Proiectele utilizeaza oameni, echipamente si materiale, iar acestea la un loc alcatuiesc resursele proiectului.
Sa folosesti resursele cu cap este o arta delicata pentru ca este necesar sa combini resursele corecte cu aptitudinile potrivite si sa atribui aceste resurse pentru a investi cantitatea potrivita de timp pentru task-uri.
Dupa cum stii, resursele afecteaza timpul si costul, iar acestea sunt foarte importante pentru un proiect. Din acest motiv sunt multe metode si instrumente de a te ajuta sa creezi resurse, sa specifici cand si cum vor functiona, sa le atribui unor task-uri, sa le administrezi costul.
Multe persoane in momentul in care aud cuvantul resurse se gandesc la oameni. Au pe jumatate dreptate, dar oamenii sunt doar o parte din resurse.
Inainte de a crea resursele in Microsoft Project, trebuie sa intelegi cum functioneaza.
O resursa este un asset care ajuta la completarea proiectului (fie ca este persoana, echipament, material sau provizie). Un aspect al lucrului eficient cu resursele este sa le administrezi corect pe cele care au o disponibilitate redusa.
Atunci cand creezi o resursa, le indici disponibilitatea prin ore de munca pe zi sau zile pe saptamana. Exemplu: o persoana poate fi disponibila 50% din timp, adica 20 de ore din standardul de 40 de ore (full time).
Atunci cand atribui aceste resurse poti folosi diferite vederi, instrumente, raporturi pentru a monitoriza resursa si a vedea daca este sau nu supraalocata pe durata proiectului. Poti vedea chiar si resursele care nu fac nimic in acel moment si sunt disponibile sau pe cele care lucreaza la multiple proiecte in organizatie.
Un alt aspect al lucrului eficient cu resursele este sa intelegi cum anume numarul de resurse pe care il atribui unui task influenteaza durata acestuia.
Nu in cele din urma, resursele adauga costuri unui proiect.
Tipuri de resurse:
- Work: este reprezentata de persoane si pot fi repartizate, dar nu scose din functiune. Resursele de tip work sunt atribuite task-urilor pentru a realiza munca
- Material: materialul are un cost / unitate si nu consuma orele muncite, dar poate fi depleated (consumat). (otel, lemn, carti)
- Cost: folosind o resursa iti ofera flexibilitate de a specifica costul (cum ar fi drumul cu masina) de fiecare data cand folosesti acea resursa.
Pentru ca un task sa isi micsoreze durata daca ii atribui mai multe resurse, trebuie sa procedezi astfel:
tab Task → Information → tab Advanced → select Effort driven
- conditie: task-ul trebuie sa fie auto scheduled
Atentie: Nu intotdeauna oamenii aditionali micsoreaza durata de munca proportiomal. De ce? Cu cat sunt mai multi oameni, cu atat mai multi bani si timp se vor investi pentru a le oferi trainingul necesar si aparitia conflictelor creste.
De obicei, se stie cantitatea de materiale necesara unei resurse pentru a indeplini un task. Dar, de unde stim cat efort trebuie sa depuna o resursa de tip work pentru a indeplini un task?
Ca si multe aspecte ale informatiilor pe care le bagi in MS Project, in determinarea nivelului de efort conteaza foarte mult si experienta ta cu task-uri similare si resurse.
Trebuie sa ai in vedere urmatoarele aspecte atunci cand stabilesti nivelul de efort necesar fiecarei resurse pentru a indeplini un task:
- experienta conteaza: unei resurse mai putin experimentate ii va lua mai mult timp sa completeze un task decat unei resurse experimentate.
- istoria se repeta: uita-te la proiectele si task-urile completate anterior. Daca ai monitorizat timpul oamenilor, poti vedea cat efort a fost necesar pentru a completa diverse task-uri si a face niste paralele intre acelea si cele din proiectul tau.
- intreaba si vei primi: intreaba resursele pentru a estima cam cat timp cred ei ca este necesar pentru a completa task-ul specific. Oamenii care fac munca stiu cel mai bine cat le ia sa o termine.
Lasa un timp de rezerva pentru resurse in vederea eventualelor surprize (resursele nu sunt atat de experimentate pe cat ai crezut). Pentru a te asigura ca milestone-urile sunt indeplinite, multi adauga un task numit “Contingency Reserve” imediat inaintea unui milestone sau la sfarsitul unei faze a proiectului.
1. Numele resursei
O resursa este creata ca o singura entitate. Poti crea resurse introducand informatia in Resourse Sheet View.
Atunci cand creezi o resursa, trebuie sa introduci minim numele acesteia. Unii prefera sa creeze toate resursele si dupa sa introduca costul si informatiile suplimentare.
Pentru a introduce resurse urmeaza pasii:
tab View → Resource Sheet
- In campul Resource Name introdu numele resursei.
- In campul Type introdu tipul de resursa (work, material sau cost): depinzind ce de tip de resursa alegi, optiunile vor fi putin diferite. De exemplu, daca alegi material, aceasta nu va avea email sau login account.
- Daca ai introdus o resursa de tip material, atunci specifica o descriere a unitatilor de masura in campul Material. (ex: kilograme pentru faina sau tone pentru fier, etc)
- In campul Initials tasteaza o abreviere sau initialele resursei (daca nu pui nimic, atunci prima litera din numele resursei este inserata automat)
- Continua sa introduci alte informatii folositoare pentru tine, cum ar fi: adresa de e-mail, grupuri (daca introduci informatia in campul Group, atunci poti folosi Filter Sort sau Group by pentru a sorta resursele)
2. Identifica resursele inainte de a le cunoaste numele
In faza de planificare a proiectului vei fi pus des in situatia in care nu o sa cunosti toate resursele, nu o sa cunosti ce resurse o sa utilizezi, stii doar ca o sa folosesti o resursa cu un anumit set de competente pentru a completa task-urile viitoare.
Pentru aceasta trebuie sa cream resurse generice. Pentru a crea o astfel de resursa, da-i un nume care descrie abilitatile (ex: inginer, designer, etc), iar apoi in caseta Resource Information bifeaza Generic.
tab Resource → Information → bifeaza Generic
Tip: Poti adauga o coloana in Resource Sheet intitulata Generic, pentru a tine evidenta resurselor care sunt sau nu generice. Dupa ce ai aflat numele unei resurse, inlocuieste numele general si debifeaza Generic.
3. Disponibilitatea resurselor
Campul Max Units reprezinta disponibilitatea resursei pentru task-ul specificat. Daca scrii ca o resursa are 100% maximum units inseamna ca 100% din timpul de lucru al acelei resurse este disponibil pentru a munci pentru task-ul respectiv.
Microsoft Project te va informa prin culoarea rosie daca atribui o resursa mai multor task—uri si se depaseste timpul de 100% (in alte cuvinte, daca o resursa este supraalocata). 100% este valoarea maxima.
Pentru o resursa care nu reprezinta o persoana anume, ci un grup de oameni cu un set de abilitati comune, poti introduce o valoare mai mare de 100% pentru a indica numarul de oameni disponibili. De exemplu, daca introduci o valoare de 700%, atunci 7 oameni vor lucra full time pentru a indeplini task-ul respectiv.
Pentru o resursa care are programul de lucru mai mic ca full time, introdu valoarea corespunzatoare.
Exemplu: pentru o persoana care poate lucra doar 3 sferturi din timp, adica 30 ore pe saptamana, introduceti o valoare de 75%.
Acest tip de lucru se poate aplica atat unui muncitor care lucreaza part time, cat si unui muncitor care lucreaza full time, dar pentru task-ul respectiv poate lucra doar part-time.
4. Rata de plata a resurselor
Aproape toate proiectele au un aspect financiar si niste limite la costuri. Urmarind si administrand informatia despre costuri, MS Project permite project managerului sa raspunda la intrebari importante precum:
- Care este costul total asteptat al proiectului bazat pe durata task-urilor si alocarea resurselor?
- Foloseste organizatia resurse scumpe pentru a face aceeasi munca pe care resursele mai putin scumpe o pot face?
- Cati bani costa un tip de resursa sau task pe durata de viata a proiectului
In Microsoft Project poti introduce standard rates, cost per use pentru resursele de tip work si material, precum si overtime rates pentru resursele de tip work.
- Standard rate reprezinta plata pentru munca regulata, non-overtime, efectuata de o resursa. Aceasta rata poate fi introdusa pe ora, zi, luna, saptamana, an. (ex: project managerul este platit cu 2000 $ / luna, are un salariu lunar de 2000$)
- Overtime reprezinta plata pentru munca overtime efectuata de o resursa (munca efectuata in afara orelor standard, reprezinta ore suplimenare)
- Cost per use reprezinta costul de fiecare data cand o resursa este utilizata (pentru cele de tip work) sau costul care are loc doar o data, indiferent de numarul de unitati (pentru resursele de tip material).
Aceasta a fost o introducere in lucrul cu resursele in MS Project. Imi poti lasa un comentariu folosind formularul de mai jos, daca ai intrebari legate de definirea resurselor.
