In functie de tipul de proiect in care esti implicat, poti alege doua variante in privinta rapoartelor. Eu cunosc cazurile unor project manageri care sustin ca rapoartele le mananca zilele si ca, aproape sigur, nimeni nu le citeste, dar am observat si situatii aflate la polul opus, in care cei implicati sustin ca nu sunt necesare atat de multe rapoarte.
Sigur, timpul inseamna bani si de aici pleaca totul, dar mai bine hai sa deslusim, impreuna, diferentele intre cazurile enumerate mai sus.
Provocari la care trebuie sa te astepti
Fara indoiala, exista situatii in care te descurci de minune si in care nu ai nevoie de absolut nimic. Rapoartele tale si statusul pe care il oferi celorlalti raspund intrebarilor lor, iar meetingurile decurg asa cum preconizai.
Este, insa, posibil, ca nu tot timpul sa ai acest noroc si sa descoperi o serie de provocari:
1. Nu stii ce sa adaugi in noul raport
Nu stii ce sa adaugi in noul raport, fata de precedentul, pentru ca:
- Nu a fost inregistrat niciun progres si practic, nu ai ce updata.
- S-au facut pasi in plus, dar tu nu ai acces la informatii.
2. Status update
Trebuie sa faci un update, strict din punctul de vedere al progreselor inregistrate, astfel ca sunt necesare urmatoarele informatii:
- Ce s-a realizat in ultima perioada.
- Care sunt motivele pentru care s-a batut pasul pe loc.
- Prezentarea informatiilor generale.
3. Neclaritati
Nu ai inteles de ce un anumit status este obligatoriu si mai ales care este motivul pentru care acesta ti-a fost solicitat, pentru a 100-a oara. Iata posibilele situatii pe care ai uitat sa le calculezi:
- De cele mai multe ori, in spatele solicitarii exista un motiv ascuns. Afla cu discretie care este acesta, sau intreaba clar, in functie de situatie.
- Solicitantul nu a avut acces la rapoartele anterioare, astfel ca nu are informatiile updatate la zi. Asadar, organizeaza o intalnire intre patru ochi.
- Solicitantul este pus la punct cu ultimele rapoarte, dar pretinde inca unul, inclusiv cu o frecventa ridicata. Intreaba clar care sunt noutatile pe care asteapta sa le primeasca si la ce informatie doreste sa aiba acces.
Lista provocarilor poate fi mai detaliata, dar deocamdata sa ne oprim aici. Indiferent care este situatia in care te afli, important este sa gasesti ritmul, frecventa si formatul care servesc optimizarea proiectului tau.
Pasii evaluarii corecte
Si acum, hai sa ne intoarcem la titlul acestui articol, in care iti propuneam un exercitiu simplu, care dureaza doar 5 minute!
Iti recomand sa apelezi la acest test imediat ce ai incheiat un status raport. Cand te intrebi „ce anume mai trebuie adaugat?”, sau cand simti nevoia sa discuti cu cineva si sa validezi munca ta, depusa pana in acel moment, este momentul sa spui stop joc si sa procedezi la o scurta evaluare. Iata pasii:
1. Priveste situatia din unghiuri diferite
Incearca sa privesti situatia din unghiuri diferite, dar prima oara, prin ochii tai. Nu uita urmatoarele intrebari:
- Dispun de toate informatiile necesare pentru finalizarea acestui raport? Daca raspunsul este negativ, oare stiu de la cine pot afla restul detaliilor, in timp util?
- Care este rolul acestui raport?
- Ce anume imi doresc eu, ca PM, sa obtin in urma respectivei intalniri?
- Ce ma astept sa se intample la finalul meetingului? Care este suportul necesar pentru a rezolva problema?
2. Schimba registrul
In acest moment, schimba registrul, aseaza-te, pe rand, in locul altora care isi pun propriile intrebari si rezolva urmatoarele ecuatii:
- Particip la acest meeting deoarece vreau sa aflu “X” sau “Y”. (Gandeste-te daca tu esti pregatit, dispui de respectivele informatii? Vrei sa le adaugi in raportul tau?)
- Ce este relevant pentru mine, in acest proiect? (Tu ai inclus acest amanunt in statusul tau?)
- Dispun de suficiente informatii, astfel incat sa pot lua o decizie?
Exercitiul la care te-am provocat mai devreme te va ajuta sa stii cu certitudine daca raportul pregatit este pe placul audientei si daca esti pregatit pentru a sustine respectivul status.
La fel de bine, poti folosi acest exercitiu (chestionar, test) si in situatii mult mai simple, precum pregatirea oricarui tip de document care necesita aprobare, planificarea unui meeting sau a unei propuneri de business, sau chiar in situatia in care ti-ai dori o marire de buget.
Asadar, distractie placuta cu analiza psihologica si manageriala si… te astept sa-mi povestesti ce experiente ai traversat!
