sau speciala. Multi ani mi-am dorit sa lucrez in proiecte de anvergura, complexe, cu multi factori de decizie, cu bugete cat mai mari si cu satisfactii, poate, nebanuite pentru unii. Ce sa mai vorbim, visam sa promovez in categoria grea!
Ei bine, cand am ajuns acolo, am constatat ca, desi unele lucruri difera, iar acest lucru este firesc, principiile fundamentale sunt aceleasi. Insa, inainte de a discuta despre acest aspect, e bine sa clarificam ce inteleg eu printr-un proiect mare si printr-un proiect mic.
Complexitatea primeaza
In primul rand, atunci cand ma refer la proiecte mari, iau in calcul complexitatea acestora. Daca mare inseamna durata mai mare, buget mai mare si mai multe persoane implicate, nu e nimic eronat. Totusi, cred ca primeaza complexitatea si cat de intortocheate sunt caile Domnului in finalizarea proiectului.
In replica, proiectele mici au o complexitate redusa (chiar daca poate suna pleonastic, la prima vedere), buget mai mic, numar limitat de persoane implicate si se bucura de un timp de lucru mai scurt.
Exemplu:
- Cost sub 5 000 € – 10 000 €.
- Costul reprezinta mai putin de 5% din bugetul anual al proiectelor.
- Mai multe proiecte similare se deruleaza in acelasi timp.
- Se poate vorbi despre implicarea mai multor echipe sau a mai multor persoane din cadrul firmei.
- Compania care deruleaza proiectul are disponibilitati reduse. Este o diferenta semnificativa intre lucrul la un proiect intr-o firma in care actioneaza 10 persoane si una in care efortul este impartit intre 500 sau chiar 10.000 de angajati.
- Efortul project managerului este part time.
Indiferent de tipul firmei in care iti desfasori activitatea, amploarea proiectului (marimea) nu dicteaza importanta acestuia. Si aici vorbim despre o chestiune de importanta capitala, atat pentru tine ca PM, cat si pentru ceilalti membri ai echipei. Asadar, importanta nu trebuie subestimata daca proiectul este mic sau daca bugetul este redus.
Atentie!
- Mai multe proiecte mici, cu costuri reduse, pot genera pagube financiare mari, daca sunt gestionate necorespunzator.
- Proiectele mici, care produc schimbari, pot genera zgomot, efecte si chiar frustrare in randul unora, intr-un mod similar cu acela al proiectelor de magnitudine.
- Gestionarea mai multor proiecte mici (pe principiul multe si marunte) poate fi mai dificila decat in cazul unui singur proiect mare. Cel putin din punctul de vedere al PM-ului.
Unde apar diferentele:
- Una e sa interactionezi cu 30 de persoane, alta poveste e sa dai nas in nas cu doar 4 – 5.
- In cazul lipsei de experienta, asumarea deciziilor in situatia in care responsabilitatea este ridicata poate fi inhibanta, mai ales cand esti constient ca o greseala te poate costa sute de mii de euro.
- In momentul in care interactionezi cu 4 – 5 departamente, devine aproape imposibil ca expertiza ta tehnica sa acopere intreaga arie de probleme. Ei bine, cand esti pus intr-o situatie decizionala dar nu dispui de backgroundul tehnic, e obligatoriu sa compensezi cu experienta de PM.
- De obicei, in cadrul proiectelor de anvergura, interactionezi cu oameni cu experienta vasta, care au dat piept cu mai multe situatii de acest tip. Brusc, gestionarea corecta a unei astfel de echipe te poate propulsa de la mijlocul clasamentului Ligii 1, direct in Primavara Champions League!
Care sunt asemanarile?
Poate ca pana acum ai lucrat doar intr-o singura tabara, asa ca te asteptai la surprize. Afla ca, din punctul de vedere al multora, asemanarile sunt si mai multe! Proiectele mici si ieftine consuma destul de mult timp.
Iata principalele asemanari si provocari, valabile atat in cazul proiectelor mari cat si in al celor mici:
- Interactiunea intre tine si client – fie el intern sau extern – iti poate crea mari dureri de cap.
- People management, motivare, rezistenta la schimbare.
- Termenele limita.
- Problemele tehnice, inerente.
- Gestionarea asteptarilor.
- Planificarea meetingurilor, chiar daca vorbim doar despre 3 – 4 interlocutori.
- Calcularea impactului schimbarilor si gestionarea corespunzatoarea a acestora.
- Impartirea atributiilor, mai ales in situatia in care echipa nu lucreaza exclusiv dupa task-urile tale.
Riscuri la care trebuie sa te astepti
- Responsabilitate in lipsa autoritatii.
- Proiect mic = prioritate mica. Asadar, efortul de mobilizare, de motivare al echipei, trebuie sa fie considerabil si generos.
- In mod obisnuit, proiectele mici sunt alocate unor persoane cu experienta redusa, care nu au fost expuse unor tehnici si instrumente care sa le simplifice existenta.
- Intr-un procent zdrobitor, proiectele mici (ca si firmele mici) nu beneficiaza de proceduri, metode si instrumente cu ajutorul carora sa poata gestiona coerent atat proiectul in cadru intern cat si interactiunea cu restul actorilor implicati. Daca, totusi, aceste resurse exista, de multe ori ele nu sunt adaptate proiectelor mici si in plus ingreuneaza activitatea.
- In ciuda faptului ca proiectul nu este de anvergura iar valorile bugetului si duratele sunt scazute, estimarea se face fara o baza solida, rezultand proiecte mici cu intarzieri mari.
- De obicei, planificarea se face pe genunchi sau pe principiul e la fel ca in cazul lui… cutare, iar despre risk management nici nu mai discut! Este sublim, dar lipseste cu desavarsire! Asadar, in majoritatea cazurilor, problemele sunt gestionate post mortem, iar efectul este neplacut, ca sa fiu elegant.
- Timpul este limitat, astfel ca totul se deruleaza in viteza si, implicit, trebuie sa intelegi problemele si sa corectezi neajunsurile extrem de rapid.
- Responsabilitatea este impartita si devine neclara.
- Gestionarea mai multor proiecte in acelasi timp, aflate in diferite etape de implementare, fac din interactiunea cu actorii un adevarat cosmar.
Concluzie:
Chiar daca vorbim despre proiecte mari sau mici, peste tot te vei ciocni de provocari! Vestea buna este ca, daca stapanesti principiile de baza, viata ta este mai usoara, indiferent de grandoarea proiectului.
Oportunitati sa fie, ca solutii exista!
Tu te-ai confruntat cu asemenea probleme?
