In viata exista situatii in care nu doar talentul si pregatirea decid in favoarea ta. Mai mult decat atat, exista o tendinta actuala, potrivit careia societatile (firmele) puternice nu trebuie neparat sa produca elite ci, mai ales, manageri. Ca sa fii manager, cel putin unul autentic, iti trebuie ceva care nu se invata la scoala: Autoritate!
Ca project manager, lipsa de autoritate poate sa-ti dea mari batai de cap sau chiar sa te treaca pe linie moarta. Acest lucru se intampla mai ales din pricina faptului ca responsabilitatea ta nu este contrabalansata de o autoritate pe masura.
Exemplu: Chiar daca stii ce ai de facut si stii inclusiv cum sa pui teoria in practica, fara autoritate e nevoie sa depui efort dublu poate chiar triplu, astfel incat sa obtii ceea ce vrei. Altfel, culmea, se poate alege praful, chiar daca dispui de o serie de atuuri!
Nimeni nu le poate face pe toate
E o lege nescrisa, pe care o stim cu totii, dar pe care o uitam in majoritatea ocaziilor: Nimeni nu le poate face pe toate.
Sigur, totul se compenseaza, exista angrenaje intregi, de la munca in echipa pana la tipurile de gestionare a situatiilor. In plus, vorba proverbului “pana la Dumnezeu te mananca Sfintii”, iar asta nu e o chestie care tine neaparat de birocratie.
Sunt anumite proiecte care, datorita culturii, structurii matriciale in care iti desfasori activitatea, politicii interne, obiectivelor, intereselor divergente etc, iti pot demonstra ca nu ai suficienta putere sa gestionezi situatia.
Chiar si daca stii cum s-o faci, uneori contextul iti este nefavorabil, si una peste alta, ajungi sa-ti spui intrebarea: “Cine sunt eu? Un Project Manager care ar trebui sa faca lucrurile sa se intample sau am ajuns un caine la stana, care latra si care crede ca se asigura ca lumea isi face treaba?”.
In plus, aminteste-ti de codul de conduita sau de cei 7 ani de acasa si tine minte ca la birou nu ti se permite sa tipi ca pe plantatie, ca n-ai voie sa musti si ca nici n-ar fi cazul, pentru ca asemenea reactii n-au nimic in comun cu buna crestere, cu corectitudinea si cu ceea ce numim cultura organizationala.
Daca vrei sa devii caine de paza la stana, poti sa marai pana ragusesti, asigurandu-te ca maraitul tau pica pe lungimea de unda a celorlalti, care – in concluzie – vor respecta directivele.
Ei bine, dincolo de zambete, exista cateva retete de rezolvare profesionista a unor asemenea situatii.
Semnalmentele unui “caine” aflat intr-o situatie delicata
Sa luam in calcul contextul in care, tu, ca project manager, esti nevoit sa te concentrezi foarte mult pe monitorizare si sa te transformi intr-un mecansim care face o droaie de lucruri, concomitent:
- Pui matrici la punct
- Te asiguri ca restul colegilor le-au inteles, iar ei si le-au asumat, e drept, mai mult sau mai putin.
- In cele din urma, ii haituiesti si cateodata ii hartuiesti pe ceilalti, ca sa-si faca treaba si, cu chiu cu vai, reusesti sa obtii rezultate.
Practic, intr-o asemenea situatie, soarta ta devine usor ingrata, pentru ca nu e deloc placut sa hingheresti pe toata lumea si in plus, ai toate sansele sa scoti din sarite un numar mare de oameni.
Ce poti sa faci? Aceasta-i intrebarea…
Solutia este una singura, dar important este sa capete mai multe forme, astfel incat oamenii sa inteleaga mesajul si acesta sa fie mai usor de digerat, pentru fiecare in parte. Iata pasii:
- Initial, defineste un mod in care sa abordezi lucrurile, astfel incat sa-i pui in tema.
- La inceputul fiecarei faze a proiectului, da un refresh (in cazul in care s-a uitat ceva sau altceva difera fata de forma de baza).
- Include remindere pe durata sedintelor de proiect si follow-up-uri offline cu persoanele care nu au reusit sa participe la discutii.
- Exprima-te eficient si foloseste diferite canale de comunicare (mai ales daca nu ai o solutie/aplicatie integrata care sa te ajute in acest sens)
- Creaza un context propice justificarii conceptiilor tale si acestui push spre finalizare.
Exemplu: “Daca ieri am intrebat cand va fi definitivat proiectul, dar stiu ca, de fiecare data, persoana responsabila lucreaza cu turatie redusa, astazi pot intreba daca dispune de toate resursele, astfel incat sa-si termine treaba”.
Ce nu trebuie sa neglijezi
Daca te uiti intr-o singura directie si din pricina faptului ca lucrurile nu se misca asa cum vrei tu, sau se misca mai greu, vei neglija alte activitati si vei pica in cea mai mare capcana. Iata principalele domenii la care ma refer si care trebuie sa-ti mentina atentia sporita:
- risk management,
- stakeholder management,
- change management,
- Project plan update,
- issue management, etc.
Indiferent de vointa ta, acest sistem trebuie sa-si urmeze cursul, iar daca, totusi, constati o delasare cronica in jurul tau, e bine ca ea sa nu devina evolutiva, desi autoritatea nu-ti permite sa scuturi o serie de persoane – cheie.
Ca sa elimini riscuri ulterioare si ca sa remediezi probemele deja existente, cu resursele de care dispui, asigura-te ca latri organizat, pe diverse tonalitati si cu mesaje diferite, iar in acelasi timp ocupa-te de restul activitatilor.
Manual de “furat” autoritate prin influenta
Ok, sa spunem ca ai metodologie, te-ai organizat, ai pus la punct o guvernanta si continui inclusiv cu latratul, astfel ca, la prima vedere, ai creat un mediu propice evolutiei proiectului.
Totusi, pentru ca esti in situatia in care doar poti latra, lucrurile de mai sus nu se respecta neaparat. In cazul acesta, incearca sa obtii autoritatea de la altii care dispun de ea. Iata cum procedezi:
- Invita-i in sedinte.
- Solicita review-uri intermediare.
- Invita-i sa ia pulsul proiectului offline si update-ul pe diverse livrabile.
- Implica-i mai mult in proiect, prin orice mijloace, dar nu le crea senzatia ca nu poti gestiona situatia fara ei!
Atentie: nu poti face abuz de influenta, astfel ca ai putea ajunge din nou la monitorizare si mai ales, in postura de a tine lucrurile din scurt. Altfel ar scapa de sub control, mai ales in situatia in care deadline-urile sunt stranse, iar obiectivele echipei nu sunt aliniate si astfel s-ar produce o mare desincronizare.
Valoarea se demonstreaza in situatii limita
Concluzionand, afirm cu siguranta ca exista organizatii in care functioneaza oameni foarte competenti, cu abilitati extraordinare, care pot gestiona proiecte mari, dar carora contextul nu le permite decat sa fie caine la stana.
Totusi, pentru aceste firme, e bine si asa, pentru ca adevarata valoare a unui project manager iese la iveala atunci cand reuseste sa obtina rezultate tocmai cand contextul nu i-o permite si cand depaseste obstacole in fata carora multi ar ceda.
Fara un asemenea tip de project manager, proiectele nu s-ar finaliza, asa ca fac o plecaciune si sper ca, macar la final, cand lumea e fericita si culege roadele, sa recunoasca si meritele cainilor de paza!
Acum, este randul tau!
Spune-mi povestea ta! Ai fost implicat intr-un proiect in care te-ai simtit, mai degraba, caine la stana, decat Project Manager?
