“Aveam nevoie de chestia asta, ieri!”

Aceasta propozitie este deseori folosita in mediul oamenilor de afaceri, doar ca putini stiu ca ea isi are originea in presa romaneasca a anilor ’90, atunci cand oamenii aveau, mai mult ca niciodata, nevoie de informatie, dupa ce, ani buni fusesera tinuti in bezna. La vremea aceea, era o goana teribila nu doar pentru informatie, ci mai ales pentru a fi primul pe piata.

Ti se pare cunoscut fenomenul? Pun pariu ca si tu ai jucat in acest film, doar ca titlul a sunat altfel: ”Trebuie sa inchei proiectul X pana la data de…”, asa ca… Make it happen’! Doar ca, rationamentul din spatele datei care ti-a fost impusa pentru definitivarea proiectului nu are limita cronologica, nu dispune de o estimare, nu are niciun plan si uneori nu are legatura cu realitatea.

Cum ai ajuns aici?

Pentru a imblanzi putin contextul si a nu pune sare pe rana, exista, totusi, o explicatie (vorba cuiva), daca nu chiar mai multe.

Iata cateva coordonate, care nu te vor ajuta sa termini proiectul mai repede ori sa faci rost de resurse competente, dar iti vor oferi explicatiile cu privire la cauze:

• Timpul nu sta pe loc, asa ca, in timp ce tu erai ocupat cu altceva, a aparut un concept similar intr-o alta tara, la o firma concurenta sau si mai rau, chiar in grupul in care activezi tu. Drept si prin urmare, din instinct de conservare, te gandesti: “Ii dam pe repede-inainte, doar sa nu ramanem de caruta”.
• De multe ori, suntem tentati sa credem ca totul poate fi rezolvat in sistem blitzkrieg sau poate fi reparat din mers. Sigur, initiativele sunt laudabile, doar ca rareori lucrurile sunt puse in miscare coerent pe fast forward.
• Sponsorul tau este un Yes man, asa ca, orice idee sau cerinta care vine de sus se executa si nu se comenteaza. Asadar, “nu schimbam nimic, pentru ca noi suntem aici sa facem ce ni se spune”, nu ce e bine sau ce trebuie si cu atat mai mult, nu traim intr-un timp real.
• Initiativa a fost facuta publica mai demult, insa tu nu ai fost implicat de la inceput. Doar ca, fara stiinta ta, a fost deja creat un draft de plan de proiect, iar tu devii -brusc- fericitul castigator al lozului cel mare. Pus in fata faptului implinit, fara sa stii contextul si fara sa fi fost implicat in initierea si in planificarea preliminara, totul ti se pare (si uneori chiar este) imposibil de realizat.
• De  ce sa nu fim realisti, cateodata, exista si varianta take it or leave it, asa ca, daca te-ai inhamat, trage!

Daca, totusi, ajungi in situatia in care trebuie sa gestionezi un proiect cu termene nerealiste, iti prezint mai jos cateva sugestii.

Ce poti face:

1. In primul rand, nu spune niciodata “DA” si nici macar “este posibil”, daca nu esti sigur! Raspunde elegant, chiar evaziv: “Suna interesant” sau “pare o mare provocare, voi evalua si voi reveni cu un raspuns, in cel mai scurt timp”. Dupa ce te-ai facut temele, ofera un feedback realist, evident,  daca este posibil.
2. Pune cap la cap toate informatiile de care dispui, pentru ca proiectul sa-ti devina tot mai clar. Incearca sa faci un plan de actiune si mai ales identifica piesele lipsa din puzzle.
3. Odata creat planul de actiune, este bine sa treci la nivelul urmator si sa faci un project plan. Ulterior, concentreaza-te pe reducerea duratelor. In primul rand, afla durata reala, apoi redu durata, pentru ca altfel iti furi singur caciula!
4. Categoric, experienta ta anterioara isi spune cuvantul. Daca ai mai avut proiecte similare, cu siguranta iti este mai usor sa intelegi noul context. Macar stii in ce te bagi! In plus, e posibil ca unele coordonate sa fie similare, asa ca ai putea avea tema facuta, fara sa stii.
5. Poate cel mai important lucru este: aduna-ti o echipa de exceptie, pe principiul “daca tot m-am trezit intr-o misiune imposibila”, macar sa am cu cine lucra! Echipa face diferenta intre ceva ce pare imposibil si ceva ce se realizeaza la timp. Unde mai pui si ca iti face mare placere sa muncesti in mediul respectiv.

Una peste alta, sunt convins ca, de-a lungul carierei tale, ai avut ocazia sa te implici in initiative dificile si sa le scoti la capat. Nimic nu este imposibil ! E adevarat, putem miza si pe aceasta carte, atunci cand ne aflam in fata unui proiect cu termene foarte stranse.

Sa descoperim, impreuna, cum putem duce proiectul la bun sfarsit!

Am observat anterior ca exista diverse motive din pricina carora asemenea intiative sunt demarate. Am vorbit si despre cum trebuie sa reactionezi si am punctat pasii necesari, astfel incat sa poti pune lucrurile in miscare.

Acum, sa enumeram cateva solutii care iti vor permite sa obtii buy-in-ul (angajamentul/implicarea) celorlalti.

5 aspecte esentiale pentru prima discutie despre proiectul “pe muchie de cutit”

1. Cum expui cerintele, mai departe. Am vazut atat de des aceasta fotografie intr-un format nefericit, incat situatia ma face sa afirm ca diferenta intre o persoana competenta implicata si o persoana competenta, dar care intarzie constant si nu-si face treaba, tine de tine si de felul in care reusesti sa transmiti mesajul mai departe, catre echipa.
2. Proiectul sa fie pozitionat astfel incat sa para o provocare si volumul de munca sa fie realist.
3. Provocarea sa scoata la iveala ce e mai bun din tine si din echipa. Cum procedezi:
   • evidentiaza punctele forte ale fiecarui membru al echipei si felul in care te astepti ca el/ea sa faca diferenta.
   • care sunt motivele pentru care ii vrei, pe fiecare din ei, in echipa si pentru care tu crezi ca ei/ele sunt persoanele potrivite, alaturi de care iti asumi acest risc.
   • cum spune un prieten de-al meu: “fa-ti temele de acasa si ia in serios chestiunea, pentru ca nu merge cu psiho pupu, cu periuta, sau cu alte instrumente de convingere si de persuasiune, bazate pe vorbe goale”.
4. Proiectul trebuie sa merite cu varf si indesat, pentru a te face luntre si punte ca sa-l duci pana la capat. Incearca sa identifici motivele, de la cele de natura materiala pana la cele de natura profesionala, umana, etc.
5. La final, vei avea bucuria sa afli ca ai pus osul pentru o lucrare care te va face mandru sa ti-o atasezi la CV si despre care vei povesti, cu bucurie, in viitor. Mai ales ca, nu oricine poate sa se inhame, din zbor, la un asemenea proiect.

Finalizarea la timp a unui proiect tine de multe lucruri, insa, atunci cand esti in criza si timpul te preseaza, trebuie sa te gandesti la doua aspecte: time management si people delegation.

Fara aceste doua concepte este imposibil s-o scoti la capat, pentru ca in situatiile in care se lucreaza din scurt, riscurile sunt prea mari, iar sansele de reusita, foarte mici.

De cele mai multe ori, un asemenea proiect este o mare provocare, iar daca lumea intelege si se sacrifica in consecinta, exista o sansa. Daca nu, adio!

Daca in sanul echipei se poate vorbi despre change management, produ schimbarea si in cadrul acesteia, asa cum ai reusit sa modifici lucrurile si in cadrul companiei. Nu va dura trei luni, ci doar jumatate. Sigur, va fi greu, dar vorba aceea: “let’s do it!”. Daca sistemul functioneaza, ai o sansa mare de reusita!

Cunoaste-ti echipa!

Fiecare om are povestea lui si toti colegii tai au multe pe cap. La fel si tu. Iata de ce, daca nu te pricepi sa cunosti oamenii si contextul in care ei actioneaza, e greu sa-ti mobilizezi echipa. Asa ca, in primul rand, cunoaste-ti echipa!

Apoi, pune pe hartie punctele forte ale fiecarui membru si mizeaza pe 2-3 piloni cheie, capabili sa traga la caruta si sa mute muntii.

Pregateste-te pentru probleme. Fii convins, ele vor aparea! Pregateste-ti o echipa si o guvernanta, care sa rezolve situatiile critice care vor aparea.

Cand o mai dai in bara, nu dispera! Noteaza cauzele, astfel incat sa inveti din greseli si ele sa nu devina esecuri. Suntem aici sa rupem muntii, nu sa ne plangem de mila! In general, in viata, e bine sa invatam din greseli, pentru ca ele sunt inerente, indiferent cat ne-am stradui noi sa le evitam. Asa ca, nu incerca sa le eviti 100%, pentru ca asta e, deja, o utopie!

Dupa un timp, chiar daca proiectul nu curge in parametri doriti, fa o pauza si analizeaza lucrurile. Daca e cazul, cere si o alta parere.

4 intrebari la care trebuie neaparat sa obtii raspunsuri

• Situatia in care ai ajuns seamana cu aceea pe care ai planificat-o?
• Proiectul merge in directia dorita?
• Ce trebuie schimbat, astfel incat sa redresezi situatia, din mers?
• Ce aspect nu ai luat in calcul sau a aparut pe parcurs si ce poti remedia?

Acum e randul tau!

Sunt convins ca, daca lucrezi in asemenea proiecte de anvergura, esti obisnuit cu termene limita, mai mult sau mai putin realiste!

Asa ca, trimite-mi un comentariu si spune-mi cum gestionezi asemenea situatii. Adevarata valoare a acestui articol va aparea atunci cand, la experienta si la povestea mea, se va adauga propria TA contributie!

In concluzie, vino langa mine si spune-ti povestea, mai jos!