Inainte de a incepe planificarea propriu-zisa a proiectului, trebuie sa configurezi Microsoft Project pentru cerintele proiectului tau.

Ce vei invata din acest articol:

• Cum sa creezi un proiect nou
• Cum sa adaugi sumarul proiectului
• Cum sa stabilesti informatiile specifice proiectului
• Cum sa configurezi programul de lucru
• Cum sa setezi moneda standard cu care lucrezi
• Si pentru cei care nu stiu, cum sa salvezi proiectul

1. Crearea unui Proiect nou

Pentru a crea un fisier nou selecteaza meniul:

File → New → Blank Project → Create

2. Sumarul Proiectului

Cuprinde informatii generale despre proiect (titlu, autor, manager, companie, etc). Nu toata lumea completeaza aceste informatii. Din punctul meu de vedere, sunt detalii ale proiectului pe care ar fi bine sa le completezi.

Pentru a defini sumarul proiectului selecteaza meniul:

File → Info → Project Information → Advanced Properties → Summary

MS Project deschide fereastra Project Properties.

In aceasta fereastra poti adauga urmatoarele informatii referitoare la proiectul tau:

• Title – titlul proiectului
• Author – persoana care a realizat proiectul in MS Project
• Manager – persoana care a indrumat proiectul
• Company – compania pentru care este conceput proiectul
• Category – categoria din care face parte produsul / serviciul
• Comments – comentarii aditionale (ex: sponsori, furnizori, etc)

3. Stabilirea informatiilor specifice proiectului

Fereastra de unde poti introduce aceste informatii o gasesti in meniul:

Project → Project Information

In aceasta fereastra poti modifica urmatoarele:

• Schedule From – programarea proiectului. Aici avem 2 optiuni:
• Project Start Date – data cand incepe proiectul (pentru proiectele planificate Start to Finish)
• Project Finish Date – data cand se va termina proiectul (pentru proiectul planificat Finish to Start).
• Start Date / Finish Date – data cand incepe proiectul sau cand se termina
• Calendar – se va alege tipul de calendar, care poate fi;
  • standard (5 zile lucratoare, fara sambata si duminica)
  • 24 hours (cand se lucreaza incontinuu – de exemplu masinariile care lucreaza non-stop)
  • night shift (cand se lucreaza doar noaptea).
• Current Date – data curenta (cand s-a inceput lucrul la proiect)

4. Configurarea programului de lucru

Aici definesti numarul de ore lucrate pe zi, pe saptamana si pe luna. Fereastra de unde poti introduce aceste informatii o gasesti in meniul:

File → Options → Schedule

In aceasta fereastra poti modifica urmatoarele campuri:

• Calendar options for this project: – selectezi proiectul pentru care vrei sa configurezi calendarul
• Week starts on – ziua in care doresti ca saptamana sa inceapa (depinde pentru cine faci proiect, saptamana poate incepe cu Luni sau cu Duminica)
• Fiscal year starts in – luna in care doresti sa inceapa anul fiscal
• Default start time – ora la care doresti sa inceapa o zi de munca
• Default end time – ora la care doresti ca o zi de munca sa se termine sau la care se termina programul in mod normal, chiar daca se lucreaza si peste 🙂
• Hours per day – cate ore doresti sa fie muncite pe zi (exemplu: ai selectat ca ziua de lucru sa inceapa la ora 8 dimineata si sa se termine la 5 seara, din care rezulta ca o zi de lucru are 9 ore, dar vrei sa se munceasca doar 8 ore, ora ramasa fiind pauza de masa)
• Hours per week – cate ore doresti sa se munceasca pe saptamana
• Days per month – cate zile doresti sa se munceasca pe luna
• New tasks created:
  • Manually scheduled – noile sarcini vor fi introduse manual de catre cel care face planificarea proiectului (cand incep, cand se termina si cat dureaza)
  • Automatic scheduled – noile sarcini vor fi introduse automat de catre program (durata default este de 1 zi)
• Auto scheduled tasks scheduled on – daca ai selectat optiunea automatic scheduled, reprezinta ziua in care vrei ca sarcinile sa inceapa (ziua de start a proiectului sau data curenta)
• Duration is entered in – unitatea de masura pentru durata sarcinilor (minute, ore, zile, saptamani, luni)
• Work is entered in – unitatea de masura pentru timpul pe care resursa umana il va petrece realizand o anumita sarcina (minute, ore, zile, saptamani, luni)

Atentie: Durata si munca se masoara in zile lucratoare pentru calendarul de tip standard (vezi punctul 3). Daca am zis ca o zi de munca are 8 ore si trecem la o sarcina ca un om va munci 10 zile, el va munci de fapt 80 ore si nu 240 ore. O saptamana de lucru are 5 zile, daca introducem o durata de 30 zile, omul nu va munci o luna, ci va munci 6 saptamani.

5. Setarea monezii standard cu care vei lucra

Fereastra de unde poti introduce aceste informatii o gasesti in meniul:

File → Options → Display → Currency → RON

• Placement – modul  in care va arata simbolul in document (ex: 1 RON sau RON 1)
• Decimal digits – numarul de zecimale pe care o sa-l aiba numarul
• Currency – alegerea tipului de moneda (ex: RON – leu, USD – dolar, EUR – euro)

6. Salvarea Proiectului

Partea aceasta este cea mai simpla si este similara salvarii oricarui fisier in Office.

Proiectul trebuie salvat inca de la inceput intr-o locatie cunoscuta sau pe serverul de proiect si sub forma unui nume intuitiv, specific proiectului. Ha! Desi pare o sugestie simpla si toata lumea spune: “Normal!”, sunt situatii in care te trezesti cautand fisierul pe server si nu este la locul lui sau nu are un nume intuitiv.

Poti face acest lucru din meniul:

File → Save As

• File Name – numele pe care vrei sa-l dai proiectului
• Save as type – tipul de fisier sub forma caruia vrei sa salvati proiectul (un proiect in Microsoft Project are extensia .mpp)

Concluzii:

• setarile pentru fiecare proiect in parte ar trebui configurate inca de la inceput pentru ca mai tarziu este posibil sa uiti sau sa-ti scape detalii, in plus setarile de care ti-am vorbit dureaza destul de putin
• stabilirea unor sarcini automate, stabilirea monezii standard, precum si atribuirea unor valori acestora iti usureaza foarte mult munca pe parcursul proiectului, deoarece nu mai este nevoie sa le introduci manual
• setarea sumarului proiectului este importanta si pentru tine si pentru ceilalti, deoarece permite vizionarea de informatii suplimentare pentru cei care nu sunt implicati activ in dezvoltarea fisierului
• proiectul ar trebui salvat periodic, astfel incat sa nu fii nevoit sa o iei de la capat. Cine a patit-o cel putin o data stie despre ce vorbesc.

 

Asta a fost! Ma bucur ca ai stat cu mine pana la sfarsitul articolului.

La final, lasa-mi un comentariu si spune-mi ce setari initiale faci atunci cand utilizezi MS Project.