Ce sa faci cand aprobarea intarzie si iti da batai de cap?

 

Societatea noastra traieste intr-o continua miscare browniana. Toata actiunea se petrece in viteza si mai ales in continua miscare. E greu sa ai timp pentru tine, putini se mai pot lauda cu un asemenea rasfat. Din pricina faptului ca esti angrenat intr-o sumedenie de proiecte, unde mai pui ca tii mortis sa nu ratezi niciunul (desi am demonstrat deunazi ca mai bine iti focalizezi concentrarea pe un singur proiect dar bun sa fie!), e foarte posibil sa te trezesti intr-un punct critic, care te poate demoraliza. Mai exact, exista nesansa ca, la finalul unei zile incarcate, in locul unui bilant pozitiv, sa ai surpriza ca n-ai rezolvat nimic. Da, suna ingrozitor, cinic, dar probabilitatea este enorma! Ei bine, nu uita: cel mai important lucru nu e sa muncesti, ci sa muncesti productiv! Degeaba ai lucrat zile si nopti, ti-ai distrus organismul si viata personala pentru ca ai tras precum un catar la o caruta iluzorie, daca nu ai demonstrat ca munca ta are un folos palpabil si de cele mai multe ori, imediat. Pe scurt, e ca in sport. Conteaza mai putin cat de spectaculos ai jucat, important e rezultatul final.

Actioneaza la obiect, pe termen scurt!

Pasii sunt mai simpli decat crezi. In toata aceasta agitatie, vine momentul crucial in care trebuie sa tragi linie. Aduna tot ce ai facut, cumpaneste resursele impreuna cu echipa ta si aduna semnaturile necesare. Banuiesc ca esti constient ca niciun potential sponsor n-are agenda libera si vezi Doamne, te-ar asteapta doar pe tine.

De multe ori, ai impresia ca intreg Universul se invarte in jurul proiectului tau. E posibil sa fie asa, dar iti garantez ca teoria nu e valabila si pentru top management. Trebuie sa stii sa te “vinzi”. Daca te pierzi in amanunte, timpul trece. Iar atunci, aprobarea pe care sperai s-o primesti de la o zi la alta va intarzia sau, in majoritatea situatiilor, exista foarte multe sanse sa nu o ai la timp… Mai exact, obtii maine o semnatura, adica o aprobare, mai trece o saptamana si mai primesti inca un accept, dar pana sa pui mana pe toate cele cinci, necesare pentru cele 10 livrabile, e cale lunga si anevoiosa. Rezultatele muncii din fiecare faza a proiectului trebuie sa te preocupe pe termen scurt si e necesar sa actionezi la obiect! Mai pe romaneste, daca nu-ti dozezi efortul, poti ajunge la sapa de lemn!

N-ai primit ce-ti doreai? Elimina incertitudinile!

Dar, vorba lui Caragiale, “sa le numaram”… Ma refer, evident, la motivele pentru care aprobarea ori sign off-ul intarzie. Exista trei motive principale.

  1. In primul rand, lipsa timpului acordat, ceea ce denota din start faptul ca respectivul proiect nu reprezinta o prioritate.
  2. In al doilea rand, potentialul sponsor are intrebari, chiar daca tu ai crezut la inceput ca e vorba despre o simpla formalitate. Sigur, intrebarile cer raspunsuri imediate, de ambele parti, dar fii constient ca nici tu si nimeni altcineva n-ar semna fara sa stie, cu exactitate, despre ce este vorba. Si mai gandeste-te la ceva: daca tu ai primi o anumita propunere, din partea cuiva, ai semna asa, direct? Prezinta oferta ca si cand tu ai fi pus in situatia sa aprobi. Pentru ca un sponsor sa aprecieze munca facuta, in primul rand acea munca trebuie sa-ti para perfecta mai intai tie!
  3. In fine, in al treilea rand, intervine starea de incertitudine. Inca este convins de proiect, nu este de acord cu anumite aspecte, nu a fost pe deplin informat in legatura cu detaliile sau a fost pus in fata faptului implinit. Asa ca, urmeaza atat de mioriticul “mai vedem”…

Informarile constante, garantia succesului

Ok, chiar daca ai ajuns in aceasta situatie, deloc de invidiat, iata cum redresezi problema.

  1. In primul rand, NU trimite niciodata documentele pe ultima suta de metri. Trimite un “pre-read”, evident, cu explicatii clare.
  2. Apoi, inainte de a solicita sign off-ul, asigura-te ca ai setat corect asteptarile tale, ca ai facut o informare detaliata, iar in momentul in care documentul tau este analizat, toate aspectele mentionate anterior se vor valida automat. Altfel spus, textul si propunerea ta trebuie argumentate “beton”, ca sa nu ti se poata gasi nod in papura. Nu uita, atunci cand persoanele care ar trebui sa-ti ofere sign off-ul au o viziune perfecta asupra progresului, prin informari constante, comunicari formale si informale, atunci ai cele mai mari sanse de succes.
  3. Fii suficient de abil, ca atunci cand simti ca urmeaza o criza, sa anunti cu cateva zile in avans ca pot aparea inconveniente si solicita suport de la stakeholderii cheie, de a caror semnatura ai nevoie.

ATENTIE! NU-i bombarda cu cereri, iar daca lista ta de solicitari este mai ampla, stabileste un working session de review si parcurge pas cu pas fiecare document, impreuna cu semnatarul.

Organizarea este elementul cheie!

In final, e esential sa tii minte ca, din pacate, sau din fericire, proiectul tau nu este centrul Universului si nici viata ta nu depinde de el. Tot timpul exista lucruri mai importante, oportunitatile apar cand nu te astepti, asa ca nu scapa lucrurile din mana, fii calm si organizeaza-te mai bine ca oricand!  Si, inca o data, nu uita: cel mai important lucru nu e sa muncesti mult si dezordonat, ci sa muncesti productiv!

Lasa un comentariu:

  • Elena

    Nu pot da share pe Facebook, te rog sa verifici daca se poate remedia.
    Foarte bun continutul tau!

    • Ciprian Cucu

      Multumesc pentru atentionare si apreciere!