Ziua de azi este cu urcusuri si coborasuri, cu viraje periculoase, care nu de putine ori te fac sa aluneci, iar ca sa te repui pe picioare te costa timp, sanatate si bani.

La fel, indiferent de companie, activitatea este o intrecere continua, in contratimp, astfel ca indiferent cat de bine ti-ai calcula pasii si ti-ai planifica strategiile, e posibil ca, la un moment dat, sa ti se para ca pamantul iti fuge de sub picioare. In general, in viata, neprevazutul te loveste exact cand nu te astepti, dar chiar si cand lucrurile par sa fi scapat de sub control trebuie sa stii sa ramai in joc.

Daca vei incerca sa controlezi totul, exista posibilitatea ca efectul sa fie invers si in loc sa construiesti, vei darama. Ideal este sa dispui de o echipa profesionista, care sa lucreze organizat, astfel incat lucrurile sa se intample de la sine, fiecare membru al grupului asumandu-si task-urile si deciziile. Insa nu tot timpul se intampla asa.

Pentru a gestiona situatia in asemenea momente de criza, trebuie sa urmezi cei (doar) 7 pasi pe care ti-i voi indica mai jos:

1. Nu intra in panica! Analizeaza problema la rece!

Studiaza atent situatia si noteaza-ti raspunsurile la fiecare intrebare:

• Care sunt semnalele care arata ca situatia este dificila si ce fapte demonstreaza acest lucru?
• Cate riscuri active am si cum se materializeaza acestea?
• Cate activitati sunt intarziate si ce motive au determinat criza de timp?
• Care sunt piedicile in calea indeplinirii obiectivelor?
• Cu cat am depasit bugetul?
• Cati oameni din echipa mea au scapat deja situatia de sub control si cine tensioneaza, in plus, atmosfera? Exista posibilitatea ca rezolvarea acestei dileme sa-mi puna pe tapet o lista surprinzator de lunga de activitati necesare pentru gestionarea stakeholderilor panicati.

Dupa ce ti-ai raspuns la prima transa de intrebari, iti vei da seama cu usurinta daca situatia e atat de roz cum iti imaginai sau daca, totusi, lucrurile pot fi reasezate usor pe linia de plutire.

In cazul in care se dovedeste ca nu e vorba despre o panica de moment, iar situatia este grava, urcam la nivelul urmator.

2. Fa un review si afla unde sunt defectiunile!

Pentru a vedea ce nu functioneaza este necesar sa raspunzi la chestionarul urmator, care te va ajuta sa faci o recapitulare punctuala si sa autoevaluezi proiectul:

• Am pus la punct o structura de project management in care managementul superior sa fie implicat activ?
• Am destula influenta in companie pentru a fi capabil sa apas butoanele necesare, incat situatia sa fie redresata?
• Obiectivele proiectului sunt aliniate la obiectivele strategice generale ale organizatiei? Mai exact: tragem cu totii la aceeasi caruta?
• Obiectivele personale ale celor implicati deriva din obiectivele proiectului? Avem motive sa ne concentram cu totii in aceeasi directie sau, daca nu, care sunt motivele pentru care unii fac nota discordanta?
• Echipa este, intr-adevar, competenta si beneficiaza de instrumentele si de resursele necesare?
• Am elaborat un plan de actiune clar, care sa ofere o directie, sau echipa lucreaza dezlanat, pe sistemul mama impunge si eu trag, adica lucrurile se repara din mers, dar parcursul catre tinta este tot mai anevoios?
• Am monitorizat costurile si deficitul inregistrat pana in acest moment? Exista posibilitatea ca pierderile sa fie consistente la finalul proiectului? Managementul superior are aceasta informatie?

Dupa ce ai parcurs aceasta lista de intrebari, noteaza-ti raspunsurile. Apoi, reciteste chestionarul si vezi daca ti-a scapat ceva!

3. Comunica mai bine!

Teoretic, orice om are o parere buna despre sine. Plecand de la aceasta premisa, daca eu am o impresie buna in privinta mea, iar tu ai o impresie buna in ceea ce te priveste, putem stabili un numitor comun?

Ceea ce dorim sa spunem a fost perceput asa cum trebuie? Pentru a afla adevatul, e cazul sa analizam urmatoarele etape:

• Ce am intentionat sa comunic?
• Cat de bine am reusit s-o fac si care sunt motivele care ma indeamna sa ajung la aceasta concluzie.
• Cate persoane trebuie informate si la cate dintre ele au ajuns datele concrete.
• Varianta pentru sceptici: Ce garantii, sau indicatori de masurare am, pentru a fi convins ca tot ce am comunicat a fost inteles si este aplicat corect.

4. Demonstreaza ca esti lider!

Demonstreaza ca esti un lider si vei culege roadele!

Tocmai in momentele grele, in situatii la limita sau care par incurcate ori fara iesire, ies la iveala adevaratii conducatori. Asa se face diferenta intre lupi si miei, iar sistemul concurential nu iarta!

Sigur, pastrand proportiile, nu toti suntem facuti sa fim lupi, dar mai e nevoie si de caini ciobanesti sau de caini de paza, care pot exploata momentul oportun si isi pot dovedi utilitatea.

5. Evita sa scoti ochii si sa cauti scuze. Orienteaza-te pe solutii!

Acest punct face parte din categoria sfatologie. A cauta vinovati cu orice pret si a transfera vina in alte parti sau catre terte persoane se numeste, in limbaj popular, a scoate ochii. Calea este paguboasa, pentru ca tu insuti cazi prada acestei diversiuni involuntare.

Crezi ca scapi tu, acuzandu-i pe altii? Cauti scuze? Gresit. Acestea sunt coordonatele propice crearii unui mediu toxic, daunator.

Atitudinea inteligenta este cautarea de solutii!

Este mai simplu sa identifici 4 – 5 variante viabile decat una singura. Nu cauta variante perfecte, ci solutii lucrative care sa te scoata din impas!

6. Asigura-te ca fiecare stie ce are de facut si ca faci follow-up constant!

Diviziunea muncii nu este o baliverna. Cea mai simpla modalitate de a controla intreg angrenajul este sa aloci fiecare activitate unui responsabil, iar pe durata sedintelor sa te asiguri de trei lucruri:

1. Am reusit sa fac ce mi-am propus dupa ultima discutie?
2. Care sunt pasii pe care trebuie sa ma concentrez pana la urmatoarea evaluare?
3. Am nevoie de suport pentru a finaliza ce mi-am propus?

7. Daca este necesar, simplifica planul pentru a avansa!

Exista momente in care visezi sa fii la mansa unui avion supersonic, desi contextul in care te afli este, poate, familiar folosirii unui planor.

Asadar, prioritizeaza si concentreaza-te pe acele actiuni care, la final, te vor ajuta sa dispui de aparatul de zbor, iar daca proprietatile sale nu sunt suficiente pentru realizarea obiectivului, poate ca este momentul sa-ti setezi asteptarile corespunzator, in functie de context si poate ca, intr-o etapa viitoare, vei izbuti sa te asezi la bordul unui supersonic.

De retinut: Important e sa ramai pe schiuri, sa nu cedezi! Inevitabil, te poti dezechilibra, poti rata un jalon, poti ramane dator la impresia artistica, dar daca vei sta in picioare, cu siguranta vei trece linia de sosire!

Te recunosti? Spune-mi povestea ta!

Pentru mine, este o lectie invatata si reprezinta o multumire adusa unei echipe extraordinare, care m-a convins ca si un planor poate zbura rapid. Daca ramai pe schiuri si vantul bate din spatele tau, ai toate sansele sa inchei cursa pe podium.

Intrebare pentru tine: Ce faci astfel incat sa ramai in picioare, chiar si atunci cand vantul bate puternic in proiectele tale, iar din spate nu vine un imbold ci o avalansa de probleme? Lasa-mi un comentariu si spune-mi povestea ta!