Stiati ca managementul eficient al stakeholderilor poate creste rata de succes a proiectelor cu 25%? In mediul de lucru alert al zilelor noastre, recunoasterea si implicarea stakeholderilor este esentiala pentru a livra proiecte la timp si in buget. Aceast articol va va ghida insusirea principiilor de baza ale managementului stakeholderilor si va va oferi idei de actiuni concrete care va pot imbunatati abilitatile in gestionarea proiectelor. Vom acoperi importanta identificarii stakeholderilor, intelegerii intereselor lor si mentinerii acestora implicati pentru a va asigura ca proiectele nu doar indeplinesc obiectivele, ci le depasesc asteptarile.

Ce este managementul stakeholderilor

Managementul stakeholderilor reprezinta procesul de identificare, analiza, planificare si implementare a actiunilor pentru a interactiona cu acestia si a-i mentine conectati la proiect. Stakeholderii sunt persoanele sau organizatiile care pot afecta sau pot fi afectate de un proiect. Managementul eficient al acestora sta la baza succesului proiectului, mai ales pentru proiectele cross-functionale de medie si mare anvergura.

Acest proces permite managerilor de proiect sa asigure indeplinirea obiectivelor, tinand cont totodata de interesele si preocuparile celor implicati. Nu este doar un concept teoretic; proiectele nu se desfasoara in “izolare” si nu depind de o singura persoana. Modul in care colaborezi cu ceilalti face o mare diferenta. Exista o expresie in limba engleza care reflecta perfect aceasta idee: „make it or break it.” Gestionarea stakeholderilor este esentiala pentru a asigura succesul proiectului si pentru a construi relatii pozitive cu toti cei implicati.

Importanta managementului stakeholderilor in succesul proiectului

1. 1. Rata crescuta de succes a proiectelor: Un management eficient al stakeholderilor este esential pentru succesul proiectelor. Potrivit Project Management Institute (PMI), proiectele care prioritizeaza acest aspect raporteaza niveluri de satisfactie de aproximativ 80% pentru proiectele finalizate. Desi aceasta nu se traduce direct intr-o rata de succes mai mare, este un indicator important al calitatii procesului. Daca ar fi sa fac o gluma, as spune ca imbunatatirea acestui capitol rezolva o mare parte din probleme, dar este un mic detaliu—nivelul de satisfactie, nu rata de succes. Din experienta mea cu mii de profesionisti, managementul stakeholderilor nu numai ca imbunatateste procesele si rezultatele, ci si imbunatateste radical wellbeing-ul la locul de munca, ceea ce conteaza foarte mult pentru tine si pentru ceilalti.
   2. Reducerea riscurilor de esec: Implicand stakeholderii de la inceputul proiectului, puteti identifica nu numai problemele potentiale, ci si facilita adoptia unor initiative si construirea unui mediu bun si sanatos. Daca stakeholderii sunt parte din solutie, adoptia si implicarea lor vin natural, motivand echipele sa lucreze mai eficient.
   3. Decizii mai bune: Stakeholderii pot oferi perspective si informatii valoroase care pot influenta rezultatele proiectului. Includerea lor asigura alinierea livrabilelor proiectului cu asteptarile utilizatorilor. Aceasta abordare este valabila pentru toti cei implicati, de la echipa la coordonatori si decidenti. Daca privim din perspectiva decidentilor, fie ca este vorba de tine, client sau furnizor (top management), sa ai informatii si sa iei decizii in cunostinta de cauza face o mare diferenta. Un contra-exemplu: „Esti pus in fata faptului implinit intr-o sedinta de status, si evident, esti luat prin surprindere. Sau afli in data de 13, ca ceva nu poate fi livrat in data de 14 cum era agreat.”
   4. Imbunatatirea comunicarii: Implicarea stakeholderilor sprijina canale deschise de comunicare, facand mai usoara partajarea informatiilor si rezolvarea conflictelor. Toate punctele de mai sus converg spre imbunatatirea comunicarii si se traduc in beneficiile unui stakeholder management de calitate. Atunci cand comunicam deschis, avem vizibilitate, si toate lucrurile merg mai bine. In activitatea mea de trainer, de foarte multe ori echipele se plang ca „avem probleme de comunicare”. Insa, de multe ori, acesta este doar un efect, cauza fiind foarte probabil lipsa de organizare si un stakeholder management defectuos.

Identificarea stakeholderilor

Pentru a gestiona corect stakeholderii, primul pas este identificarea lor. Aceasta include:

• • Stakeholderi Interni: Membrii echipei, top managementul si departamentele care sunt direct implicate sau afectate de proiect.
  • Stakeholderi Externi: Clienti, furnizori, investitori si organisme de reglementare.

Identificarea stakeholderilor este un proces continuu. Desi este ideal sa se faca la inceput,  pentru un start sanatos, este normal sa apara modificari si completari pe parcurs. Proactivitatea si colaborarea cu echipa pot maximiza sinergiile si rezultatele. In practica, discutiile cu echipa si implicarea colaborativa in acest proces creste entuziasmul si calitatea rezultatelor.

Instrumente pentru identificarea stakeholderilor

• • Analiza Stakeholderilor: Un instrument care ajuta managerii de proiect sa vizualizeze nivelul de influenta si interes al diferitilor stakeholderi in raport cu proiectul.
  • Matricea Putere/Interes: O matrice care clasifica stakeholderii in functie de nivelul lor de putere si interes, ajutand la prioritizarea eforturilor de implicare.

In teorie, exista mai multe instrumente, iar alegerea lor depinde de situatie. Este important sa se faca lucrurile de baza, simple, fara de care proiectul poate derapa. Dupa ce ai facut aceste lucruri de baza, poti adauga instrumente suplimentare in functie de complexitatea proiectului si a stakeholderilor. Va pot spune ca realizarea lucrurilor de baza nu dureaza mult si iti ofera marea majoritate a beneficiilor.

Intelegerea nevoilor si asteptarilor stakeholderilor

Odata identificati, este esential sa intelegeti nevoile si asteptarile stakeholderilor. Acest lucru se poate realiza prin:

• • Chestionare: Colectarea de date cantitative si calitative de la stakeholderi cu privire la asteptarile si preocuparile lor. Recomand chestionarele pentru situatiile in care interactionezi cu un numar mare de persoane sau cand schimbarea pe care proiectul tau o produce impacteaza aceste persoane. In practica, am mixat acest instrument cu o prezentare in avans care ofera un context clar audientei. Am rulat chestionarul si ulterior am gestionat rezultatele primite, fie prin comunicari de grup, fie prin interactiuni 1:1 sau in sub-grupuri mai mici. Nu de alta, dar daca tot facem o actiune, nu o facem de dragul de a o face si a bifa o activitate, ci pentru ca ne pasa si vrem sa tinem cont de punctul lor de vedere si sa facem ceva in acest sens.
  • Interviuri: Realizarea de intalniri unu-la-unu poate oferi perspective interesante asupra punctelor de vedere ale stakeholderilor. Se preteaza foarte bine pentru stakeholderii cheie, este consumator de timp, dar merita fiecare secunda, minut, ora — dupa caz.

Crearea unui plan de implicare a stakeholderilor

Un plan de implicare a stakeholderilor contureaza cum si cand veti interactiona cu ei. Acesta este un document viu si trebuie revizuit periodic. Componentele cheie includ:

1. 1. Identificarea Stakeholderilor: Listati toti stakeholderii si clasificati-i in functie de influenta si interesul lor.
   2. Strategii de Implicare: Determinati metodele de implicare pentru fiecare grup de stakeholderi (de exemplu: intalniri, ateliere de lucru, minutele sedintelor etc.).
   3. Plan de Comunicare: Stabiliti frecventa si canalele de comunicare. De exemplu, unii stakeholderi ar putea prefera intalniri fata in fata, in timp ce altii ar putea opta pentru actualizari prin e-mail.
   4. Mecanisme de Feedback: Includeti structuri care permit stakeholderilor sa ofere feedback cu privire la progresul si rezultatele proiectului.

Este esential sa aveti un plan clar de actiune. Ideile si initiativele sunt importante, dar actiunile fac diferenta. Pentru a oferi o directie clara si a evita izolarea, este crucial sa dezvoltati acest plan si sa va asigurati ca echipa de proiect intelege strategia. Nu trebuie sa fie ceva “sofisticat”, dar este important sa fie aplicat in practica. Optimizarea, fara aplicarea initiala, poate duce la omiterea unor actiuni cheie, generand urgente si haos. Prin urmare, este mai bine sa faceti lucrurile corect de la inceput si apoi sa le optimizati.

Implicarea stakeholderilor pe parcursul ciclului de viata al proiectului

Implicarea eficienta a stakeholderilor in proiect ar trebui sa fie continua:

• • Initiere: Implicati stakeholderii devreme in proiect pentru a obtine informatii si a construi o relatie.
  • Planificare: Includeti stakeholderii in procesul de planificare pentru a alinia obiectivele proiectului cu asteptarile lor. Aceasta ajuta la o adoptie si implicare crescuta.
  • Executie: Mentineti stakeholderii informati despre progresul proiectului prin actualizari si verificari regulate. Acest lucru poate include meeting-uri recurente, informari via e-mail sau interactiuni ad-hoc.
  • Monitorizare si Control: Solicitati feedback si evaluati satisfactia stakeholderilor pe parcursul ciclului de viata al proiectului. Ajustati planurile de implicare in functie de raspunsurile primite. Acest lucru face diferenta intre un proiect care „merge binisor” si unul care este „super implicat si profesionist”.
  • Inchidere: Implicati stakeholderii in etapele de inchidere, asigurandu-va ca toate partile se simt apreciate pentru contributiile lor, iar rezultatele proiectului se aliniaza asteptarilor lor. Acest pas, facut cu suflet, ajuta enorm la construirea relatiilor care trec dincolo de proiect. Personal, pastrez legatura cu oamenii din proiecte finalizate acum 5 ani si imi aduc aminte cu drag de vremurile in care lucram impreuna.

Pentru proiectele desfasurate in mod Hybrid sau Agile, includeti aceste activitati in rutinele existente, cum ar fi planificarea trimestriala, sprint planning, review si retrospectiva. 

Provocari in managementul stakeholderilor

Gestionarea stakeholderilor poate fi complexa si prezinta mai multe provocari:

• • Interese diverse: Stakeholderii au adesea interese diferite, care de multe ori se bat cap in cap. Mentinerea echilibrului in timp ce pastrati alinierea proiectului poate fi o provocare. Cu toate acestea, indiferent cat de greu este, a face ceva in acest sens aduce valoare infinit mai mare decat a lasa lucrurile la voia intamplarii. Nu toate situatiile au solutia perfecta, dar navigarea prin situatiile dificile face diferenta intre o discutie „sanatoasa” si conflict “la vedere”/”pe fata” si blocaje la nivel decizional. Asta deosebeste un project manager junior si un project manager senior: si stii ce ai de facut, si obtii rezultatele dorite!
  • Bariere de comunicare: Pot aparea neintelegeri din cauza comunicarii ineficiente, chiar daca ne dam toata silinta. Este esential sa mentineti claritate si transparenta. Cand simtiti ca lucrurile derapeaza, faceti pasii necesari pentru depasirea potentialelor neintelegeri. In 90% din cazuri, oamenii isi doresc ca lucrurile sa mearga bine; este o chestiune de „cum facem”, „cat efort depunem” si „daca merita”.
  • Rezistenta la schimbare: Unii stakeholderi pot opune rezistenta initiativelor sau proiectelor noi. Consolidarea increderii prin implicare constanta si demonstrarea valorii poate ajuta la atenuarea acestei probleme. Succesul este definit de calitatea solutiei livrate inmultita cu gradul de adoptie/acceptare. Daca exista rezistenta, implementarea poate fi dificila, iar solutiile nu vor fi folosite la adevarata lor valoare. Toata lumea are rezistenta la schimbare, inclusiv noi. Presupune din start acest lucru, tine cont de el si actioneaza pentru a depasi aceasta rezistenta.

Nota pentru Coordonatori: Tot rezistenta este de fapt si atunci cand spuneti: „Daca fac toate chestiile astea, nu mai am timp de nimic altceva!” 

Cele mai bune practici pentru managementul stakeholderilor

Gestionarea eficienta a stakeholderilor este esentiala pentru succesul proiectelor. Iata cateva practici cheie:

1. Comunicare regulata: Planificati sedinte regulate si mentineti stakeholderii informati cu privire la actualizarile proiectului. Acest lucru este esential pentru un nivel ridicat de incredere si implicare. Pentru cei care se plang de meeting-uri, problema nu este meeting-ul in sine, ci organizarea defectuoasa sau durata prea mare. Ganditi-va ce va doare mai tare: sa fie lumea in ceata si sa nu stie ce are de facut sau sa nu fie aliniata, sau sa stati 30 de minute sa va sincronizati cu totii.
2. Empatie si inteligenta emotionala: Incercati sa intelegeti perspectivele si preocuparile stakeholderilor. Empatia consolideaza relatiile. Insa, daca nu ati facut analiza corecta si nu ati investit timp in aceasta directie, abordarea poate parea neautentica. Din experienta, nu este vorba despre a face sau a nu face ceva, ci despre a particulariza la contextul fiecaruia.
3. Documentare: Documentati feedback-ul si deciziile stakeholderilor pentru a asigura transparenta si responsabilizarea. Acest lucru este deosebit de important pentru proiectele mari, cand interactionati pentru prima data sau cand complexitatea necesita documentarea pentru a evita pierderea detaliilor. Face diferenta intre „este atent la detalii, se implica, este riguros” si „dar am discutat acest subiect de 100 de ori”.
4. Adaptabilitate: Fiti pregatiti sa ajustati strategiile de implicare in functie de nevoile in evolutie ale stakeholderilor si dinamica proiectului. Aceasta flexibilitate este esentiala, mai ales cand stakeholderii sau decidentii se schimba pe parcursul proiectului. Proiectele cross-functionale si cross-culturale necesita si mai multa munca pentru a se adapta la obiective si culturi diferite.

Concluzie: Ce urmeaza?

Nu subestimati importanta managementului stakeholderilor in proiectel. Intelegand cine sunt stakeholderii, asteptarile si nevoile acestora si implicarea lor pe parcursul intregului ciclu de viata al proiectului, va neteziti drumul catre succes. Luati in considerare implementarea unui plan de implicare a stakeholderilor si transformati implicarea intr-un proces continuu, nu intr-o sarcina one-time-only. Prioritizand relatiile cu stakeholderii, puteti avea proiecte de succes si imbunatati eficienta organizationala in ansamblu. Nu numai ca imbunatatiti rezultatele proiectului, dar si modul in care se livreaza proiectele in companie.