Dilema oportunitatilor sau cum functioneaza selectia proiectelor

 

Argument de… selectioner

Viata de freelancer e dura, atunci cand bate vantul in materie de proiecte si la orizont nu apare nicio oportunitate… Pe cat de frumoase sunt perioadele in care proiectele curg pe banda rulanta, pe atat de grele sunt momentele in care cauti acul in carul cu fan. Orice comerciant sau vanzator a traversat asemenea momente, iar ca freelancer ori ca antreprenor, povestea asta e, deja, rutina zilnica. Ei, surpriza, insa! Poate fi si mai rau! Cand n-ai treaba, aminteste-ti cat de complicat era in vremurile in care erai suprasolicitat si nu prea te lamureai cum sa-ti selectezi proiectele, cum sa-ti definesti oportunitatile! Mie mi se pare o problema acuta, la care merita sa reflectezi in aceste zile toride, cand, poate, chiar daca nu te asalteaza provocarile, poate ti-e mai bine decat ti-ar fi, presupunem, intr-o situatie in care proiectele te-ar fi napadit si n-ai fi stiut cum sa le gestionezi, cum sa le selectezi, dupa importanta!

Doua concepte esentiale

E drept, pentru a ajunge la acest nivel este nevoie de un efort si de o pregatire considerabila. Dar, dupa un timp, rezultatele se vad in situatiile in care:

A – Iti faci treaba asa cum trebuie si primesti recomandari.

B – Scoti in evidenta rezultatele obtinute.

Pe tot acest traseu, vei pierde unele oportunitati, pentru ca, pur si simplu, nu-ti sunt destinate. Nu pune la suflet, e loc pentru toata lumea! In schimb, altele necesita 200% sau chiar 250% incarcari continue. Pentru a gestiona acest tip de situatii, trebuie sa fii atent la doua concepte:

1 – Costul de oportunitate

2 – Matricea de selectie a proiectelor

Costul de oportunitate

Discutia referitoare la acest fenomen apare atunci cand avem de ales intre doua sau mai multe variante, pe care nu le putem fructifica in paralel. Atunci trebuie calculate atat valoarea initiativei la care renuntam, cat mai ales valoarea proiectului pe care il abordam.

Definitie conform Wikipedia

Exemplu: Ai de ales intre 2 proiecte:

1. Pentru primul lucrezi 6 luni si ai un castig potential de 12.000 de Euro, fiind nevoie de implicare part-time.

2. Pentru cel de-al doilea, lucrezi 8 luni, castigi 29.000 euro si este nevoie de implicare full time.

Daca alegi varianta 2, atunci costul tau de oportunitate este 12.000 Euro, adica valoarea la care renunti. Daca alegi varianta 1, atunci costul tau de oportunitate este 29.000 Euro. Vezi, chiar si aici e vorba despre selectia proiectelor, a oportunitatilor, chiar daca inca nu am ajuns la capitolul cu pricina!

Neaparat, tine cont ca acesti bani nu sunt ai tai. Doar in mintea ta ai senzatia ca poti jongla cu socoteli de tipul 12.000 + 29.000 = 41.000 Euro. In realitate, nu ai, deocamdata, nici un proiect, iar in functie de alegerea facuta poti primi doar unul dintre ele. Astfel, ideea ca pierzi ceva este doar o iluzie!

Aaa, da! Uitasem. Mai exista o varianta. Sa primesti 1 milion de euro si sa dormi. Asta ar insemna, insa, sa fii selectionerul echipei nationale de fotbal. Nu rade, gluma e gluma, dar si acela si-a negociat perfect contractul si si-a selectat oportunitatile, asa ca… tot acolo ajungem!

Atentie mare! Revenind la tonul serios, in situatiile enumerate anterior vorbim despre proiecte in care decizia iti apartine, nu despre oferte pe care le-ai trimis si inca n-ai aflat daca se vor materializa!

Matricea de selectie a proiectelor. Matricea simpla si intuitiva

Folosita in majoritatea cazurilor in selectia portofoliului pentru identificarea celui mai bun mix de proiecte, metoda implica impartirea oportunitatilor sau a proiectelor pe care le avem, folosind matricea Impact/Efort. Sa explicitam modulul:

Exista proiecte care te solicitia mai mult sau mai putin si e relativ usor sa-ti dai seama cum functioneaza balanta, in functie de marimea proiectului si de complexitatea acestuia. Ulterior, analizezi impactul si afli punctul de vedere al companiei. De cele mai multe ori, aceasta matrice da rezultate, insa daca te afli in postura de freelancer poti gandi si utiliza matricea dintr-o perspectiva personala. Avantajul calaretului!

Matricea de selectie a proiectelor

Sa analizam fiecare cadran:

  • Efort minim = castig minum: Cand nu ai altceva de facut, te ocupi de aceste initiative.

Provocarea pentru organizatie consta in identificarea si in pozitionarea corespunzatoare a acestor initiative in cadrul firmei, precum si a efortului initial pe partea de stakeholder management, astfel incat sa setezi asteptarile beneficiarilor.

Provocarea la nivel personal suna… mioritic: “ Decat nimic, mai bine asa!”. In plus o capcana frecventa pentru genul acesta de initiative este subestimarea, adica etapele sarite si imposibilitatea livrarii la standardele asteptate.

 

  • Proiectele cu efort mare si castig minim sunt paguboase. Cu cat le identifici mai devreme, cu atat mai bine!

Pentru companie sunt neprofitabile, consumatoare de resurse dar mangaietoare de orgolii (desigur in functie de cine le initiaza!).

La nivel personal, recomandarea este sa rezisti tentatiei si sa nu le onorezi, in masura in care se poate, dar nu uita niciodata ca lectia de baza este selectarea proiectelor. Singurul potential castig este experienta, dar aici discutia este subiectiva. Personal, pe graficul prezentat mai sus as aseza o cruce in acest cadran, astfel incat sa devina mai descriptiv…

 

  • Impact mare, efort mic. Eee, sa dea Domnu’ sa tot fie asa!!! Sunt quick wins, daca esti in masura sa identifici proiectele, sa le selectezi si sa le fructifici! Atunci, toata lumea ar avea de castigat!

Provocarea la nivel de companie: Proiectele sa fie identificate si fructificate corespunzator. In plus, pentru ca acest gen de initiative sa fie profitabile, e nevoie de o miscare abila si de un time to market de invidiat. Pe scurt, din momentul in care apare ideea pana cand este fructificata, timpul este aproape… minuscul. Acest lucru genereaza o planificare relativ scurta, cu un risc crescut si cu o realocare de resurse, asta daca nu mai luam in calcul scenariul in care nu beneficiem de resurse disponibile.

La nivel personal, daca esti PM intr-o organizatie, poti fi fericitul castigator al mai multor proiecte, dar, ca freelancer, programul nu-ti permite tot timpul sa jonglezi cu situatiile asa cum vrei tu. In ipoteza ideala, in care ai un asemenea gen de initiativa, gandeste-te ca poate a venit momentul sa te gandesti la extinderea echipei.  

 

  • Impact mare si efort mare. Aici vorbim atat de proiectele ample, dar si despre recompensele pe masura, pentru toata lumea.  

Provocari sunt la tot pasul, insa pentru proiecte de genul acesta, ai ceva de astepat! As sublinia, totusi, capcana frecvent intalnita in proiectele – mamut, adica posibilitatea ca ele sa inceapa si sa nu se mai termine. Si aici decide tot abilitatea ta de selectie, pentru ca dincolo de entuziasm trebuie sa faci apel la bagajul de cunostinte, la experienta si la coordonatele respectivului proiect.

La nivel personal, mai ales daca esti freelancer, risti sa ramai blocat pe termen lung, asa ca trebuie sa acrozi atentie mare la contract / statement of work.

In loc de concluzie:
Pentru a fi un jucator pe piata, trebuie sa te afli intr-o continua miscare. Sa ai un sistem bine pus la punct, prin care sa atragi potentiali clienti si viitoare oportunitati. Provocarea nu se termina aici, pentru ca trebuie sa fii capabil sa iei decizii si sa alegi intre mai multe potentiale oportunitati. Pe termen lung, daca ai obiective stabilite si o strategie pusa la punct, decizia ta este simpla. Adauga si cele 2 concepte despre care am discutat astazi, costul de oportunitate si matricea de slectie a proiectelor si cu siguranta vei reduce timpul de “framantare interioara” si vei fi multumit cu alegerea/alegerile facute!

Lasa un comentariu:

  • Elena

    Multumesc pentru articol!

  • Adi

    Foarte instructiv.Multumesc!

  • Ramona

    Mi-a placut analiza. Instructiv.